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¿Para qué hacer reuniones multitudinarias que no llegan a ninguna decisión? ¿Por qué se invita a todo el mundo, y no tienen nada que hacer allí? ¿A quién se le ocurrió convocar a una reunión sin tener en cuenta la disponibilidad de las demás personas, por más dueño o líder que seas?
Varias preguntas, múltiples respuestas sobre un punto muy específico sobre las reuniones de trabajo: los mejores y peores días y horarios para convocarlas.
Para esto hay que considerar los cronotipos, el horario en que cada persona funciona mejor, y buscar un promedio horario. Hay alondras, como yo (madrugadores), los colibríes (tarde / tardecita) y los búhos (noche).
15 tips para saber qué días y horas son mejores y peores
Si lo que quieres es optimizar el tiempo, aumentar el rendimiento individual y del equipo y mantener foco y atención, aquí tienes estos quince consejos prácticos que pueden ser de utilidad:
- Elige el día adecuado: según una encuesta realizada por Doodle a nivel global, en promedio el día de la semana más popular para programar reuniones es el martes, seguido del miércoles y el jueves. Claro que todo depende del tipo de industria y de las necesidades del momento.
- Programa reuniones en horas productivas: un estudio de la Universidad de Carolina del Norte encontró que las reuniones por la mañana son más efectivas porque las personas están más alertas y tienen más energía en ese momento del día.
- Evita reuniones luego del almuerzo: el proceso de la digestión lleva aproximadamente dos horas, y por eso, luego de comer sentimos cierta somnolencia. El cuerpo activa un mecanismo de "descanso y digestión", por lo que disminuye la energía y el rendimiento.
- Considera la disponibilidad de tu equipo: no tiene sentido que un grupo grande de personas deba seguir el horario que se le antoja a un líder, por más que sea el dueño o de la empresa. Un buen liderazgo se asegura de preguntar cuál sería el mejor momento, y consensúa las posibilidades. Al mismo tiempo, si estás programando una reunión con personas fuera de tu organización, asegúrate de verificar sus calendarios personales para evitar conflictos de agenda.
- Ajusta según zonas horarias: si tienes colegas en diferentes zonas horarias, asegúrate de programar la reunión en un horario que funcione para todos.
- Considera la duración: un estudio de Microsoft encontró que el tiempo ideal para una reunión es de 30 minutos, y que las reuniones que duran más de una hora pueden ser contraproducentes.
- Utiliza un sistema para determinar si la reunión se puede evitar: la agenda está sobrecargada, por lo que es necesario un análisis previo para saber si realmente se aportará valor. Al hacerlo, hay empresas que han reducido hasta el 90% de las reuniones, y las han reemplazado por otras formas en vez de verse los rostros sólo para leer un informe de actividades, por ejemplo.
- Evita las horas pico: ten en cuenta que no es conveniente programar reuniones durante las horas pico del tránsito, ya que esto puede retrasar el tiempo de llegada de tus colegas y hacer que la reunión empiece tarde.
- Evita las horas de menor productividad: según la encuesta de Doodle mencionada anteriormente, las horas de la tarde son las menos populares para reuniones.
- Haz reuniones en días y horarios laborables: empieza a tomar en cuenta el balance de tiempo personal y profesional de la gente, para no restarles descanso, espacios de ocio y con la familia. La excepción sería una crisis.
- Considera el tipo de reunión: las reuniones de resolución de problemas y toma de decisiones son mejores por la mañana, mientras que las reuniones informativas son más efectivas por la tarde.
- Menos reuniones fijas, y más breves: la tendencia mundial es a ir restringiendo las reuniones fijas que suelen programarse "por default" en todas las empresas, y reemplazarlas por encuentros de briefing, micro reuniones de 10 o 15 minutos sobre temas puntuales y muy específicos. Previamente, cada participante debe haber realizado su tarea y venir con los temas preparados. Hay temas que requerirán más de un encuentro. En ese caso, realiza una planificación detallada y consensuada, y establece los objetivos para cada fecha, para que, en el último encuentro, se haya obtenido el resultado buscado.
- Evita los almuerzos de trabajo: hasta los años '90 eran muy comunes los almuerzos para seguir reunidos y tratar temas laborales. Desde el 2000 se busca un mayor equilibrio. Este tipo de encuentros al mediodía tiene interferencias, ruidos, interrupciones permanentes, lo que atenta contra el foco y la atención de las personas.
- A la mañana, lo más complejo: según estudian las neurociencias aplicadas y la psicología, por la mañana es más factible, en la mayoría de las personas, lograr un mejor rendimiento mental para hallar soluciones, tomar decisiones y prestar atención. Por esto es que todo aquello que necesite de un esfuerzo especial de creatividad e innovación, sería propicio hacerlo en forma matutina. Mientras que por la tarde se pueden tratar temas de seguimiento, gestión y organización en general.
- Si se graba, acórtala: te aseguro que por más importante que sea el tema, nadie va a ver un video de más de 15 minutos. Si grabas la reunión, tanto en audio como en video, o la transcribes, asegúrate de entregar a quienes necesiten recibirlo un resumen ejecutivo: un editado del video más una transcripción que resume los puntos principales.
Te vas a sorprender si ves la poca visualización que tienen los links que se envían posteriormente con videos de reuniones: esto significa que la gente no está enfocada para hacer esta tarea. O que, si lo hacen, lo escuchan como si fuese un podcast de fondo, mientras hacen otras tareas.
Otra manera de hacerlo es marcar los minutos y segundos claves, y que la persona vaya directamente a ver esos pequeños segmentos.
Recuerda que por día recibimos aproximadamente 6000 impactos de mensajes directamente en nuestro cerebro, de información estímulos, conversaciones y comunicaciones. Según James Clear, autor del libro "Hábitos atómicos", a una persona le toma 6 segundos distraerse, y le lleva 21 minutos volver a enfocarse en lo que estaba haciendo.
Así que cuanto mejor programes las reuniones, obtendrás un resultado más cercano al que quisieras.
