El fin de un año y el comienzo de otro suele ser un buen momento para analizar aciertos y errores. Se trata de estudiar cuáles fueron las acciones que permitieron un crecimiento para la Pyme, y cuáles no aportaron demasiado.
“Es necesario realizar un doble análisis: uno que se refiera a lo cuantitativo y otro a lo cualitativo , explica Manuel de Marino, titular de la consultora MDM/Manuel de Marino.
En tanto, Rubén Papajorge, Consultor de Global Business Consulting, comenta que “el proceso de revisión que se sucede en las organizaciones a fin de cada año permite analizar de manera objetiva los distintos escenarios que han condicionado el accionar de las decisiones empresariales .
Volviendo al doble análisis, cuando se habla del aspecto cuantitativo hay varios puntos que conviene no olvidar:
Profundizar el análisis
Pero más importante aún que esta revisión numérica es hacer un estudio cualitativo de la Pyme.
Es en este punto conviene detenerse para poder diferenciar las buenas acciones comerciales de las inútiles. Algunas de las variables que pueden servir de guía en esta etapa son:
º Si la empresa podría vender más
º Si la empresa se encuentra dentro del segmento de clientes que se quiere
º Chequear que no se haya concentrado excesivamente la cartera de negocios lo cual la tonaría vulnerable a la empresa.
En cuanto a la situación productiva ‘cabe aclarar que no sólo las empresas manufactureras pueden hacer un análisis de su situación productiva. Las empresas de servicios, comercios y distribuidores, entre otras también poseen un área de ’producción’ aunque no sea tan evidente como en las manufactureras‘, explica De Marino.
En este sentido, las preguntas a hacerse son: ¿qué pasó durante el año con la calidad de esa producción, la cual depende tanto de la infraestructura (inversión en equipamiento, por citar una variable), como de sus recursos humanos, y sus procedimientos?.
Por último, en relación a su situación organizacional, el empresario Pyme cada año debería ‘revisar las funciones, las jerarquías del organigrama y cuál ha sido el desempeño de los empleados de la empresa. También le corresponde evaluar si los sistemas de organización interna de la empresa son los correctos‘, agrega. De Marino.
Son elementos que a pesar de ser muchas veces ignorados, forman parte del balance anual y que no se ven reflejados en los estados contables.
Coyuntura global
De todos modos, no se puede ignorar que todas las Pyme están insertas en un segmento económico determinado, en una región del mundo y un país particular, que a pesar de ser factores externos, limitan su crecimiento.
‘Existe un escenario global, uno regional y otro nacional de puertas hacia fuera que permanentemente alteran la política de negocio de las empresas. Justamente, la evaluación de cada uno de estos escenarios permite armar un cuadro de situación general donde posicionar a la Pyme trazando objetivos posibles para los períodos siguientes‘, explica Papajorge.
Es en este contexto que aparece el método de análisis F.O.D.A (Fortalezas-Oportunidades-Debilidades-Amenazas). ‘Es un concepto que forma parte del ABC del management estratégico y por lo tanto de las verdades universalmente aceptadas‘, asegura De Marino.
Se trata, en teoría, ‘de lograr que la Pyme, apoyándose en sus fortalezas puedan capitalizar las oportunidades y neutralizar las amenazas, mientras apuntalan sus debilidades‘, cuenta.
Es un sistema que a primera vista parecería ser el ideal a la hora de repasar los resultados del año pero es relativo. La mayor desventaja es que ‘el empresario Pyme nunca anota las fortalezas y debilidades objetivamente, sino que están teñidas por su propia subjetividad y su cultura gerencial‘, explica.
Por lo tanto, el F.O.D.A. a pesar de ser un sistema útil para evaluar la empresa debe hacerse concienzudamente y preferentemente por un tercero ajeno al negocio que seguramente tendrá una visión más objetiva.
Depende de la sagacidad del empresario el transformar las amenazas en oportunidades y las debilidades en fortalezas. Un ejemplo puede ser asociarse con la competencia para enfrentar a un nuevo jugador más fuerte.
Planificación estratégica
‘Hoy en día, las Pyme tienen más posibilidades de mejorar sus negocios que antes cuando este tipo de análisis era sólo accesible para las grandes empresas. Lo que ocurre es que muchas de las Pyme no advierten esta posibilidad porque están completamente absorbidas por la gestión del día a día y no se plantean una planificación estratégica a corto, mediano y largo plazo‘, sostiene Rodolfo Gonzalez, Consultor de Global Business Consulting.
Por eso, una vez realizado el balance del 2004 sólo resta proyectar el año que se avecina.
En este sentido, ‘el proceso de planificación no debe entenderse como un acto de futurología o de adivinación de posibles hechos inciertos del futuro, sino que supone la ubicación en el futuro de los objetivos deseados, como un acto de anticipación, pero desde la óptica del presente, y mediante un análisis retrospectivo determinar la mejor utilización de los recursos disponibles‘, aclara Papajorge.
En cuanto a las previsiones macroeconómicas para 2005 ‘todo indica que será de crecimiento importante para el país. Pero, es cierto también que la mayoría de las Pyme fueron muy hábiles para adaptarse a políticas de supervivencia en un contexto de recesión, por eso el crecimiento les plantea un marco completamente diferente, en el que ciertos hábitos históricos pueden resultar fatales‘, explica De Marino.
En tanto, el presupuesto anual es la expresión en números de lo que la empresa planea hacer, por eso ‘conviene siempre manejarse con cautela y fundamentando bien cualquier variación sobre el 2004 para evitar que terminen siendo meras expresiones de deseos gerenciales‘, dice.
En esta suerte de cuadro de ganancias y pérdidas presupuestado mes a mes se pueden adelantar dos ejes que no deben descuidarse.
En primer lugar, la capacidad productiva de la Pyme porque si aumenta la demanda y la empresa no conoce sus propios límites, se pueden plantear desajustes para cumplir con los pedidos.
‘Quizá en 2005 sea más fácil conseguir clientes, pero la pregunta es si la propia Pyme está preparada para proveer a sus clientes en forma satisfactoria, manteniendo la calidad y respondiendo a las necesidades del mercado‘, comenta De Marino.
La gestión de los recursos humanos es el otro factor que debe cuidarse de cerca porque comienza a escasear la mano de obra capacitada, lo cual la torna más cara. ‘Ya no es tan fácil conseguir gente calificada para reponer un puesto saliente, por eso conviene invertir en capacitación para retener al personal como una medida preventiva‘, explica.
En cuanto a los costos, habrá que prepararse para un ‘aumento de las presiones inflacionarias porque si se fomenta la demanda pero el circuito productivo no genera mayor capacidad material, los empresarios tenderán a fabricar la misma cantidad de bienes y a colocarlos a un precio mayor‘, concluye.
PARA LOGRAR UN BUEN BALANCE
º Al fijar los objetivos el empresario Pyme debe preguntarse si son alcanzables y si las políticas que se definieron apuntan a que se cumplan.
º La comunicación interna es básica para que se entiendan los objetivos propuestos
º Analizar no sólo los estados contables sino también revisar los sistemas internos de organización y jerarquías de la empresa.
º A la hora de la planificación estratégica, deben considerarse las perspectivas del sector, el posicionamiento de la empresa, los objetivos de rentabilidad, los recursos disponibles, el análisis de la competencia, la participación de mercado, lo que sucede en el entorno y cómo está actuando la propia Pyme en ese contexto. º Cuando se calcula el presupuesto anual en base a un año anterior exitoso, conviene mantener una actitud de cautela y la visión de un tercero ajeno al negocio.
El análisis F.O.D.A es una herramienta de management para hacer un cuadro de la situación actual de la empresa y poder diagnosticar a largo plazo nuevos objetivos.
Fortalezas: son los recursos y capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia.
Oportunidades: son aquellas posibilidades favorables que se deben reconocer o descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.
Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la competencia.
Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.
En primer lugar, preguntarse qué pasó con las ventas del año, analizando cada mes en relación al año anterior e intentando ver si los resultados de la empresa se condicen con lo esperado.
Siempre conviene hurgar en las causas de los resultados, sean positivos o negativos para poder corregirlos o potenciarlos (en caso de que sean buenos) en el futuro.
En segundo lugar es necesario revisar los costos de la Pyme. Este factor es clave porque ‘muchas empresas han tenido cifras satisfactorias de ventas durante el año que están cerrando, pero los costos han crecido aún más, lo cual indica márgenes decrecientes‘, remarca De Marino. Se trata de una situación muy frecuente porque ‘la demanda creció pero también la competencia en cada sector‘.
En este sentido, cabe la pregunta sobre si la incidencia de los costos sobre las ventas equivale al margen bruto que se está obteniendo.
El último punto clave son los gastos que generó el negocio. Esto implica analizar tanto los egresos administrativos, comerciales como financieros para poder establecer qué efecto tuvieron en los resultados anuales de la empresa.
Profundizar el análisis
Pero más importante aún que esta revisión numérica es hacer un estudio cualitativo de la Pyme.
Es en este punto conviene detenerse para poder diferenciar las buenas acciones comerciales de las inútiles. Algunas de las variables que pueden servir de guía en esta etapa son:
Si la empresa podría vender más
Si la empresa se encuentra dentro del segmento de clientes que se quiere
Chequear que no se haya concentrado excesivamente la cartera de negocios lo cual la tonaría vulnerable a la empresa.
En cuanto a la situación productiva “cabe aclarar que no sólo las empresas manufactureras pueden hacer un análisis de su situación productiva. Las empresas de servicios, comercios y distribuidores, entre otras también poseen un área de “producción‘ aunque no sea tan evidente como en las manufactureras , explica De Marino.
En este sentido, las preguntas a hacerse es: qué pasó durante el año con la calidad de esa producción, la cual depende tanto de la infraestructura (inversión en equipamiento, por citar una variable), como de sus recursos humanos, y sus procedimientos.
Por último, en relación a su situación organizacional, el empresario Pyme cada año debería “revisar las funciones, las jerarquías del organigrama y cuál ha sido el desempeño de los empleados de la empresa. También le corresponde evaluar si los sistemas de organización interna de la empresa son los correctos , agrega. De Marino.
Son elementos que a pesar de ser muchas veces ignorados, forman parte del balance anual y que no se ven reflejados en los estados contables.
Coyuntura global
De todos modos, no se puede ignorar que todas las Pyme están insertas en un segmento económico determinado, en una región del mundo y un país particular, que a pesar de ser factores externos, limitan su crecimiento.
“Existe un escenario global, uno regional y otro nacional de puertas hacia fuera que permanentemente alteran la política de negocio de las empresas. Justamente, la evaluación de cada uno de estos escenarios permite armar un cuadro de situación general donde posicionar a la Pyme trazando objetivos posibles para los períodos siguientes , explica Papajorge.
Es en este contexto que aparece el método de análisis F.O.D.A. (Fortalezas-Oportunidades-Debilidades-Amenazas). “Es un concepto que forma parte del ABC del management estratégico y por lo tanto de las verdades universalmente aceptadas , asegura De Marino.
Se trata, en teoría, “de lograr que la Pyme, apoyándose en sus fortalezas puedan capitalizar las oportunidades y neutralizar las amenazas, mientras apuntalan sus debilidades , cuenta.
Es un sistema que a primera vista parecería ser el ideal a la hora de repasar los resultados del año pero es relativo. La mayor desventaja es que “el empresario Pyme nunca anota las fortalezas y debilidades objetivamente, sino que están teñidas por su propia subjetividad y su cultura gerencial , explica.
Por lo tanto, el F.O.D.A. a pesar de ser un sistema útil para evaluar la empresa debe hacerse concienzudamente y preferentemente por un tercero ajeno al negocio que seguramente tendrá una visión más objetiva.
Depende de la sagacidad del empresario el transformar las amenazas en oportunidades y las debilidades en fortalezas. Un ejemplo puede ser asociarse con la competencia para enfrentar a un nuevo jugador más fuerte.
Planificación estratégica
“Hoy en día, las Pyme tienen más posibilidades de mejorar sus negocios que antes cuando este tipo de análisis era sólo accesible para las grandes empresas. Lo que ocurre es que muchas de las Pyme no advierten esta posibilidad porque están completamente absorbidas por la gestión del día a día y no se plantean una planificación estratégica a corto, mediano y largo plazo , sostiene Rodolfo Gonzalez, Consultor de Global Business Consulting.
Por eso, una vez realizado el balance del 2004 sólo resta proyectar el año que se avecina.
En este sentido, “el proceso de planificación no debe entenderse como un acto de futurología o de adivinación de posibles hechos inciertos del futuro, sino que supone la ubicación en el futuro de los objetivos deseados, como un acto de anticipación, pero desde la óptica del presente, y mediante un análisis retrospectivo determinar la mejor utilización de los recursos disponibles , aclara Papajorge.
En cuanto a las previsiones macroeconómicas para 2005 “todo indica que será de crecimiento importante para el país. Pero, es cierto también que la mayoría de las Pyme fueron muy hábiles para adaptarse a políticas de supervivencia en un contexto de recesión, por eso el crecimiento les plantea un marco completamente diferente, en el que ciertos hábitos históricos pueden resultar fatales , explica De Marino.
El presupuesto
El presupuesto anual es la expresión en números de lo que la empresa planea hacer, por eso “conviene siempre manejarse con cautela y fundamentando bien cualquier variación sobre el 2004 para evitar que terminen siendo meras expresiones de deseos gerenciales , dice.
En esta suerte de cuadro de ganancias y pérdidas presupuestado mes a mes se pueden adelantar dos ejes que no deben descuidarse.
En primer lugar, la capacidad productiva de la Pyme porque si aumenta la demanda y la empresa no conoce sus propios límites, se pueden plantear desajustes para cumplir con los pedidos.
“Quizá en 2005 sea más fácil conseguir clientes, pero la pregunta es si la propia Pyme está preparada para proveer a sus clientes en forma satisfactoria, manteniendo la calidad y respondiendo a las necesidades del mercado , comenta De Marino.
La gestión de los recursos humanos es el otro factor que debe cuidarse de cerca porque comienza a escasear la mano de obra capacitada, lo cual la torna más cara. “Ya no es tan fácil conseguir gente calificada para reponer un puesto saliente, por eso conviene invertir en capacitación para retener al personal como una medida preventiva , explica.
En cuanto a los costos, habrá que prepararse para un “aumento de las presiones inflacionarias porque si se fomenta la demanda pero el circuito productivo no genera mayor capacidad material, los empresarios tenderán a fabricar la misma cantidad de bienes y a colocarlos a un precio mayor , concluye.
