El protocolo es una herramienta clave para que la familia se comunique, se organice y canalice sus expectativas e intereses respecto de la empresa.
A medida que la familia crece y se vuelve más compleja, es necesario definir pautas de conducta y criterios claros para ordenar esta relación. Esto cobra especial importancia porque sus miembros suelen cumplir varios roles al mismo tiempo: pueden ser propietarios y, a la vez, participar en la gestión o la dirección de la empresa.
La familia también necesita un órgano que la represente, que atienda sus inquietudes y que vele por el cumplimiento de lo acordado en el protocolo. Para ello, es preciso fijar normas y límites que eviten que los intereses individuales aparten a los miembros del propósito común. Si eso ocurre, se pone en riesgo el negocio y se puede dañar el vínculo familiar.
El protocolo regula aspectos de la relación entre la familia y la empresa que la legislación vigente no contempla y que son decisivos para lograr una convivencia armoniosa. Sus cláusulas surgen de acuerdos entre los miembros de la familia para enfrentar y resolver situaciones que suelen presentarse en algún momento de su ciclo de vida. Sin embargo, su contenido varía según las características de cada familia, su historia y su trayectoria empresarial. Por eso, cada protocolo es un instrumento único y hecho a medida. Además, el proceso de elaboración es una buena oportunidad para reconstruir la confianza, mejorar la comunicación, permitir que cada integrante exprese lo que siente y prevenir conflictos futuros.
Método de trabajo
Para elaborar un protocolo, es necesario recorrer las distintas dimensiones de la empresa familiar y comprender los hechos de su historia y su trayectoria empresarial que la definen.
En esta etapa, conviene contar con un moderador que guíe a los integrantes de la familia en este recorrido. Su función es sensibilizarlos sobre los desafíos habituales de este tipo de empresas y nivelar los conocimientos de todos sobre estos temas.
La primera reunión no busca tratar los problemas particulares de la familia. Su objetivo es que los integrantes tomen conciencia de que muchas de sus preocupaciones son comunes a otras empresas familiares. También sirve para identificar temas en los que no habían pensado e incorporarlos a la agenda de las próximas reuniones.
Después de estas reuniones grupales, conviene que cada integrante comparta sus inquietudes con el profesional, en forma individual, para aclarar dudas y evaluar alternativas que respondan a sus expectativas.
Una vez que cada uno haya reflexionado sobre los temas que le interesan, la agenda de cada integrante se trata en forma grupal. Así, todos pueden debatir sus puntos de vista y llegar a acuerdos sobre cómo debe actuar la familia frente a esas inquietudes.
En resumen, las tareas del moderador son:
- Compartir experiencias en reuniones grupales sobre los desafíos que suelen enfrentar las empresas familiares, para promover la reflexión.
- Realizar reuniones individuales para identificar las expectativas e intereses de cada miembro en su relación con la familia y la empresa.
- Ayudar a cada integrante a armar una agenda personal con los temas que le preocupan, para compartirlos y debatirlos con el resto de la familia.
- Moderar el debate de las propuestas y facilitar acuerdos que contemplen las expectativas e intereses de todos.
- Redactar un documento con los acuerdos alcanzados, que conformará el protocolo familiar.
- Evaluar si es viable implementar estos acuerdos y qué consecuencias podrían tener en los aspectos empresariales, societarios, organizacionales e impositivos, entre otros.
Este proceso permitirá identificar los hechos de la historia familiar que generan tensiones entre los integrantes y definir medidas para reducir posibles conflictos.
El protocolo no pretende abarcar todos los temas que podrían surgir en el futuro, sino aquellos que resultan relevantes al momento de elaborarlo. Por eso, es un proceso gradual y dinámico que no termina con la firma del documento. Por la misma razón, el protocolo debe establecer cómo modificar o actualizar su contenido.
A continuación, se presenta un ejemplo de este tipo de cláusulas:
“La modificación, incorporación o supresión de artículos del Protocolo deberá ser aprobada por los integrantes del Grupo Familiar, conforme a los requisitos aquí establecidos, por mayoría absoluta de los Propietarios.
Cualquier Propietario podrá proponer al resto del Grupo Familiar la modificación o actualización del Protocolo cuando lo considere conveniente, siempre en defensa del interés común de la Familia. La propuesta deberá acompañarse de un informe que explique sus motivos y fundamente los cambios sugeridos.
El grupo familiar votará en forma individual en una reunión con todos los integrantes convocada a tal efecto y resolverá por mayoría absoluta sobre los cambios propuestos. Luego, informará al resto de los miembros de la Familia las modificaciones aprobadas."
Acompañar a una familia empresaria en la elaboración de su protocolo implica mucho más que redactar un documento. Significa generar un espacio de escucha y reflexión en el que cada integrante pueda expresar sus expectativas y contribuir a la construcción de acuerdos. Cuando ese proceso se desarrolla con compromiso y una mirada de largo plazo, el protocolo se convierte en una herramienta fundamental para cuidar tanto la continuidad de la empresa como los vínculos familiares.
