En la actualidad, muchas instituciones, empresas y organismos están contratando los servicios y los beneficios de las soluciones en Gestión Documental Electrónica. Marcándose una tendencia irreversible, hacia la despapelización de los procesos de gestión y documentación. Esto se debe a que cuando las organizaciones crecen, sus archivos también se incrementan. De este modo, las oficinas se ven desbordadas por los papeles, ocasionando perjuicios como el desorden, la incomodidad para trabajar, la reducción del espacio físico y la alta probabilidad de perder un documento de valor.

Por otro lado, se dificulta aún más la búsqueda de un archivo que se desea consultar, debiendo el personal moverse del escritorio de trabajo hacia el archivo, para buscar la información en grandes cantidades de documentación.

Ante esta situación, los beneficios de la administración sin papeles emergen como factor necesario e imprescindible a la hora de un buen desempeño de los asuntos y las actividades corporativas. El almacenamiento digital de la información es la solución que permite transformar el manejo de la documentación de su organización en una tarea rápida, segura y efectiva.

El proceso de Digitalización de documentación en papel se inicia clasificando material para el armado de la documentación para su posterior captura. Mientras que en el caso de microfilms y microfichas comienza con el escaneo del material.

En ambos estadios, las imágenes son sometidas a un exigente control de calidad que determina la viabilidad o no del archivo y su eventual reprocesamiento. Terminado esto, las imágenes son alojadas en unidades de almacenamiento masivo. Una vez obtenidos los archivos de imágenes se podrá utilizar un sistema que permita la búsqueda y respectiva visualización de la documentación digitalizada.

Dado que una verdadera transformación digital consiste no solo en digitalizar la documentación existente, sino también en pensar la organización desde cero transformando sus sistemas administrativos existentes, para que los mismos no generen más papeles. La UNLaM ha desarrollado el área de procesamiento de documentación y generación de bases de imágenes a partir de documentos en papel, microfilms y microfichas. Sumando a esto desarrollos propios que permiten la visualización, el reconocimiento de caracteres y la administración del ciclo de vida de las imágenes.

La UNLaM acompaña este proceso con acabada experiencia en la reformulación de los procesos. Contamos con una trayectoria en diferentes organismos, con 200 millones de diversas imágenes digitalizadas a la fecha. Como por ejemplo, para la Dirección de Consolidación de Deuda del Ministerio de Finanzas, se digitalizaron 70 millones de expedientes de todo tipo desde 1930, y para el Ministerio de Trabajo se digitalizaron 750.000 documentos. El tipo de contenedor fueron biblioratos y libros, por citar algunos. Las universidades públicas encaramos el presente y el futuro desarrollando áreas de valor para la sociedad, los alumnos, docentes y graduados.