Los expedientes cosidos y juntando polvo sobre estantes vencidos por el peso del papel son cosa del pasado. La tecnología llegó a los estudios y ya nada es como antes. Hasta el más tradicional de los abogados ha debido adaptarse al mandato de la modernidad. Legislación online, agendas que reciben mensajes electrónicos, legajos que anuncian su paradero y programas que comparan documentos, todo esto y mucho más circula hoy por los bufetes de abogados. Como en las películas de James Bond, hay tecnología para todos los gustos. Pasen y vean.
Las herramientas de gestión que no pueden faltar en ningún estudio se dividen en tres categorías: las que utilizan los abogados para desarrollar su tarea, las que facilitan la gestión administrativa del estudio y las que aportan presencia institucional. Las primeras se componen principalmente por bases de datos digitalizadas con jurisprudencia y legislación. Hay empresas nacionales que brindan este servicio, como La Ley y Lexis Nexis, y otras internacionales, como Westlaw. Con respecto a la gestión, los estudios comienzan a comportarse como empresas de servicios e incorporan herramientas administrativas para, entre otras tareas, seleccionar al personal y facturar a los clientes. El tercer aspecto donde la tecnología colabora con los estudios es en la presencia institucional que se logra con páginas corporativas puestas en Internet y servicios de newsletter. “Cuando entré no me daban ni bolilla , admite Carlos Gutiérrez sobre su ingreso a Marval, O’Farrell & Mairal hace un par de décadas. Gutiérrez es el administrador del estudio más grande de la Argentina y su primera tarea fue montar el sistema informático. Acostumbrados a manejarse con tecnología mínima, los abogados del estudio miraban con desconfianza a este contador que pretendía modificar sus hábitos. Ya no más. El departamento de sistemas de Marval tiene nueve personas y es uno de los centros neurálgicos del estudio. Ellos se ocupan de mantener el hardware e implementar el software, cuyo desarrollo se subcontrata, y cuentan con aplicaciones para las tres áreas que son los fuertes de Marval: legales, marcas y patentes.
La aplicación de la tecnología comienza al inicio de cada día, cuando los procuradores reciben el listado de la información que deben recoger en su ronda por Tribunales. Luego del recorrido, vuelcan la información en el sistema y queda disponible para todos los abogados.
Los que se ocupan de marcas cuentan con una gigantesca base de datos que guarda información de todas las que están registradas. Además, los logos patentados están escaneados, lo cual permite una comparación instantánea con el que se está analizando. El trámite para patentar una marca también está estandarizado y el sistema realiza automáticamente la mayoría de las operaciones que son de rutina. De este modo, los abogados tienen más tiempo para dedicarse a las cuestiones en las que su criterio y experiencia hacen la diferencia. En cuanto al archivo, todos los libros y las carpetas con expedientes cuentan con un mecanismo de identificación electrónico que permite conocer su paradero. Las oficinas tienen lectores que detectan la presencia de libros y archivos y le avisan al servidor central.
Fundamental para organizar un megaestudio como Marval, la tecnología también resulta muy beneficiosa en estructuras medianas, como la de Llerena & Asociados. Enrique Solanet es ingeniero, director general del estudio y su tarea es organizar los sistemas para que todo resulte más fácil. “La tecnología es muy útil en la gestión de recursos humanos , considera. Como en cualquier empresa, una primera instancia en que la informática facilita la organización del personal es en el inicio mismo del proceso de selección. Todos los CVs de abogados que se presentan al estudio, personalmente o por medio del sitio de Internet, se cargan en una base de datos que los cataloga por diversos criterios.
Esto permite que cuando se arma un hueco en la estructura no es necesario revisar todo el archivo. El sistema hace una preselección y presenta aquellos más adecuados al perfil que se está buscando. Lo mismo ocurre con la administración de la carrera de los abogados que ya están en el estudio. “Tenemos todo cargado en el sistema: los antecedentes laborales y académicos, la variación del sueldo, las vacaciones, la fecha de ingreso , se entusiasma Solanet. Aunque los abogados han sido históricamente remisos a la tecnología, las ventajas de la informática son evidentes y son pocos los que consiguen argumentos consistentes a la hora de resistirla.
En el estudio Hope, Duggan & Silva elaboraron una pequeña historia de las herramientas tecnológicas que fueron modificando su manera de trabajar. Según este racconto, el cambio radical se dio cuando abandonaron el documento manuscrito pasado a máquina –que era la práctica hasta los 80– para sumergirse en el mundo digital de los procesadores de texto. Hasta entonces, el intercambio de documentos con clientes y colegas era vía fax, pero todo cambió cuando los correos electrónicos se hicieron habituales. La digitalización y la transferencia electrónica de documentos aceleraron los pasos de una negociación y permitieron que las partes vayan aportando puntos de vista y modificaciones sobre el texto original. La mayoría de los estudios cuenta con un programa que compara documentos y detecta así los cambios introducidos por la contraparte.
Como cualquier empresa de servicios, los estudios se deben a sus clientes y éstos exigen atención permanente. Los llamados y los correos electrónicos no pueden dormir esperando que el abogado se haga un hueco en su agenda y conteste la consulta. La clave del éxito es contestar con premura y la tecnología también ayuda a brindar esta rapidez necesaria para mantenerse a tono con las exigencias de clientes ansiosos. Atentos a esto, en el estudio Muñoz de Toro implementaron un sistema que permite una conexión permanente de los socios: toda la red está online con sus agendas electrónicas. Si el abogado está fuera de su oficina, igual recibe en su Palm los mensajes que le llegan a su casilla de correo y puede derivarlos o contestarlos desde la ubicación en la que se encuentra. “De esta manera podemos aprovechar los tiempos muertos en la reuniones fuera del estudio y los clientes saben que siempre estamos para contestar sus inquietudes , explica Sebastián Córdova Moyano, de Muñoz de Toro.
Claro que no todos los abogados están familiarizados con la tecnología. “Hay un tema generacional y los profesionales más jóvenes son más permeables a las nuevas tecnologías que los más viejos , admite Guillermo Cabanellas de Cabanellas, Etchebarne, Kelly & Dell’Oro Maini. Pero esta brecha no es insuperable y muchos estudios implementaron cursos de capacitación para atender las necesidades de los abogados menos duchos en el manejo de la informática.
Otra aplicación que muchos estudios aprovechan para mantener el contacto con sus clientes son los servicios de información en forma de newsletters. Estos son boletines que se generan de manera automática cuando uno de los abogados detecta información que considera de posible utilidad para los contactos del estudio. El profesional redacta el boletín y el sistema lo acomoda al formato del newsletter. Una vez armado, la información se dispara hacia los correos electrónicos de los clientes, o potenciales clientes, del estudio.
La tecnología también funciona a la hora de capear imprevistos. La mayoría de los estudios grandes tienen un backup de su archivo, guardado en un servidor que es independiente del que usan a diario. Esto permite que una emergencia no los agarre desprevenidos y sin la posibilidad de acceder al sistema. Los atentados terroristas del 11 de septiembre de 2001 en Nueva York forzaron una enorme profesionalización en el sistema de respaldos informáticos. En aquella jornada se perdieron millones de dólares de información que quedó atrapada en las computadoras de las Torres Gemelas y la idea es evitar que esto vuelva a ocurrir.
Tanta tecnología, sin embargo, no reemplaza la añeja necesidad de recorrer juzgados para enterarse del estado de las causas. Mariano Beltrami, de Cárdenas, Di Ció, Romero y Tarsitano, explica que el sistema informático del estudio se nutre de dos fuentes. La primera son los procuradores que recorren los pasillos de los Tribunales y la segunda son los mecanismos de información digitalizada. “Yo soy de los abogados que no pueden vivir sin la computadora y todas las herramientas que brinda la informática, pero nada de eso puede reemplazar al procurador. Las propias reglas de nuestro sistema procesal indican que vamos a seguir trabajando en papel por un rato largo , señala.
Obligados a hacer que las horas rindan como su tuviesen 120 minutos, los abogados apelan y uno y mil mecanismos tendientes a sumar eficiencia en su trabajo. La tecnología es el principal de ellos y permite que la cabeza del profesional se ocupe sólo de aquello que es importante. Del resto se encarga el sistema.
