Los 5 trucos de Excel que debes saber para que te vaya mejor en el trabajo: son facilísimos y así se hacen

A la hora de tener una entrevista laboral o al preparar tu currículum, no sólo debes destacar aspectos de tu personalidad sino también todas las habilidades profesionales que hacen que te destaques del resto. De este modo, el manejo de datos es una de las habilidades más buscadas por los reclutadores.

De este modo, la aplicación por excelencia más utilizada para esta función es Excel. Si bien puede que resulte complejo, hay varias funciones que te simplificarán la vida y te ahorrarán tiempo, además de que harán que tus tareas no sean tan complejas.

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5 trucos de Excel que te simplificarán la vida Y SON ESENCIALES PARA EL TRABAJO

De este modo, si eres principiante muchas veces Excel parece imposible de usar. Sin embargo, existen algunos métodos que te serán de mucha utilidad a la hora de armar planillas con datos y te harán que todo sea menos tedioso.

Por eso mismo, estos son algunos de los mejores trucos que probablemente desconoces, y te serán claves a la hora de trabajar:

1. Ctrl + Shift para seleccionar

Hay formas mucho más rápidas de seleccionar un conjunto de datos que usar el ratón y arrastrar el cursor, especialmente en una hoja de cálculo que podría contener cientos de miles de filas o columnas.

De este modo, debes hacer clic en la primera celda que desea seleccionar y mantener presionadas las teclas Ctrl+Shift, luego presionar la flecha hacia abajo para obtener todos los datos en la columna de abajo, la flecha hacia arriba para obtener todos los datos de arriba, o la flecha hacia la izquierda o hacia la derecha para obtener toda la fila (a la izquierda o a la derecha).

Luego tendrás que combinar las direcciones y podrás obtener una columna completa, así como todo lo que se encuentra en las filas de la izquierda o la derecha. Debes tener en cuenta que solo seleccionará celdas con datos (incluso datos invisibles).

2. Múltiples celdas con los mismos datos

Por alguna razón, es posible que debas escribir lo mismo una y otra vez en las celdas de una hoja de trabajo, algo que muchas veces resulta tedioso y mismo agotador.

Para remediar esto, simplemente tendrás que hacer clic en todo el conjunto de celdas, ya sea arrastrando el cursor o manteniendo presionada la tecla Ctrl mientras haces clic en cada una. Escríbelo en la última celda, luego presione Ctrl+Enter (no solo Enter); lo que escribiste va a cada celda seleccionada.

Esto también funciona con fórmulas y cambiará las referencias de las celdas para que funcionen con cualquier fila/columna en la que se encuentren las otras celdas.

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3. Pegado especial con fórmulas

Digamos que tienes una gran cantidad de números en formato decimal que deseas mostrar como porcentajes. El problema es que el número 1 no debería ser 100%, pero eso es lo que te da Excel si simplemente haces clic en el botón Estilo de porcentaje (o presionas Ctrl-Shift-%). Quieres que 1 sea 1%. Así que tienes que dividirlo por 100. Ahí es donde entra el Pegado especial.

Primero, tendrás que escribir 100 en una celda y copiarlo. Luego, selecciona todos los números que deseas volver a formatear, selecciona Pegado especial, haz clic en el botón de opción "Dividir" y, ya está: tendrás números convertidos en porcentajes. Esto también funciona para sumar, restar o multiplicar números al instante, obviamente.

4. Crea plantillas con gráficos

Si tienes un cuadro con varios datos ingresados, puedes hacer un gráfico de cualquier formato para mostrar la información de una forma más creativa en una presentación de trabajo, por ejemplo.

Además, existen imágenes prediseñadas que se pueden cortar y pegar: billetes de dólar para mostrar los dólares gastados, gotas de agua para costos de plomería, ese tipo de cosas. Ojo, mezclar y combinar demasiados elementos puede hacer que el gráfico sea imposible de leer.

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5. Guarda gráficos como plantillas

Si bien Excel cuenta con una amplia variedad de gráficos, muchas veces es difícil encontrar un modelo predeterminado que se adecúe al que quieres crear y presentar. Afortunadamente, Excel tiene la capacidad de personalizar todos los gráficos, y una vez terminado, podrás guardarlo como plantilla.

Una vez que haz perfeccionado un gráfico, haz clic con el botón derecho en él, selecciónalo, guárdalo como plantilla y vuelve a guardarlo como archivo extensión CRTX en tu carpeta de Plantillas de Microsoft Excel predeterminada.

Una vez hecho esto, aplicar la plantilla es pan comido. Sólo tendrás que seleccionar los datos que deseas graficar, ir a la pestaña ''Insertar'', hacer clic en Gráficos recomendados, ir a la pestaña ''Todos los gráficos'', después clickear en la carpeta ''Plantillas'' y en el cuadro ''Mis plantillas'', elegir la que desees aplicar y hacer clic la opción de aceptar.

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¿Cómo descargar Excel y qué otras alternativas existen?

Si quieres descargar Excel en tu portátil, sólo tendrás que suscribirte al paquete Office 365, que también incluye otros programas como Word y Power Point y descargarlo. El paquete recomendado para una persona tiene un precio de 69 euros al año, aunque existen otros paquetes familiares también disponibles.

Si no quieres descargar este programa, Google Sheets es una alternativa similar, aunque cuenta con sus diferencias. Para acceder a esta aplicación, sólo tendrás que tener una cuenta de Google y así podrás también acceder a otras funciones.