Vivimos en una sociedad tecnológica donde internet forma parte de nuestra labor diaria, y la gran mayoría de lo que nos rodea se encuentra influenciado por las nuevas tecnologías, por lo que nos encontramos pasando de un paradigma sujeto al papel a uno en soporte digital. Este nuevo paradigma digital, nos lleva a agilizar la comunicación, concentrar la información y sobre todo ahorrar en gastos de papel e impresión.

En este sentido, el recibo de sueldo digital viene a ser una solución frente a la necesidad de las empresas o estudios contables a la hora de evaluar y analizar cómo reducir costos en los procesos.

Se ahorran costos y tiempos de personal en lo que implica la confección, entrega y archivo de los recibos de sueldo impresos de los trabajadores.

Mediante La Resolución 1455/11, el Ministerio de Trabajo, habilita la posibilidad de la emisión de recibos de sueldo, a través de formas electrónicas o digitales, en reemplazo de soporte de papel, siguiendo los requisitos que la misma dispone.

A fin de que un empleador pueda confeccionar los recibos de sueldo de esta forma, como primera medida la normativa establece que debe solicitarse por escrito ante la Secretaria de Trabajo autorización previa para la aplicación efectiva del nuevo formato.

En este sentido la norma dispone en el artículo 2º que la presentación debe cumplir los siguientes requisitos:

El empleador debe fundamentar la solicitud indicando los beneficios que presenta para la empresa y para los trabajadores implementación del nuevo soporte para emisión de recibos.

El universo de trabajadores alcanzado por la medida.

Debe indicar los protocolos y estándares para garantizar la seguridad, autenticidad, autoría, integridad e inalterabilidad de los recibos emitidos bajo la nueva modalidad.

La presentación debe acreditar que el sistema a implementar cumple con los requisitos forma y contenido y contenido del recibo que prevé la LCT.

Declaración jurada del representante legal del empleador con firma certificada por escribano en ejemplar anexo, en cuanto a que la empresa reconocerá la autenticidad de los recibos emitidos conforme al nuevo régimen.

El procedimiento de sustitución del soporte papel, con las modalidades de emisión del recibo suscripto por el funcionario autorizado de la empresa de la empresa y su acuse de recibo por parte del empleador, conteniendo las firmas previstas en la ley 25.506, el decreto reglamentario 2628/72 y normas complementarias. Debiendo garantizarse la recepción del documento por el trabajador mediante su acceso a la Intranet de la organización por canal seguro, por usuario y clave, con plazo adecuado de visualización. Asimismo, se deberán arbitrar los medios para posibilitar su eventual impresión. De manera gratuita por el interesado.

Procesos operativos de flujo electrónico que permitan considerar la trazabilidad de los casos sujetos a este régimen.

Modo de asegurar el pleno acceso de los trabajadores a sus recibos fuera del lugar de trabajo y de forma personal y privada.

Las acciones de contingencia para la guarda y recuperación de los recibos sin alteración de su contenido.

Cabe añadir, que los recibos emitidos con este formato deben contener la siguiente mención: "La empresa reconoce la autenticidad, autoría e integridad del presente documento, cuya emisión ha sido autorizada mediante Resolución S.T. No...."

Una vez presentada la solicitud ante la Secretaría de Trabajo esta evaluará la procedencia de la solicitud y previa opinión de las áreas técnicas y jurídicas se pronunciará sobre su admisibilidad.-

Habitualmente las presentaciones suelen ser rechazadas por la falta de cumplimiento de los requisitos dispuestos en el art. 2º de la resolución 1455/11, por lo cual es importante previo a la presentación de la solicitud poder cerciorarse que el sistema implementado da cumplimiento con todos los requisitos antes enunciados.

Por otra parte, el sistema que implemente el empleador, además de dar cumplimiento a lo anteriormente indicado, debe adecuarse también a las exigencias que sobre forma y contenido del recibo de remuneraciones exige la Ley de Contrato de Trabajo.

Entre ellas, lo dispuesto en el artículo 138 de la LCT, el cual establece que todo pago debe instrumentarse mediante recibo firmado por el trabajador o en las condiciones del artículo 59 de la citada norma, la cual sería resuelto con la firma digital de la Ley 25.506, su Decreto Reglamentario 2628/02 y sus normas modificatorias y complementarias, mediante el empleo de la firma digital exclusivamente, estableciéndose sistemas de comprobación de autoría e integridad, aplicados a cada caso lo que daría respuesta al requerimiento del artículo citado.

Por su parte, el artículo 139 de la LCT impone como requisito formal que el recibo de haberes sea emitido en doble ejemplar, y cumplir con el contenido dispuesto en el artículo 140 de la LCT.ReglamentaciónAdemás de la Resolución 1455/11 y la ley 25.506, su Decreto Reglamentario 2628/02, se han dispuesto las Resoluciones 1362/12 de la ST y 602/13 de la ST que reglamentan dicha emisión de recibos y sus requisitos.

Previendo fundamentalmente la resolución 1362/12 modificada por la R.. 1183/15 de la ST., como obligación de este recibo que las firmas del trabajador y del empleador, su representante legal y/o apoderado en los recibos de pago de salarios u otras formas de remuneración, deberán ser firmas digitales en los términos establecidos por los inc. c) y d), artículo 1° del Decreto N° 2628/02, reglamentario de la Ley N° 25.506.

Cuando el empleador sea una persona de existencia ideal, quien firme los recibos en su nombre y representación deberá contar con el respectivo certificado de persona jurídica.

Los recibos deberán contener dos campos específicos y diferenciados titulados "conforme" y "no conforme" o términos sinónimos, en uno de los cuales deberá impactar la firma del trabajador, según la consideración que éste realice al suscribirlo digitalmente.

Originalmente la resolución 1362/12 permitía en el caso del trabajador que la firma pueda ser emitida tanto en forma electrónica, como digital emitida por certificadores licenciados o no licenciados, mientras que el empleador no podía firmar por medio de firma electrónica, sino a través de firma digital ya sea por certificador licenciado o no licenciado, pero no permitía firma electrónica.

Con la Modificación de la Res. 1183/15 ST en conformidad con lo dispuesto por el Art. 288 del Código Civil y Comercial de la Nación, se determina que para tener validez el Recibo deberá firmarse a través de una firma Digital, emitida por certificador licenciado o emitida por certificadores extranjeros que hayan sido reconocidos en el país.

Por su parte, el Art. 3 modificado por la Res. 1183/15 dispone que El empleador peticionante con carácter previo al dictado del acto administrativo de autorización, deberá presentar en copia papel y en soporte informático los certificados digitales vigentes, emitidos por la Entidad Certificadora Licenciada, en base a los cuales serán firmados digitalmente los recibos por el empleador, o sus representantes legales, o apoderados.

El empleador deberá acompañar, en la misma instancia, una declaración jurada suscripta por la Entidad Certificadora Licenciada, en la que ésta deberá indicar la cantidad total de certificados emitidos y/o a emitir para los trabajadores, precisando el nombre, apellido, tipo y número de documento de identidad y CUIL (Código Único de Identificación Laboral) de cada uno de ellos, como titulares de los certificados."

Por lo cual para poder iniciar el trámite necesariamente debe haber reunido todos los requisitos y contratado tanto el sistema, como la firma digital.

Y por último el Art. 4º dispone que el sistema propuesto deberá contemplar la posibilidad de que el trabajador pueda salvar o guardar copia de cada uno de los archivos que contengan sus recibos digitales, con la factibilidad de hacerlo en un dispositivo de su exclusivo y excluyente dominio; sin perjuicio del cumplimiento de lo previsto en la última parte del inciso f) y en el inciso h) del artículo 2º de la Resolución M.T.E. y S.S. Nº 1455/11.

Como verán los requisitos son numerosos y muy específicos, por lo cual suele solucionarse todos estos a través de la contratación de sistemas que cumplen todos y cada uno de los requisitos fijados por la normativa, permitiendo de esta forma agilizar los plazos de aprobación y pudiendo implementar con mayor celeridad y eficiencia los beneficios del recibo de sueldo digital.

Algunos empleadores actualmente se encuentran implementando sistemas similares a los dispuestos por la Resolución 1455/2011, sin la aprobación correspondiente por parte de la Secretaría de Trabajo, o incluso sin utilizar firma digital, sino electrónica, por lo cual, deberán adecuar sus sistemas a los dispuestos por la Resolución 1455/11 y su reglamentación, contratar certificados de firma digital para ellos y sus empleados, y solicitar la autorización correspondiente a la Secretaría de Trabajo, ya que de lo contrario podrían ser sujetos a sanciones por parte del Ministerio de Trabajo.

El Dr. Fernando Roberto Bianchi es Abogado, integrante del Dpto. Técnico Legal Laboral de ARIZMENDI