MIÉRCOLES 19/12/2018
Estrategias prácticas para gestionar las distracciones en el trabajo

por  DANIEL COLOMBO

Máster Coach especializado en CEOs, alta gerencia, profesionales y equipos de trabajo. http://www.danielcolombo.com/

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Estrategias prácticas para gestionar las distracciones en el trabajo

La vertiginosidad provoca ansiedad, y este estado se traduce en una baja del rendimiento, en la inhabilidad para cuidar los detalles, y, sobre todo, para determinar qué es lo esencial que necesita hacerse.

Uno de los mayores desafíos del mundo actual es hacer foco en las tareas que necesitamos completar. Para esto será necesario atravesar todo tipo de distracciones, contaminación visual y auditiva y la sensación creciente de que todo transcurre a una gran velocidad.

La vertiginosidad provoca ansiedad, y este estado se traduce en una baja del rendimiento; en la inhabilidad para cuidar los detalles, y, sobre todo, para determinar qué es lo esencial que necesita hacerse.

Las distracciones irrumpen por un desvío de la atención cuando se cruza un pensamiento, hecho, situación o interferencia del entorno, que impiden mantener el enfoque en lo que se estaba desarrollando. Además, la sobreabundancia de estímulos propios de estos tiempos atenta contra la concentración: para lograr hacer foco, cada persona necesita hacer un esfuerzo cognitivo extra.

7 estrategias prácticas

La habilidad de enfocarse y evitar las distracciones se puede practicar hasta dominarla casi por completo:

1 - Desarrollar el hábito de ir hacia adelante. Sin importar la tarea, hay que mantener firme el pensamiento en el objetivo final a lograr. La energía sigue al pensamiento, que es el que luego provoca el resultado. Al reconducir la energía hacia adelante, inconscientemente se invita al cerebro a discernir lo importante de lo superfluo. Así se puede hacer foco con mayor frecuencia. Además, muchas de las distracciones aparecen por cuestiones que están en el pasado o en el futuro: como sabemos que lo único que existe es el presente, si se dirige la energía hacia el aquí y ahora se está más consciente y se dedica ese esfuerzo sólo a este instante.

2 - Hacer listas dinámicas. Una de las herramientas clave de la productividad es el trabajo con listas. El problema es que muchas personas tienen tantas listas abiertas que no terminan por no completar ninguna. La clave es empezar una acción, continuarla y completarla. Si no se da este último paso quedan espacios de energía abiertos por donde se filtran las distracciones. “Listas dinámicas” refiere a dividir las tareas por tipo y abrir pocos subtemas. Ya sea en formato escrito a mano o un programa o aplicación, es importante marcar o tachar las tareas completas. Eso provee una satisfacción instantánea de saber que se logró, y el cerebro -con su centro de recompensa- estará agradecido. Así, se tiene más energía disponible para ir al siguiente ciclo de tareas a realizar.

3 - Generar un entorno en calma. El foco se logra mejor en entornos tranquilos, ya que en medio del caos es muy complejo el proceso cerebral que debe activarse. Sin embargo, hay personas que, en medio de la complejidad de un momento en particular, suelen despertar con mayor facilidad la sinapsis cerebral, que es la capacidad de asociar ideas para dirigirlas hacia una respuesta o resultado, o para crear algo nuevo. También ayuda escuchar música tranquila, crear entornos optimistas y de bienestar con aromas, colores, espacios abiertos y buena luz natural.

4 - Ordenar el espacio de trabajo. Un principio del budismo dice: “Como es adentro, es afuera”. Del mismo modo, si hay demasiado caos en el espacio laboral, es difícil enfocarse. Es fundamental mantener en orden el lugar de trabajo, los cajones, las carpetas y archivos en la computadora, incluso lo que no está a la vista. Otra recomendación es colocar imágenes que generen emociones positivas durante la jornada, y también algún elemento natural, como una pequeña planta o flores frescas. Tener siempre a mano una botella de agua para hidratación ya que reduce el consumo de cafeína en todas sus formas. Establecer pausas para descansar y desconectar: así se pueden retomar las tareas con mayor energía.

5 - Dibujar garabatos. Aprovechar las pausas para ejercitar esta herramienta. Científicamente está comprobado que, para dirigir la atención se puede sacarla de lo que la distrae, y volcarla a un elemento “puente” intermedio que ayude a la concentración. Es el caso de las personas que dibujan mientras hablan por teléfono; o que, para fijar conceptos, los escuchan y, a la vez, los escriben. Intencionalmente focalizar en dibujar garabatos relacionados con el tema que se está viendo mientras la mente vaga libremente producirá un efecto interesante de expansión creativa que se podrá volcar al volver a la tarea.

6 - Silenciar los distractores. Si se está muy apegado a la tecnología, quizás sea un desafío desconectarse. Para experimentar cómo gestionar las distracciones, se puede empezar con 15 minutos sin tener el teléfono móvil a la vista y eliminar las ventanas emergentes en la computadora. Luego verificar cómo mejoró el rendimiento y foco. Se puede expandir todo el tiempo que sea necesario, sobre todo si se deben elaborar materiales que requieren mucha concentración y un alto nivel de detalle. Si hay compañeros ruidosos alrededor, una opción es tomar la notebook y buscar un espacio más silencioso: ayudará a hacer foco. Si no es posible desplazarse, se recomienda colocar auriculares con música suave.

7 - Controlar los pensamientos inconducentes. Quizás este punto sea el más desafiante para todos, ya que los pensamientos entran sin pedir permiso. Disciplinas como la meditación, el mindfulness y el enfoque consciente pueden ayudar a traer calma al torbellino mental, lo que permitirá tener más espacio para el foco en lo principal. Si lo que aparece es importante, colocarlo de inmediato en la lista que corresponda, y dejarlo pasar. Si se puede negociar una interrupción ocasional, hacerlo en el momento: evitar superponer más tareas cuando se necesita hacer foco, ya que sólo logrará mayor distracción.