Guía para principiantes

Estas cinco herramientas de Excel son ideales para destacar en cualquier trabajo: cómo usarlas

Estos cinco trucos para el Excel permiten mejorar la productividad y las presentaciones con la aplicación.

Excel es una de las herramientas más usadas en el mercado laboral actual, ya que cuenta con funciones útiles para prácticamente cualquier profesión -desde especialistas financieros hasta programadores-.

Y es que este programa desarrollado por Microsoft (que también está disponible como hoja de cálculo en otros sistemas operativos) cuenta con un sinfín de aplicaciones, desde crear y ordenar listas hasta calcular cuentas complejas de forma automática.

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Con todo esto en mente, a continuación presentamos las diez funciones de Excel más útiles actualmente para cualquier puesto de trabajo.

insertar cuadros

Todos en algún momento usamos Excel para presentar el rendimiento de un producto o el avance de un trabajo, pero en muchas ocasiones el reporte se vuelve confuso por contar con un sinfín de números y pocas ilustraciones comparativas.

Esto se puede solucionar fácilmente insertando un cuadro comparativo. Para esto solamente es necesario tocar en insertar, luego en líneas y luego en los datos que deben ser comparados.

Así se inserta un gráfico de líneas.

Editar cuadros

De la mano con el consejo anterior, también es posible editar los cuadros para que estos ilustren el contenido de formas diferentes según el tipo de presentación que se busca realizar.

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Por ejemplo, en un estudio de población donde se habla del promedio de personas que utilizan cierto producto o respondieron a cierta encuesta. Para hacerlo se debe tocar en insertar, luego en gráfico y elegir la opción de "otros". Finalmente se selecciona la plantilla que más se adapte al estilo que se busca.

formatos correctos

En tercer lugar está el uso de formatos correctos para las diferentes cuestiones que se buscan presentar. Por ejemplo, datos que deben ir agrupados y no se deben confundir con otros pueden estar juntos dentro de una tabla.

En otras palabras, insertando una tabla se pueden filtrar más fácilmente datos específicos, mientras que también se pueden armar cuadros dinámicos que se actualizan a los valores presentados dentro de esa tabla.

Así se inserta una tabla.

validación de datos

Una vez que se usan las tablas de forma correcta se puede pasar al uso de la validación de datos, la cual permite asegurar que los datos a usar están bien escritos en todos los casos.

Para esto se va a "datos", luego se toca en "validación de datos" y se selecciona la opción de "listas". Así se podrá elegir una lista dentro del Excel con todos los datos en cuestión de forma correcta y validados.

Así se hace una validación de datos.

autocompletar

Por último, tenemos la función de autocompletar. Esta sirve para cuando se tiene una gran cantidad de datos que se deben completar en diferentes listas y que son lo suficientemente sencillos para ser completados por un algoritmo.

Tiene la capacidad de diferenciar provincias de calles, nombres de apellidos e incluso números de dirección y de teléfono, si estos están ordenados correctamente. Para usarlo, solamente se deben seleccionar las filas y tocar en la opción de "autocompletar".


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