Andreas Thölken: "El señor de los eventos" que creó una red global para conectar al sector MICE y turismo

Andreas Thölken, nacido en Fulda, Alemania, es el fundador y CEO de EVINTRA.com, una plataforma online que ofrece un directorio gratuito de proveedores para eventos e incentivos en más de 180 países. Con más de 200.000 miembros y usuarios de más de 100 países diariamente, EVINTRA.com se ha convertido en una herramienta indispensable para el sector MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions) y de turismo.

Además de un directorio gratuito, EVINTRA.com ofrece herramientas de software en el área de venta de entradas, educación, gestión de afiliados, incentivos y gestión de procesos y ventas. También Servicios de publicidad y medios de comunicación, programas de hosted buyers y exposición conjunta en las ferias más importantes del sector.

Pero llegar hasta acá no fue fácil. Thölken empezó su carrera como DJ a los 14 años y pronto descubrió su pasión por la organización de eventos. A los 18 años registró su primera compañía, "Funk You Eventdesign", y a los 19 años se especializó en tecnología para eventos haciendo una pasantía en su propia empresa.

Su primer cliente internacional fue el equipo de Fórmula Uno "Force India", lo que le abrió las puertas a trabajar para algunas de las agencias más reconocidas del mundo.

A los treinta años ya había trabajado en más de 80 países por un total de 65 millones de euros en eventos; siempre invirtiendo en su sueño de crear una plataforma global para ayudar a que el mundo B2B en el segmento MICE y el turismo se conecten.

"La idea que llevó a la creación de una herramienta como EVINTRA.com fue el deseo y la necesidad de tener una forma de conseguir proveedores internacionales para eventos y proyectos de incentivos. Me hubiera sido de mucha utilidad una herramienta así cuando estaba en búsqueda de proveedores. El tiempo es básicamente dinero, y ahorrarlo es imprescindible", dice Thölken. 

Y agrega: "Cuando la idea surgió decidí que no solo ayudaría a los compradores a encontrar proveedores en cualquier lugar, haría que la información importante de las empresas estuviera disponible y fuera comparable con la de otras empresas. No sólo elevaría los estándares y la calidad (incluso hemos creado nuestro propio certificado de calidad, llamado GMCS), sino que también ayudaría a los proveedores a conseguir nuevas oportunidades de negocio y a poder promocionarse a sí mismos y a sus servicios. Estos han sido siempre los valores fundamentales de EVINTRA.com. Estamos para ayudar y apoyar. Y lo hacemos con todas las partes interesadas del sector, no sólo con las empresas (como compradores y proveedores), sino también con los ministros, los destinos y otras plataformas como los eventos más importantes de la industria.

¿Cuál es su diferencial?

-La gran cantidad de eventos con los que colaboramos, además de ser la única empresa del mundo especializada en ayudar a otras a gestionar sus programas de compradores y ofrecer más de 60 programas de este tipo al año. También el hecho de que ofrezcamos la versión completa de nuestra herramienta en línea sin ninguna restricción de funciones, de forma gratuita y para siempre, como un verdadero valor y apoyo a la industria.

-¿Cómo considerás que llegaste a donde estás hoy?

-Tuve que apoyarme por completo en mi voluntad, dedicación y disciplina. La ambición y determinación por salir adelante fueron la llave al éxito. Hubo momentos muy difíciles. Me quedé sin inversiones y básicamente sin dinero varias veces pero siempre encontré la manera de seguir, reorganizar las ideas, los objetivos y adaptar nuestro plan y modelo

¿Cómo construiste la red de EVINTRA.com?

Esta enorme base de datos fue creada a través de una combinación de varias fuentes. Empecé con una hoja de Excel. Intentaba armar una lista de correo para clientes recientes en la que buscaba a todos mis contactos. Esta lista duró varios años, hasta que me pasé a un sistema de CRM profesional.

Al principio, optaba no sólo por eventos internacionales e incentivos para las agencias, sino que contactaba también a las empresas directamente. En ese momento cada feria tenía un gran directorio impreso de todos los expositores y usaba eso como fuente de contactos. También le pedía a amigos que iban a las ferias que me trajeran sus directorios o enviaran ofertas. Trabajaba día y noche pasando estos contactos a mi base de datos, pero también, por supuesto, tratando de conectar con la mayor cantidad de compradores posible.

Siempre llevaba una cámara profesional a los eventos y me ofrecía a sacarle fotos a los asistentes, para después publicarlas en mi página de Facebook. Intentaba etiquetar a la gente para que me dieran sus contactos comerciales y enviarles las imágenes. Esta fue una estrategia, incluso los álbumes de Facebook de un único evento como IBTM alcanzaron más de 500.000 visitas en una semana porque la gente se etiquetó y compartió sus imágenes del evento.

Cuando conseguía acceso al sistema en línea de una feria antes del evento, investigaba (y todavía lo hago) a cada persona en el sistema. Trato de añadirlos o enviarles un mensaje si ya son mi contacto. Es un trabajo duro, pero que da frutos. En ocasiones logré conseguir más de 1000 potenciales clientes en un solo evento.

Es muy importante aprovechar estos sistemas, sólo un nombre puede darte la oportunidad de encontrar el Linkedin de una persona o su correo electrónico. Nunca he confiado en las 30-40 reuniones que te brinda el sistema de la feria, hay situaciones en las que logré conseguir 300 reuniones yo solo.

Yo diría que la combinación de los eventos de la industria y Linkedin fue la mejor manera de construir la base de datos. Hace poco fui mencionado como una de las personas más seguidas en nuestra industria en Linkedin.

¿Qué impacto crees que has dejado en la industria y en las personas?

Creo haber desarrollado una de las mayores bases de datos de la industria, o incluso la más grande en el rubro B2B. Muchos conocidos me han dicho que si existiera un premio al récord mundial para la persona que más eventos de la industria ha visitado yo lo habría ganado. He ido a 64 eventos en 42 países en un solo año. No creo que esto tenga que ser celebrado porque tanto viaje y trabajo claramente no es saludable pero ciertamente fue uno de los componentes que hizo exitosa esta herramienta global enorme que alcanza más de 187 países.

¿Hubo obstáculos en el camino? ¿Cómo los superaste?

Yo tenía una idea: crear una plataforma gratuita que conectara a los profesionales del sector MICE y turismo de todo el mundo. Para que mi idea se hiciera realidad, necesitaba construir una red amplia y diversa que aportara valor y confianza a todos los usuarios. Eso significaba invertir mucho tiempo y dinero en el desarrollo del software y en la captación de clientes. Conté con el apoyo de seis inversores diferentes, pero ninguno creyó en mi proyecto lo suficiente como para esperar los resultados.

Así que me vi solo ante un desafío que me exigía todos mis recursos y energías. Tuve que despedir a 40 empleados que trabajaban conmigo. Tuve que soportar el escepticismo e incluso el rechazo de mi entorno más cercano. Mi propia esposa (ahora ex) me presionaba para que dejara mi sueño y buscara otro empleo más seguro y rentable. Pero yo nunca me rendí.

Con una gran determinación seguí trabajando día y noche para sacar adelante mi plataforma. Busqué formas de financiarla por mi cuenta, como hacer trabajos para otras empresas o conseguir acuerdos con las ferias más importantes del mundo. Finalmente, en 2017 logré relanzar EVINTRA.com con éxito. En menos de un año conseguí clientes de pago en 137 países del mundo. Fue una gran sensación por primera vez en más de 8 años ser capaz de pagar un salario de mi propio negocio.

¿Qué impacto debería tener en la gente EVINTRA.com?

Queremos que EVINTRA.com sea un must, que sea conocida como una herramienta que realmente beneficia a sus usuarios y crea ventajas gratuitas, publicidades y beneficios para cualquier miembro de la industria.