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Cada comienzo de año, millones de trabajadores en Estados Unidos reciben el mismo papel de su empleador: el Formulario W-2. Este documento es la base para presentar la declaración de impuestos y entender cuánto se ganó y cuánto se retuvo durante el año.
Qué es el Formulario W-2
El Formulario W-2 (Wage and Tax Statement, o Declaración de Salarios e Impuestos) es el comprobante que el empleador entrega a cada empleado para informar cuánto le pagó durante el año y cuántos impuestos le retuvo de su sueldo.
El empleador está obligado a enviar el W-2 antes del 31 de enero de cada año, para que el trabajador tenga tiempo de preparar su declaración. Además, una copia va directamente al gobierno.
Qué información incluye
El W-2 resume, en distintas casillas, los datos clave del año laboral. Los más importantes son:
- Salario total (Casilla 1): el sueldo, salarios y propinas sujetos a impuesto federal.
- Impuesto federal retenido (Casilla 2): cuánto se descontó del sueldo para el impuesto federal a la renta.
- Salarios y retenciones del Seguro Social (Casillas 3 y 4).
- Salarios y retenciones de Medicare (Casillas 5 y 6).
- Salarios e impuestos estatales (Casillas 15 a 17), cuando corresponde.
También figuran los datos del empleado (incluido su número de Seguro Social), los del empleador y ciertos códigos especiales (por ejemplo, aportes a planes de retiro).
Para qué se usa
El W-2 es la pieza que se vuelca en la declaración de impuestos (Formulario 1040). Con esa información, el contribuyente calcula si pagó de más durante el año, le corresponde un reembolso, o si todavía debe dinero al fisco.
Sin el W-2, un empleado no puede completar correctamente su declaración anual.
W-2 y 1099: no son lo mismo
Es habitual confundirlos, pero apuntan a situaciones distintas:
- El W-2 es para empleados en relación de dependencia, a quienes el empleador les retiene impuestos.
- El 1099 es para trabajadores independientes o por cuenta propia, que en general no tienen retenciones y deben encargarse ellos mismos de sus impuestos.
Qué hacer si el Formulario W-2 no llega o tiene errores
Si al comenzar el año el W-2 no llegó, el primer paso es reclamarlo al empleador y verificar que tenga la dirección correcta. Si hay un error en los datos (nombre, número de Seguro Social o montos), también hay que pedir una corrección antes de presentar la declaración, para evitar problemas con el fisco.