Más allá de lo que sentencian los manuales de management y tantos textos sobre la materia, en el día a día de su empresa, los hombres y mujeres que están al frente de las Pymes saben que el momento de delegar llega, inevitablemente, en una firma en expansión. Un momento crítico que, sin embargo, sobreviene sobre una situación positiva: el crecimiento de la organización. En este marco, el arte de delegar cobra otro significado, se vuelve parte de un proceso que debe ser bien conducido.

Hay síntomas claros que confirman este momento de bisagra. “En una empresa que está creciendo, el nivel de facturación supera la capacidad de la persona que está a cargo de las cuentas. Requiere una contabilidad muy ordenada y una complejidad de operaciones que hacen surgir problemas financieros , advierte Jorge Colina, economista jefe de Idesa.

Son varios los momentos en los que una Pyme como estructura se puede encontrar frente a la necesidad de delegar. En primer lugar, “en función de las distintas tareas que constituyen el proceso del negocio. El problema comienza a generarse cuando la estructura crece y aumenta la cantidad de trabajo. Por ejemplo, cuando la estructura tiene un máximo de diez personas, cada uno desarrolla tareas muy específicas, pero cuando crece la demanda, al incorporar más personas se vuelve necesario armar una estructura de delegación. Los que están tienen que, además, enseñar a hacer a los que se incorporan a la empresa. Esta es en definitiva, la definición de delegación , sostiene la consultora de Apyme, Nora Tassistro.La delegación tiene que ver con la práctica de liderazgo, integrado por cinco patas: comunicación, motivación, coaching, negociación y delegación. Entendido como un problema positivo, el abordaje de esta situación requiere:

-Abrir distintas funciones a nuevos grupos de personas

-Armar estructuras con responsabilidades diferenciales

-Comunicar a las personas que ya trabajan allí el proceso, para que tengan clara conciencia de que los nuevos miembros llegan a hacer su aporte a la empresa, no a amenazar su trabajo.

Delegar se considera un arte del managment y este momento llega cuando el hombre de negocios “literalmente llega a un punto que no da abasto y ve esto en los resultados, se torna inefectivo y siente un impacto en su salud personal, con un alto grado de estrés. Entonces, se abre paso a la delegación que forma parte del aprendizaje del empresario Pyme , dice el consultor laboral de MS Coach, Martín Sandoval.

Profesionalizar el management

Conferir tareas a otra persona en función de un objetivo previamente fijado, de eso se trata la delegación. Pero, se delegan tareas, no responsabilidades. “Todo esto es previo a la decisión de profesionalizar el management, que debe ser cumplido en una segunda etapa. Pasar de ser una empresa familiar a una organización manejada por profesionales es un proceso que tiene una maduración , dice Sandoval.

Es decir, si el objetivo es llegar a profesionalizar el management (estado deseado) hay que partir de un estado presente y, necesariamente, atravesar una etapa intermedia “en la que el dueño se debe sacar de encima tareas que no agregan valor a su gestión , aconseja Sandoval.

Por supuesto, en el camino pueden surgir barreras en la delegación, desde ausencia de programas de formación en organizaciones muy rígidas por su estilo de gestión o en aquellas en las que reina el caos administrativo, hasta de los colaboradores y de la propia conducción, situaciones de parálisis y de desconfianza. Además, en el proceso pueden surgir situaciones incómodas, como cuando se transparentan los retiros de los dueños y salarios de las personas más allegadas, generalmente sobredimensionados.

Ayuda profesional

Haciendo la omnipotencia a un lado, cuando llega ese momento de desborde y reconocimiento (“Solo no puedo ), se puede recurrir a ayuda profesional para buscar en quién delegar y para que supervise y acompañe el proceso. Es clave que este consultor sea de confianza del empresario, quien conoce mejor que nadie las conductas de su gente, ya que va a entrar en el núcleo de la Pyme y, si es familiar, en el de la familia. Además, “debe ser alguien formado que acredite un expertise en desafíos similares, capacitado para encontrar los mejores talentos para esa empresa y que oriente la gestión , aconseja Sandoval. No se trata de comprar soluciones sino de dar con un experto que trabaje multidisciplinariamente sobre la situación, proponga varias vías de solución y las contraste con la realidad.

Este asesoramiento puede variar entre $ 100 y $ 300 la hora. Muchas veces, el trabajo previo que consiste en el diagnóstico y el esbozo de la solución, no se cobra. De todos modos, hay que pensar en una consultoría de entre 12 y 48 horas.

“La empresa no puede crecer si la gente no aprende a delegar. Desde los dueños hasta el personal, todos deben entender esto. Por eso hay ciertos pasos a seguir: encontrar a la persona adecuada en quien delegar, ser claro en la función que va a cumplir esa persona, tener la convicción total de que se delega la autoridad pero no la responsabilidad y aplicar técnicas de liderazgo y conducción , dice la consultora Estela Pereyra Baker. “Un error frecuente en los empresarios pyme es que ayudan a sus nuevos colaboradores a tropezar y cometer errores para confirmar que nadie hace el trabajo mejor que ellos. Para eso, seleccionan siempre gente que no le sirve o los llevan sistemáticamente al error. Esa es la trampa mortal de la delegación , agrega.

¿Cómo se busca un buen gerente? “Parecería más fácil cuando el profesional es un heredero del dueño, aunque corre el riesgo de ser tomado por esta cultura organizacional familiar y que termine repitiendo los vicios. Por otra parte, alguien de afuera puede ser muy ajeno y puede no entender los mínimos códigos familiares , advierte Colina.

Un delicado equilibrio que puede comenzar por aceptar que el nuevo rol de director de la empresa, por ejemplo, lejos de ser un desplazamiento, se trata de un ascenso.