Mensaje en Wall Street: ¡nadie toque el botón de borrar en WhatsApp!

La tecnología avanza, pero la estrategia anticuada de las empresas para conservar documentos no.

No debería ser tan difícil conservar los documentos. Gobiernos y empresas saben desde hace tiempo que deben capturar y guardar los mensajes importantes, no sólo para la posteridad, sino de cara a la regulación y los litigios. A medida que las conversaciones pasaron de la lapicera y el papel al fax, teléfono y mail, los requisitos legales fueron cambiando.

A principios de la década de 2010, los operadores bursátiles de Reino Unido expresaron su indignación por los costos y el esfuerzo que suponía la exigencia de los reguladores británicos de que grabaran las conversaciones por celular. Pero se adaptaron.

Y ahora la historia se repite. Citibank, Morgan Stanley y otros bancos de Wall Street anunciaron este mes que tendrán que pagar u$s 200 millones cada uno por no haber conservado los mensajes de texto y WhatsApp en los teléfonos personales de los banqueros. JPMorgan Chase, que fue sorprendido el pasado invierno boreal, ya ha reconoctido que no guardó decenas de miles de mensajes. Los fiscales alegaron esta semana que un exbanquero de Goldman Sachs intentó borrar textos en los que supuestamente hablaba de información privilegiada. Él niega las acusaciones.

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Por otra parte, el Departamento de Seguridad Nacional de Estados Unidos ha abierto una investigación penal sobre la desaparición de mensajes del equipo de seguridad de Donald Trump. El Servicio Secreto pensó que era una buena idea borrar los textos apenas tres semanas después del asalto al Capitolio, el 6 de enero de 2021.

Con independencia del sector que sea, esto es absurdo. Los banqueros llevaban años enviando mensajes y usando WhatsApp, y algunos bancos habían prohibido el uso de esas apps en los teléfonos del trabajo. Sin embargo, nadie parece haber pensado en los riesgos de los dispositivos personales, incluso después de que trabajar desde casa durante la pandemia dificultara la supervisión.

En Washington, el Servicio Secreto niega que los textos hayan sido "borrados de forma intencionada" y sostiene que no tenía ni idea de que el Congreso había pedido que se conservaran los registros del asalto al Capitolio. Aunque la agencia se jacta de su experiencia en investigaciones cibernéticas, no planeó una copia de seguridad de todo el sistema, confiando en que los agentes preservaran los mensajes, o no.

Estas fallas se deben, en parte, a la falta de conocimientos: los departamentos de compliance no suelen ser expertos en tecnología, y los departamentos IT a menudo no comprenden las cuestiones normativas. Pero hay otra falla humana. La mayoría de la gente prefiere hacer lo que sea más conveniente a fin de evitar situaciones embarazosas. Si no es necesario, ¿para qué gastar el dinero o hacer el esfuerzo de conservar mensajes que pueden perjudicar la imagen de alguien?

Es difícil disuadir recurriendo a las penalizaciones. Cuando las pruebas desaparecen, es difícil saber hasta qué punto hay que tomarse en serio su destrucción. En general, los jueces han concedido a las empresas el beneficio de la duda. La Corte Suprema de los Estados Unidos señaló en una enmienda de 2015 que, debido al "volumen cada vez mayor de información almacenada electrónicamente" y a la multitud de dispositivos implicados, suele ser "casi imposible" preservar todos los datos relevantes.

Cuando los fiscales han participado en casos penales, no ha sido sencillo. Arthur Andersen se hundió tras ser acusada de destruir documentos relacionados con el grupo energético Enron, pero su condena fue revocada tres años después.

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La fiscalía intentó condenar al banquero Frank Quattrone, y fracasó en dos ocasiones, por enviar un correo electrónico en diciembre de 2000 al personal de Credit Suisse con el título "es hora de limpiar esos archivos", poco después de que se le comunicara que el banco había recibido una citación de un gran jurado. Un acuerdo permitió desestimar los cargos.

Los reguladores estadounidenses que llevan los casos de Wall Street por u$s 200 millones confían en que las multas de mayor valor marquen la diferencia.

Un juez federal de Minnesota está intentando otra estrategia en un caso presentado en nombre de las víctimas de un esquema Ponzi de u$s 3650 millones orquestado por Tom Petters, que actualmente cumple una condena de 50 años de cárcel. Un administrador de la quiebra alega en los documentos judiciales que el banco de Petters "fue cómplice" de la estafa e "hizo la vista gorda ante un comportamiento que debería haber despertado todas las alarmas". El magistrado pretende que el Bank of Montreal (BMO), que compró el banco de Petters después de que el fraude saliera a la luz, pague u$s 1900 millones, más los intereses. BMO niega su responsabilidad. El juicio se celebrará el próximo mes de octubre.

Es difícil disuadir recurriendo a las penalizaciones. Cuando las pruebas desaparecen, es difícil saber hasta qué punto hay que tomarse en serio su destrucción.

Sin embargo, según un juez federal, hay un problema de conservación de documentos. En 2010, después de la detención de Petters pero antes de la adquisición de BMO, el banco desmanteló los servidores y destruyó docenas de cintas de seguridad, a pesar de que se le había dicho que conservara las pruebas. Los empleados del BMO empeoraron las cosas tras la adquisición, al no decirle al tribunal que se habían encontrado más cintas de copia de seguridad en 2014 de las que nadie revisó su contenido. Después de que encontraran más cintas en 2017, los empleados de BMO no se lo dijeron inmediatamente al tribunal ni a los demandantes y aportaron un testimonio que el tribunal de quiebras calificó de "engañoso".

Pero cualquiera que se esté planteando si invertir o no tiempo y dinero extra en la preservación de pruebas debería considerar las "sanciones por expolio" de BMO. La tecnología avanza. Cuando llegue esa primera citación para una conversación en el metaverso, responder con la mirada perdida no será una opción creíble.

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