MIÉRCOLES 15/07/2020
Home office y oratoria online: cómo dar una charla virtual, consejos para dar una clase o presentación por Zoom

por  DANIEL COLOMBO

Máster Coach Ejecutivo especializado en alta gerencia, profesionales y equipos. LinkedIn Top Voice América Latina 2019. Miembro de John Maxwell Team. www.danielcolombo.com

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¿Tenés una reunión por videollamada? Consejos para 'dar bien' en cámara

Debido al home office extendido, la rutina se llenó de reuniones de trabajo online, charlas a distancia y hasta entrevistas virtuales de trabajo. Si no estás habituado a estar frente a cámara, tenés que aprender a gestionar tu discurso y tu entorno hogareño, porque todo lo que mostrás vale tanto como lo que decís.

La cuarentena extendida por el coronavirus en la Argentina tiene un impacto incuestionable entre quienes se mantienen activos laboralmente. Por un lado, el home office se volvió una práctica 'universal', incluso para aquellas compañías o emprendimientos que no lo tenían en su ADN. Así, la gran pregunta se volvió cómo ser productivo trabajando todos los días en casa. Por otro lado, surgió el gran desafío, desde que comenzó el aislamiento social, preventivo y obligatorio, de cómo mantener la motivación (propia y del equipo) en la modalidad de trabajo remoto.

Coronavirus y home office: cómo trabajar en casa y ser productivo en cuarentena

Ante las medidas del Gobierno para suspender las clases y las actividades con público hasta el 31 de marzo, las empresas -incluso las más anticuadas- avanzan con el teletrabajo. Su impacto en los que no están habituados a trabajar desde casa.

Esta 'migración forzosa' al trabajo a distancia es una experiencia completamente nueva para la mayoría de los argentinos que, de un día para otro, se vieron en la necesidad de adaptarse para seguir con sus actividades al mismo tiempo que implementan herramientas del coaching para una convivencia armoniosa con la familia.

Debido al home office extendido, la rutina se llenó de reuniones de trabajo online, charlas a distancia y hasta entrevistas virtuales de trabajo. Eso ha dejado en evidencia la falta de preparación de la mayoría para exponer en cámara sus ideas, proyectos, presentaciones y planes de trabajo. Por eso, es necesario aprender a gestionar tanto el discurso como el entorno hogareño, porque todo lo que se muestra vale tanto como lo que se dice.

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Home office y oratoria: el desafío de dar charlas online

Al estar a distancia se impone una cuarta pared que, en este caso, no es el borde del escenario de un teatro sino que la virtualidad planta una separación que necesitamos superar con ingenio y, sobre todo, con competencia para hablar en público.

Distintos estudios de comportamiento coinciden en que el 75% de las personas padece de glosofobia, que es la fobia a hablar en público y de exponer sus ideas, ya sea en un pequeño grupo de conocidos como ante un auditorio con desconocidos. En esta nueva normalidad, esa fobia se puede agudizar. Influye no estar convenientemente entrenado para dar una charla online, pero también estar lidiando con cómo mantener la armonía familiar al mismo tiempo que la productividad laboral

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En estos tiempos cambiantes, se hace necesario pensar en una total y profunda reinvención personal y laboral. El mundo tal como lo conocimos no existirá más. Y sólo tendrán lugar aquellos que se atrevan a explotar sus dones y habilidades, a salir de la comodidad del sueldo fijo, a desplegar la flexibilidad suficiente para integrar los desafíos, a elevar su compromiso con el nuevo orden.

Consejos de oratoria para reuniones online y charlas virtuales

La dinámica de las presentaciones, el timming de atención/concentración del público, los estímulos sensoriales y los aspectos formales también se ven alterados al pasarlos al formato online. Estas ideas te ayudarán a prepararte con anticipación y prever los aspectos necesarios para que tu participación en reuniones online y charlas virtuales tenga impacto positivo.

1 - El contenido

La oratoria online tiene sus códigos respecto a la agilidad de las presentaciones o participaciones. La sugerencia es que te enfoques en contenidos cortos, específicos, que vayas al punto y que los presentes de una forma amena, sencilla y sin lenguaje rebuscado. La atención online se dispersa cada tres minutos; entonces, necesitás traspasar la pantalla con tu presencia y, por supuesto, el interés que despierte tu tema. Una duración adecuada sería no más de 45 a 60 minutos continuados, con pausas y estímulos para tu público o audiencia, sean desconocidos o tus compañeros de trabajo.

Si se trata de una actividad más extensa, sugiero hacer breaks y pausas activas, para que se recobre la energía del auditorio virtual. En este formato no tendrás el registro de qué hacen las personas mientras te ven y escuchan. Incluso es posible que ni siquiera estén con sus cámaras activadas, por lo que vas a tener que trabajar permanentemente en captar su atención con distintos estímulos expositivos. Si te toca exponer luego del almuerzo o al final de la jornada, el desafío es doble.

Que seas muy renombrado o un experto en tu materia no significa que puedas transmitir tu expertise eficazmente en el formato online. Prepará materiales de apoyo para proyectar al compartir la pantalla y prevé tenerlo abierto y listo en tu computadora para no demorarte buscándolo mientras el público espera. Trabajá con imágenes (aproximadamente un 70% del espacio visual) y frases cortas que transmitan los conceptos.

Lo que decimos construye: cómo usar el lenguaje para amplificar y no limitar

Hace tiempo leí un texto que sintetiza una serie de comportamientos acerca del vocabulario de la limitación. Se trata de una dinámica inconsciente por la cual la persona, sin darse cuenta, está restringiendo permanentemente su capacidad creativa de abundancia y prosperidad, no sólo en lo económico sino también en relaciones, trabajo y motivación.

Prevé espacios de rélax, para conectar de manera más humana: que activen las cámaras para verse todos, haceles algunas preguntas sencillas y fuera de guión, pediles que se pregunten algo entre ellos o cualquier dinámica que los haga participar e interactuar. En mi caso, me gusta recurrir a la música: para cada charla, armo una playlist de Spotify que comparto con los participantes

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2 - El entorno 

  • La previa, clave del éxito: la calidad de la conexión a Internet es fundamental, porque de eso depende el éxito o fracaso de tu presentación. Asegúrate de chequear que tenés los links de acceso activos y las contraseñas actualizadas. Además, dedicá 5 minutos a relajarte, respirar y enfocarte en la visión de éxito de tu charla. Y empezá a horario, siempre. 
  • Vestite profesional: nada peor que alguien mal trazado en cámara. Además, necesitás tener luz de frente, preferentemente apuntando de arriba hacia debajo de la línea de tu rostro, que será lo principal que se verá en celulares o computadoras. También te sugiero que utilices luces de refuerzo a los costados, aún de día, para emparejar la calidad de imagen.
  • Controlá el tiempo: es tu responsabilidad el cumplimiento del horario y que el material se presente en forma fluida en los minutos asignados.

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La pandemia del coronavirus disparó fenómenos como el burn out por el home office, así como el síndrome de la cabaña y el jet lag de cuarentena. Un estudio indagó en los comportamientos y proyectos de los argentinos para el día después del Covid-19.

  • Buscá un fondo lo más neutro posible. Quizás estar echado en un sillón te resulte cómodo, pero no es la mejor imagen para proyectar profesionalmente. Una pared blanca o de colores suaves será suficiente.
  • Usá auriculares con micrófono para que tu voz se escuche fuerte y clara. O también podés invertir en una buena cámara con micrófonos de calidad para asegurar una mejor imagen y sonido, que son esenciales. Además, gestioná los ruidos del entorno que puedan interferir,
  • Mantené el orden en la sala virtual. Si estás coordinando una reunión de trabajo virtual, te sugiero realizar alguna dinámica de check-in cuando comenzás para calibrar emocionalmente al equipo ese día. 

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3 - El cómo 

En el formato online es esencial tener ritmo, cadencias y matices al hablar. Nada peor que una presentación aburrida y con un orador monótono.

  • Repasá la presentación al menos 3 veces antes de exponer.
  • Descansá lo suficiente para no tener los efectos del bajón de energía en el momento de estar online.
  • Alterná tu posición con movimientos corporales suaves que acentúen tus conceptos. Por ejemplo, poniéndote levemente de lado en algún momento; o, si querés hacer un llamamiento o una reflexión especial, podés acercar tu rostro levemente a la cámara (todo depende del tema y el clima que quieras lograr).
  • Recordá que los gestos y el tono de voz son más del 90% de la comunicación. El resto es el mensaje. Por lo tanto, la proporción de gestualidad y tono de voz es fundamental para lograr una presentación de impacto.

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4 - La voz

La tendencia es a gritar o utilizar un tono que no es el habitual, porque inconscientemente, lo que se busca es generar más cercanía. La recomendación es que seas natural, no fuerces la voz ni generes tensión adicional en tu cuerpo, ya que todo eso te agotará física y emocionalmente. 

Consulté a Débora Gutkin, licenciada en Fonoaudiología (MNA  9123) y expresidenta de la Sociedad Argentina de la Voz, sobre herramientas prácticas de cuidado de la voz 

  1. Hidratate permanentemente durante las presentaciones y durante el día con agua o té verde (dos litros diarios como mínimo).
  2. Chequeá el volumen de voz: si estás con micrófono, podés susurrar que igual te van a escuchar. 
  3. Controlá tu postura corporal teniendo la pantalla a la misma altura de los ojos.
  4. No uses auriculares que se incrustan en el pabellón de la oreja, porque su uso prolongado podría afectar la audición. Podés escuchar el audio desde el dispositivo que uses (sin auriculares), usar uno solo y alternar entre un oído y otro, o directamente con parlantes.

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5 - La conexión emocional

Necesitás 'atravesar la pantalla' para que los demás te sientan cerca y se genere un ida y vuelta virtual. La herramienta del storytelling te permite conectar tu tema con vivencias personales que enriquecerán el relato, ya que le agregarás el componente de la emoción. En la misma línea funciona el uso de anécdotas, frases célebres que sirvan de inspiración para una mejor conexión con los demás. Incluso te pueden servir de puente entre los distintos bloques de contenido.

  • Hacé pausas. Son tan valiosas como los silencios en la música. No abrumes a los participantes con información innecesaria: andá al punto y enfocate en no más de dos o tres conceptos que quisieras que recuerden cuando haya finalizado la transmisión.
  • No improvises. Es un riesgo que se paga caro. Por más bueno que seas en lo tuyo, si no lográs transmitir tus ideas con claridad estás en cero.
  • Sé concordante. La coherencia entre lo que decís, lo que hacés y lo que mostrás es parte esencial de tu mensaje.

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Vivimos en un mundo Volátil, Incierto, Complejo y Ambiguo (V.I.C.A.). Esta sigla busca sintetizar el estado actual de las cosas en el mundo a través de esos términos que, de alguna manera, todos los sentimos, vivimos o padecemos. Si bien hay una raíz en un modelo (V.U.C.A.)

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