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El Formulario W-9 es uno de los documentos más habituales para quienes trabajan por cuenta propia en Estados Unidos, como freelancers, contratistas y proveedores. Se trata de un trámite sencillo, pero conviene conocer en detalle qué es, quiénes deben completarlo, para qué lo utiliza quien realiza el pago y qué información incluye.
Qué es el Formulario W-9
El Formulario W-9 (su nombre oficial es Request for Taxpayer Identification Number and Certification, o Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación) es un documento del IRS que sirve para que una persona o empresa le entregue sus datos fiscales a quien le paga.
El W-9 no se envía al IRS. Se completa y se le entrega a la empresa o persona que va a realizar los pagos, que lo guarda en sus registros y lo usa para informar esos pagos al fisco.
Quiénes deben completarlo
En general, lo completa quien cobra sin estar en relación de dependencia. Los casos más habituales son:
- Trabajadores independientes y freelancers
- Contratistas que prestan servicios a una empresa
- Proveedores de bienes o servicios
- Personas que reciben ciertos ingresos como intereses, dividendos o alquileres
Para qué se usa
El W-9 tiene una función concreta: permitirle a quien paga reportar esos pagos al IRS, generalmente a través de un Formulario 1099 al final del año. Con los datos del W-9, la empresa sabe a nombre de quién y con qué número de identificación fiscal debe informar lo que te pagó.
Por eso, el W-9 suele ser el paso previo al 1099: primero entregás tus datos con el W-9 y, más adelante, recibís el 1099 que resume lo cobrado.
Qué datos lleva el W-9
El formulario es breve y pide, básicamente:
- Nombre y, si corresponde, el nombre del negocio
- La clasificación fiscal (por ejemplo, persona física/trabajador independiente, sociedad, etc.)
- La dirección
- El número de identificación fiscal (TIN), que puede ser el número de Seguro Social (SSN) o el número de identificación del empleador (EIN)
- Una certificación firmada de que la información es correcta
Atención: conviene entregarlo únicamente a quien tenga una razón legítima
Como el W-9 contiene información sensible (incluido el número de identificación fiscal), conviene entregarlo solo a quien tenga una razón legítima para pedirlo: un cliente real, una empresa con la que vas a trabajar. Ante pedidos sospechosos o de desconocidos, lo recomendable es verificar antes de compartir esos datos.
