No hace falta ser un científico de la NASA para resolverlo, pero para las empresas sigue siendo problemático coordinar sus sistemas de software provistos por terceros con las licencias que les dan derecho a operarlos: los números raramente coinciden.

En el pasado, la principal preocupación era la escasez de licencias. O sea, el uso de software para el cual la empresa tenía licencias, lo que la exponía a acciones legales, multas y hasta al retiro de la aplicación en cuestión. Hoy en día, el exceso de licencias es igualmente preocupante, e implica también pagar por software, soporte y mantenimiento de algo que no se está usando.

Los gerentes de Sistemas tienen razón en inquietarse: “Si uno no lo hace bien, puede verse en dificultades. Los problemas generalmente empiezan con las compañías que tienen 250 usuarios o más , comenta Ranjit Aulek, socio en el área de Servicios de Licencia de la consultora PwC.

Cuestión de medida

En esencia, una licencia para una empresa grande cubre el uso del software por cualquier persona que esté empleada por la compañía y, generalmente, el precio se pacta entre la firma vendedora y el cliente sobre la base de la cantidad de empleados.

Pero el número de personas que en realidad usa el software puede ser sustancialmente menor, lo que implica que la empresa está pagando por lo que no usa. El hecho de poder probar exactamente cuánta gente utiliza el software es un primer paso para reducir el número de licencias innecesarias.

Simon Scarrott, titular de Desarrollo de Negocios de Compass Management Consultants, sugiere que se puede ahorrar hasta 12% con la eliminación del software que se compró pero que nunca se utilizó. Las fusiones y adquisiciones, por ejemplo, son fuente del denominado “shelfware (sistemas que se compran pero que no se implementan). Investigaciones realizadas por Computacenter, la compañía internacional de IT, llegaron a la conclusión de que, tras una fusión, un CIO enfrenta un “campo minado de obligaciones y de temas legales relacionados con el software .

Sin embargo, si se lo racionaliza, ofrece sustanciales beneficios financieros. David Mitchell, ejecutivo de la consultora Ovum, estima que entre el 30% y el 50% del ahorro que puede obtenerse con una fusión provendrá del área de IT y hasta el 40% corresponderá al software. Además, el software no ingresado en el registro de activos de la compañía puede restarle valor al negocio, a menudo valuado en millones de dólares.

John Lovelock, CEO de la Federación Contra el Robo de Software, dijo recientemente que su organización “trabaja con alrededor de 8.000 compañías en el Reino Unido, muchas de las cuales han encontrado, al hacer su inventario, computadoras en armarios, bajo las escaleras y en los depósitos, olvidando que todas esas licencias corresponden a software válido que podrían usar cuando vuelvan a necesitarlo . “Controlar y hacer una lista de cada porción de software, lo mismo que el hardware, es una forma de asegurar que esos activos podrán volver a utilizarse , agregó.

Auditorías

Sin embargo, mantener el control sobre el software puede resultar difícil. Theresa Bui Friday es CEO de Palamida, una compañía con sede en San Francisco cuyo software puede identificar automáticamente todos los programas de terceros que una empresa ha instalado en sus computadoras. La aplicación de Palamida, que tiene entre sus clientes a Microsoft y Avaya, es capaz de identificar 780.000 programas de terceros diferentes en todas sus variantes.

Un factor que explica el crecimiento del software no registrado en las empresas es que, actualmente, es común que las grandes compañías tengan departamentos de IT con miles de técnicos con derecho a comprar e instalar software externo.

Bui Friday, de Palamida, cita al CEO de un importante grupo de seguros que emplea a 2.000 profesionales de IT, quien dijo: “Ahora tengo otros 2.000 encargados de compras. El software y las licencias entran a la corriente sanguínea de nuestra compañía y no tenemos manera de seguirle el rastro .

Pero Scarrott, de Compass Management Consultants, agrega que esos patrones de compras reflejan un gerenciamiento descuidado. “La gente está comprando de una manera bastante perezosa. Para cubrirse, adquieren la licencia de una gran empresa sin preguntarse si realmente van a necesitar tanto software , argumenta.

Hay respuestas, pero no son mágicas. Implican el trabajo difícil de realizar una auditoría de todo el hardware y el software que se emplea en una compañía. Lovelock comenta que “las empresas que tienen una flota compuesta por un par de cientos de automóviles generalmente tiene un gerente de Flota. El valor del software en una organización es probablemente mayor que el valor de los autos, pero no hay un gerente de Licencias .

En caso de existir, ese individuo debería combinar las responsabilidades técnicas y fiscales con la capacidad de opinar sobre los requisitos de la compañía en materia de tecnología y telecomunicaciones.

Software como servicio

La popularidad reciente de la virtualización, que implica correr aplicaciones y múltiples sistemas operativos en una misma máquina, presenta un nivel nuevo de complejidad. Lovelock explica que si una organización no ejerce control sobre la política de adquisición de software antes de intentar la virtualización, puede estar pronto en dificultades.

Ranjit Aulek, de la consultora PwC, resalta la importancia de un nuevo estándar para administrar un activo como el software, el ISO/IEC 19770-1 -lanzado el año pasado-, que está siendo sometido a prueba en el Reino Unido antes de que esté disponible en todo el mundo.

Mirando hacia el futuro, el advenimiento del “software como servicio , que permite que los clientes compren o alquilen software sólo cuando lo necesitan, recibiéndolo a través de Internet, podría ser el fin del problema de la escasez o del exceso de licencias.

Pero “puede faltar un poco para que el software como servicio abarque a todo el sector -advierte Aulek-. Mientras tan-to, existe un riesgo real de que muchas compañías no estén cumpliendo con sus obligaciones legales o bien estén pagando demasiado por software que no necesitan .

Traducción: Graciela Rey