A fines de los '80, el dueño de Teram, una empresa dedicada a la importación y exportación, contaba con una oficina en pleno centro porteño. Tenía un empleado, dos secretarias y un cadete. Una vez por mes, recibía a los contadores para ordenar las cuestiones impositivas. El empresario le dictaba las cartas a la secretaria, que tipeaba y ensobraba la correspondencia; el cadete se ocupaba de ir al correo y de los trámites bancarios, además de comprar los insumos para la oficina y la comida para todos cada mediodía. La otra secretaria atendía a los clientes, el teléfono y la puerta.

Hoy, Monika Golla, su nuera, tiene una pyme de arquitectura empresaria en Zona Norte. Sin secretaria ni cadete, escribe sus propios correos electrónicos y atiende el teléfono, el celular y Skype. También, abre la puerta a los clientes y les trae café. Se maneja con home banking online, emite facturas electrónicas, pide la comida por teléfono y los insumos para la oficina llegan por delivery. Sin embargo, sin personal y con toda la tecnología a su favor, no genera ganancias para afrontar esos cuatro sueldos que su suegro sí lograba.

Nadie duda de que la nube e Internet, como generalización, les están ahorrando a las empresas metros cuadrados de oficina, costos de reclutamiento y gastos en cadetes, líneas telefónicas, traslados y papel. Sin embargo, tras un sondeo entre expertos en tecnología, administradores de empresas y economistas para ponerle un número a ese ahorro, nadie se anima a dar un número concreto.

Es obvio que las nuevas maneras de hacer negocios, atravesadas y posibilitadas por los avances tecnológicos, incidieron en los costos de las compañías. Lo que queda analizar es si ese presunto ahorro se ha derramado hacia las pymes locales.

Un caso concreto: la utilización de los recibos de sueldo virtuales. Swiss Medical Group, con turecibo.com, redujo un 85% el gasto que implicaba el proceso de pago a sus 10.500 empleados repartidos en todo el país, confía Alejandro Salvarezza, su gerente Corporativo de RR.HH.. El ejecutivo cuenta que ahorra $ 70.000 al año en papel y tóner y $ 252.000 anuales en las 200 horas hombre que le demandaba el procesamiento de los sobres y sus recibos, además de los $ 2.000 mensuales por año que implicaban contratar cinco cajas mensuales para guardar durante 10 años los recibos en firmas del tipo Iron Mountain o Conteman.

Está claro que la "empresa grande" puede no solo hacer la inversión, sino también afrontar el costo del cambio, pero ¿es esto posible para una pyme?

"Un buen corte a la hora de decidir la inversión pueden ser las 100 personas. Cerca de ese número está la línea que separa el hacer o no el cambio", afirma Gabriel Boero, presidente de Intersoft, la empresa que comercializa Denarius Recibos Digitales.

Lo que más complica, cuenta Boero, es el expediente que hay que abrir frente al Ministerio de Trabajo. "Armarlo, presentar estatutos, responder preguntas, poner gente a seguirlo. Es eso lo que hace desistir a las empresas chicas, porque no tienen estructura. Si fuera inmediato o más sencillo en lo operativo, la mayoría lo adoptaría", acota.

La frase de Boero remite a un debate obligado: ¿una firma es pyme por su facturación o por la cantidad de gente que trabaja?

La biblioteca está dividida al respecto, pero la versión de Atilio Penna, consultor experto en este tipo de compañías, aclara: "Va a ser pyme aquella empresa cuyo conjunto de gerentes sea pequeño y no la cantidad de empleados. La cantidad de empleados o la facturación no le da la categoría", asegura.

Más del 60% de las pymes argentinas tienen menos de un gerente, o sea, el dueño es su propio jefe que hace trabajo operativo y el resto del día va al banco, se reúne con el contador y ve a los abogados por un juicio laboral. "A lo gerencial le dedica unas horas a la semana, es como un gerente a tiempo parcial", explica Penna. Al momento de contratar "La tecnología contribuyó a reducir costos en el mundo de los RR.HH., tanto en capacitación como en reclutamiento", asegura la consultora Liliana Moya. Hace 15 años, para reclutar personal, había que poner un aviso y abrir manualmente los sobres con los CVs que llegaban a la oficina. "Llegar a seleccionar a alguien podía llevar un mes o 45 días. Recibías de a miles. Tenías que contratar a alguien para que los abriera durante la noche, así estaban disponibles para ser leídos en la mañana. Hoy, un par de selectoras, que se mueven en las redes sociales, pueden manejar 300 búsquedas por mes. No son los vinculados a la tecnología disponible los factores que expulsan a la pyme de ese escenario de ahorros acumulados, sino los relacionados a lo cultural", dice.

En este sentido, la consultora agrega: "Los problemas de la pyme son por cosas anteriores a poder pensar una gestión en la virtualidad. En general, no tienen estructura de RR.HH. y, por eso, se benefician menos de la tecnología de reclutamiento".

En la medida que las pymes tiendan a profesionalizar sus procesos, lo tecnológico le será un aporte importante, pero primero tiene que darse esa profesionalización.

El costo del recruiting bajó, ya sea porque el precio del proceso se redujo y porque la demora asociada se acortó. "Si encima se hace una búsqueda interna, con un teléfono y una buena base de datos, esos costos tienen que haber bajado", confía Ana Renedo, de Up Consulting.

Sin embargo, para las pymes estos ahorros tampoco representan mucho. Es más ahorrativa con sus recursos humanos, ya que manejan menos procesos y requerimientos de información.

"Cuando sos grande, tenés mucho que hacer para la casa matriz y para tus accionistas. En la pyme, el dueño está cerca y esos ahorros los ves en el cúmulo de trabajo que no hacés", agrega Renedo.

Quizá por eso, Bumeran tarda en prender en ese ámbito. "Es raro que una empresa grande no nos conozca, pero en las pymes nos falta", dice Federico Villa, Country Manager de Bumeran.com. "Tengo 5.500 pymes clientes, pero en la Argentina hay 300.000", acota.

"Los ciclos de la economía en países emergentes como el nuestro son como un serrucho, y las empresas medianas y chicas no pueden proyectar al mediano plazo y no tienen horizonte de inversión. Sus dueños son inteligentes y creativos, pero nuestras economías, con crecimientos y crisis muy marcadas, matan a cualquiera", reconoce. El otro lado del negocio La visibilidad y la venta son las dos áreas donde la pyme reconoce que "lo tecnológico" puede ayudarla. Una reciente encuesta de Google entre pymes reveló que estas usarían Internet para incrementar las visitas a sus negocios en la calle, recibir más llamadas telefónicas y para que las personas que navegan llenen formularios con sus datos en la web para luego llamarlos, en ese orden.

En el cuarto lugar, las empresas afirman buscar ventas online y, en último puesto, mejorar el branding, datos que confirman el nivel de sofisticación en materia de negocios que manejan las pymes argentinas.

"La que aún no entró en Internet es porque está con temas más urgentes. Solo necesitan tres horas para llamarnos y dos horas de su tiempo para aprender a abrir una cuenta", dice, entre guiños, Víctor Valle, director Comercial en Google Argentina. "Con una inversión muy chica y mucho cerebro, pueden competir en forma y lugar con las campañas publicitarias de empresas grandes", asegura.

Quince años atrás, el costo de entrada a las grandes ligas implicaba pagar un aviso por anticipado, a valores que eran imposibles. "En televisión, los costos eran prohibitivos, pero hoy la gente pasa más tiempo online y pueden ser encontrados por clientes potenciales a un costo más competitivo", agrega Valle, quien reconoce que las pymes son su principal canal de crecimiento.

Lucaz Zew, uno de los dueños de sillones Firena, empresa familiar que, hasta 2008, repartía volantes en la calle y ponía avisos en las revistas del cable, la dominical de un importante diario argentino y la antológica Guía de la Industria, invertir en Google Adwords le dio "la posibilidad de competir con Ford Motor Company".

Con el mismo presupuesto publicitario que usaba para medios tradicionales, duplicó sus ventas. Empezó probando con $ 20 diarios y, al ver que las respuestas aumentaban, fue incrementándolo. Sin embargo, la profesionalización no fue una decisión, sino un escape a la crisis.

"Cuando ocurrió la crisis del campo, no se vendía nada y pensábamos cerrar. Yo, que estaba viendo departamentos para mudarme, me di cuenta de que la gente se sentaba en sillones mediocres mientras miraba televisión en pantallas descomunales. También me di cuenta de que la gente joven no compraba el diario y me pregunté cómo llegar a esta gente", confiesa Zew.

En el estudio Sambrizzi y Asociados, el cambio al programa de productividad Office 365, el paquete para pymes lanzado hace dos años en la Argentina, se decidió luego de que un virus se metiera en el Lex Doctor y les hiciera perder valiosa información de los juicios que estaban llevando.

Se dio, además, que varios socios del estudio, residentes en Zona Norte, decidieron abrir una oficina por San Isidro "y necesitaban una herramienta ágil para poder tener la información en la nube o algún lugar donde acceder de manera rápida y segura", afirma Eduardo Sambrizzi (h).

La penetración de la tecnología en pymes como la de Sambrizzi es lenta, pero el 55% de las empresas que implementaron tecnologías de productividad en la nube reconoce que aumentó su eficiencia y productividad y el 43% notó que el trabajo se hizo más flexible, según cifras de Microsoft.

También, confiesan que ahorraron en materia de infraestructura IT (55%), prevención de contingencias y back-up (18%) y licenciamiento de software (12%).

Las estadísticas confirman algo que se escucha mucho. En lo atinente a la tecnología, a la pyme argentina le preocupa la seguridad de su información y el quedar atado a un técnico que no pueda afrontar. "No tengo un especialista, me dicen. No tienen un área con personal ni full time ni contratado porque para ellos sería un costo", explica Ezequiel Glinsky, director de Nuevas Tecnologías de Microsoft para Argentina y Uruguay.

Todas las tecnologías que tengan como finalidad bajar costos tendrán espacio en las pymes, siempre y cuando el cambio de los sistemas sea una operación sencilla, señala Penna.

A las pymes, especialmente las lideradas por personas de mediana edad, les sigue costando lo tecnológico. "Podrían valerse de sus avances, pero habría que reorganizar procesos y procedimientos para que eso sucediera y no pueden. Para esas empresas, tres meses es mediano plazo", agrega el consultor Sebastián Mónaco.

El empresario pyme, en más del 80% de los casos, vive en tareas operativas y tiene poco espacio para llevar adelante un proyecto de cambio de sistemas. "Uno de los factores por los cuales las nuevas tendencias tardan mucho en entrar en la pyme es que están absorbidos en su capacidad o en su agenda, haciendo tareas detrás del mostrador o en la fosa de arreglar un auto o detrás de un torno", afirma Penna.

El teletrabajo, por su parte, otra opción muy adoptada en las firmas grandes, tampoco penetrará, para Penna, en las pymes. "Son empresas del mundo concreto, donde el concepto de trabajo tiene que ver con moverse. Trabaja el que está, el que llega temprano, el que no se levanta ni para ir al baño, no así el que trabaja desde su casa", ejemplifica. "No compran la idea de las redes sociales porque tienen la idea de que es para perder el tiempo, para hacerse amigos", agrega Mónaco. Evidentemente, el camino es largo y todavía hay mucho por hacer.