Tres beneficios para las pymes que digitalicen la relación con sus proveedores

La precaria digitalización de las relaciones de las empresas con los proveedores, en particular la ausencia de procesos automatizados para gestionar sus facturas, un elemento clave del vínculo con ellos, se mostró como un obstáculo para avanzar en la transformación digital a la que tanto desafió a las compañías el coronavirus.

Las cuarentenas operaron como un fogonazo iluminador. Cuando las empresas pasaron de repente a hacer home office, se encontraron de golpe con que casi toda la documentación que sustentaba la relación con los proveedores, en especial las facturas, estaba en la sede de la empresa, en biblioratos perfectamente organizados pero ahora inútiles, o en el mejor de los casos en los discos duros de varias máquinas, operadas por distintos empleados, cada uno con su clave.

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Los dolores de los soportes físicos

Sin embargo, estamos ante un "dolor" corporativo que trasciende la pandemia. Estudios recientes indican cómo la acumulación de papeles sobre escritorios y el ingreso manual de datos termina siendo un obstáculo en general, con relativa independencia de si la operatoria es remota o presencial, para la atención ágil de los clientes, el pago a tiempo a los proveedores y otras tareas que deberían fluir rápidamente y sin dar cabida a ningún error. Siempre.

La falta de visibilidad sobre la información y el rendimiento del proveedor aumentan el riesgo de suministro de una empresa e impide la capacidad de actuar rápidamente cuando surgen situaciones urgentes. También hace difícil para los empleados saber a qué proveedores se supone que deben comprarles.

Se ha calculado que el desorden documental, en particular con facturas, remitos u otros documentos respaldatorios de pagos y operaciones, su falta de protocolización, la ausencia de una carga eficiente y la falta de seguridad constituyen el 80% de las causas por las que se generan problemas en las operaciones, insumiendo más recursos, tiempo y costos.

Estas estadísticas son consistentes, a su vez, con los datos que arrojó la última edición del Indicador Global de Gasto Empresarial que elabora American Express (Amex): la investigación reveló que casi 30% de las empresas consideró que, debido a la pandemia, la simplificación de los procesos de pago ha adquirido mayor importancia al momento de elegir proveedores.

El estudio de Amex, que se realizó en seis mercados que representan dos quintas partes de la producción económica mundial, también estableció que un 41% de las 3600 empresas relevadas en el sondeo ha automatizado casi totalmente o totalmente el proceso de recibir pagos B2B y un 74% planea emprender o continuar la automatización.

Otro resultado destacable de la investigación mostró que las empresas que aumentaron el uso de herramientas digitales, o comenzaron a implementarlas, como respuesta a la pandemia, son también las que tuvieron un mejor desempeño con respecto a aquellas que no lo hicieron.

Se estima que la carga manual de una factura puede llevar entre 5 y 15 minutos, mientras que con una solución automatizada el proceso dura menos de un minuto. Si se tiene en cuenta que una empresa de mediana a grande procesa como piso entre 1000 y 1500 facturas mensuales, el ahorro de tiempo y costos es significativo.

A esto se suma la ventaja de que al abandonar los procesos manuales se evitan los típicos errores del retipeo de las facturas que dificultan y retrasan su proceso de seguimiento.

En resumen, podemos agrupar muchas de las ventajas de digitalizar las interacciones con los proveedores en tres grandes beneficios asociados al avance de la digitalización.

LAS TRES VENTAJAS DE DIGITALIZAR

Experiencia de usuario superior: la incorporación de tecnología y digitalización de procesos, acorta los tiempos y eficientiza toda la operatoria, brindando una experiencia de usuario superior para todas las partes.

El proveedor puede observar de manera transparente y sin errores humanos, el avance y status de sus facturas, pagos y novedades. Del lado de quienes se ocupan del pago a proveedores, los equipos se empoderan, pudiendo dedicarse a roles estratégicos, ya que la tecnología se ocupa de procesar los trámites y gestiones operativas.

Procesos empresariales de mayor rendimiento: gracias a la incorporación de tecnología, se eliminan costos asociados al papel, la energía, traslados, espacios para archivos impresos, tiempos e incluso se observan resultados positivos en la productividad y motivación de los equipos.

Impacto sustentable: otros de los beneficios a destacar es el aporte de la digitalización a la sustentabilidad. De la mano del ahorro de tiempos, espacios, traslados, energía y papel, las operaciones de las compañías se vuelven más sustentables con impacto positivo no solo en lo que hace a eficiencia operacional sino y sobre todo el cuidado de los recursos.

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En términos generales, sabemos que la gestión de proveedores es un proceso fundamental al momento de desarrollar un negocio ya que nos ayuda a seleccionarlos adecuadamente y negociar los mejores precios para la adquisición de bienes o servicios.

Visto desde su compatibilización con el resto de las áreas de la compañía es, además, un paso clave dentro de un complejo proceso de interacciones que requiere ser evolucionado, lo que entre otras cosas implica contar con una herramienta que centralice, gestione y coordine todo el proceso.

Así, pasar de un engorroso proceso de onboarding en papel a soluciones que sistematizan, automatizan y validan estas gestiones de manera online, es un verdadero hito en la profesionalización de las compañías que trae resultados sumamente positivos, en cuanto ahorro de tiempos, empoderamiento de colaboradores y mejora en el relacionamiento y la comunicación con los públicos.

Si, además, la compañía aspira a iniciar o directamente comienza un proceso de expansión, vía la internacionalización de sus operaciones, que la lleve a trabajar con proveedores fuera del país, la necesidad de la digitalización de esa gestión se volverá acuciante.

Por todo lo expuesto es claro que, si la gestión de proveedores queda fuera de nuestros planes de transformación digital, la innovación de nuestra compañía quedará a medias, no será integral.

Pero hay buenas noticias: las soluciones existen, están disponibles en el país para las empresas locales, en particular para las pymes y a bajo costo.