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El Formulario W-4 es uno de los documentos que deben conocer los trabajadores en Estados Unidos, ya que la información que se declara allí permite determinar cuánto dinero se retendrá de cada pago para cubrir el impuesto federal sobre los ingresos.
El documento, denominado oficialmente Certificado de Retenciones del Empleado, se entrega al empleador y puede tener un impacto directo sobre el dinero que el trabajador recibe en cada cheque de pago.
¿Qué es el Formulario W-4 y para qué sirve?
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) explica que el Formulario W-4 permite que el empleador determine la cantidad correcta de impuesto federal sobre los ingresos que debe retener de la paga de un trabajador.
El monto retenido depende, entre otros factores, de cuánto gana la persona y de la información proporcionada en el formulario. De esta manera, una parte del salario se destina durante el año al cumplimiento de las obligaciones tributarias federales.
El W-4 incluye información sobre el estado civil a efectos de la declaración de impuestos y contempla situaciones como tener más de un empleo, determinados créditos tributarios, otros ingresos, deducciones y la posibilidad de solicitar una retención adicional.
¿Quiénes deben completar el Formulario W-4?
Los trabajadores deben completar un Formulario W-4 al comenzar un nuevo empleo y entregárselo a su empleador para que pueda calcular la retención correspondiente.
Además, el IRS recomienda revisar las retenciones y considerar la presentación de un nuevo formulario cuando se produzcan cambios importantes en la situación personal o financiera.
Entre las circunstancias que pueden justificar una revisión se encuentran:
- Matrimonio, divorcio o separación.
- Nacimiento o adopción de un hijo.
- Inicio o finalización de un segundo empleo.
- Cambios importantes en los ingresos.
- Compra de una vivienda.
- Modificaciones en deducciones o créditos tributarios.
En determinadas circunstancias, las reglas tributarias incluso exigen presentar un nuevo W-4 después de un cambio que afecte la retención.
¿Cómo afecta el Formulario W-4 al salario?
El W-4 no determina cuánto gana un trabajador ni modifica su salario bruto. Su importancia radica en que la información declarada influye en cuánto impuesto federal sobre los ingresos se descuenta de cada pago.
Por este motivo, modificar la retención puede cambiar el salario neto que el empleado recibe durante el año.
Si se retiene demasiado dinero, el trabajador podría recibir menos en sus pagos durante el año y eventualmente obtener un reembolso al presentar su declaración, dependiendo de su situación tributaria final.
Por el contrario, si la cantidad retenida resulta insuficiente, podría terminar debiendo impuestos al presentar la declaración e incluso, en determinadas circunstancias, enfrentar una multa por pago insuficiente.
¿Cómo saber cuánto deberían retener del salario?
El IRS dispone de un Estimador de Retención de Impuestos que permite calcular cuánto impuesto federal debería retenerse y evaluar si resulta conveniente actualizar el W-4.
La herramienta tiene en cuenta factores como los ingresos, el estado civil para efectos de la declaración, las deducciones y los créditos tributarios previstos.
El organismo recomienda revisar las retenciones periódicamente y especialmente cuando se producen cambios importantes en la vida o en los ingresos. Si el cálculo indica que es necesario realizar un ajuste, el trabajador puede completar un nuevo W-4 y entregárselo a su empleador.
