Cambia el registro para hacer negocios en Estados Unidos: a quiénes afecta y qué datos deberán declarar

El 18 de septiembre, en el marco de la Ley de Transparencia Corporativa de EE.UU., la Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) del Departamento del Tesoro de EE.UU. publicó en su website una Guía de Cumplimiento para Pequeñas Entidades mediante la cual ofrece una colaboración sobre los requisitos y tareas relacionadas con la presentación de los registros de información sobre beneficiarios reales (BOI).

A partir del 1 de enero de 2024, muchas entidades creadas previamente o las que se registren a partir de entonces para hacer negocios en los Estados Unidos, deberán reportar información sobre sus beneficiarios reales (personas que en última instancia poseen o controlan una empresa) a la FinCEN.

La guía en cuestión ofrece para este tipo de entidades las herramientas que necesitan a los efectos de cumplimentar con los nuevos requisitos y que el proceso sea lo más fluido y ágil posible. De esta manera la FinCEN se esfuerza por reducir la carga que soportan las pequeñas entidades proporcionando orientación integral al comunicar información sobre los requisitos de presentación de informes en un lenguaje sencillo.

Entidades declarantes

Según la norma de presentación de informes, no todas las entidades están obligadas a informar la BOI a la FinCEN. Solo están obligadas si cumplen con la definición de "entidad declarante" y no califican para una exención. La guía establece los aspectos para determinar cuáles serán las entidades declarantes y cuáles no.

Dentro de estas últimas, a través de un detalle taxativo, enuncia a las que están eximidas de informar, sea por la actividad que desarrollan, por tipo de entidad, por montos de facturación -tanto de fuente americana como de fuente extranjera -, por cantidad de empleados, etc.

Con el encuadre establecido, en caso de calificar como entidad declarante, habrá que informar no solo a los beneficiarios reales, sino también los solicitantes de entidades. En este último caso se refiere tanto a los incorporadores directos en los departamentos de estado respectivos, como así también a los asesores que soliciten la incorporación de las entidades, en tanto sean registradas a partir del 1 de enero de 2024.

Definición de la condición de beneficiarios reales

Una vez determinada la calidad de "entidad declarante", el paso siguiente es identificar a todos sus beneficiarios reales, que será cualquier individuo que directa o indirectamente:

-ejerce un control sustancial sobre la entidad,

- posee o controla al menos el 25% de las participaciones de la entidad.

¿Cuándo se ejerce control sustancial sobre una entidad?

Un individuo ejerce un control sustancial sobre una entidad si cumple cualquiera de los cuatro criterios generales:

1) el individuo es un alto funcionario;
2) el individuo tiene autoridad para nombrar o destituir a ciertos funcionarios o a la mayoría de los directores de la entidad informante;

3) el individuo es un tomador de decisiones importante; o

4) el individuo tiene cualquier otra forma de control sustancial sobre la entidad que informa.

Un sujeto puede ser un beneficiario real a través de control sustancial, intereses de propiedad o de ambos. En este aspecto, las entidades que informan no están obligadas a indicar el motivo por el cual cada sujeto es beneficiario real, es decir, si lo hacen por tener control sustancial o intereses de propiedad. A modo de ejemplo, podría ser que una entidad informante declare a varios beneficiarios reales. Algunos que ejerzan control sustancial en la entidad y otros que posean al menos el 25% de las participaciones.

La guía incluso ofrece ejemplos que permiten entender cómo proceder frente a la obligación de informar a beneficiarios reales por control sustancial y por propiedad en la entidad. Podría ser el caso de una sociedad de responsabilidad limitada (LLC), donde hay un solo miembro que a su vez es manager de la entidad y es quien toma las decisiones de la compañía. No posee otra persona que ejerza control sustancial o posea o controle los intereses de propiedad en la entidad, con lo cual serán únicamente sus datos los informados en el BOI a la FinCEN.

Datos a incluir en los informes BOI

Por la entidad declarante
- Nombre legal completo
- Nombre comercial o fantasía
- Dirección actual de EE.UU.
- Jurisdicción de formación

- Número de identificación del contribuyente (TIN) del Servicio de Impuestos Internos (IRS) o número de identificación (EIN))

- Si a una empresa declarante extranjera no se le ha emitido un TIN, deberá reportar una identificación fiscal emitida por la jurisdicción extranjera y el nombre de la jurisdicción en cuestión.

Por cada beneficiario real y solicitante

-Nombre legal completo
-Fecha de nacimiento
-Dirección actual completa
-Número de identificación único y jurisdicción emisora de uno de los siguientes documentos no vencidos:
» Pasaporte estadounidense
» Licencia de conducir estatal
» Documento de identificación emitido por un estado
- Si una persona física no cuenta con ninguno de los documentos anteriores, pasaporte extranjero

Correcciones y penalidades

Todas las entidades que informan son conscientes de sus obligaciones de presentación de informes, incluidas sus obligaciones de actualizar o corregir la información sobre el beneficiario real. Si una persona tiene motivos para creer que un informe presentado ante la FinCEN contiene información inexacta y presenta voluntariamente un informe corrigiendo la información dentro de los 90 días siguientes a la fecha límite del informe original, no habrá sanción alguna. En cambio, la falta intencional de declarar la información completa o actualizada sobre el beneficiario real o la provisión intencional de proporcionar información falsa sobre el beneficiario real, puede resultar pasible de sanciones civiles o penales, incluidas en las civiles multas de hasta u$s 10.000.

Como última novedad el pasado 27 de septiembre la FinCEN ha propuesto modificar los plazos de presentación de informes iniciales BOI de entidades informantes creadas o registradas a partir de la entrada en vigor de la normativa, es decir, a partir del 1 de enero de 2024. La intención es modificar el plazo que originalmente era de 30 días, para extenderlo a 90 días. La presente modificación fue puesta a consideración del público, quienes podrán enviar sus comentarios hasta el 30 de octubre de 2023.

En tanto las entidades creadas o registradas antes del 1 de enero de 2024 tendrían hasta el 1 de enero de 2025 para presentar sus informes iniciales. Y las incorporadas a partir del 1 de enero de 2025 un plazo de 30 días para cumplimentar la presentación.

A través de esta herramienta de ayuda, la FinCEN , organismo dependiente del Departamento del Tesoro de los EE.UU., avanza sin pausa, por ahora, en su objetivo de lograr la transparencia en el registro de beneficiarios reales de las entidades que actúan en EE.UU., lo que implicará a partir del año próximo contar con una detallada cantidad de información que actualmente en muchos casos resulta desconocida por el gobierno americano.