En esta noticia
Vivimos ocupados.
Contestamos mensajes, resolvemos problemas, entramos y salimos de reuniones, atendemos pedidos que aparecen de golpe y terminamos el día con la sensación de haber hecho muchísimo.
El problema es que hacer muchas cosas no significa necesariamente avanzar en las cosas que más importan.
Hay días en los que estamos tan concentrados en resolver lo que aparece “de la nada” que ni siquiera nos preguntamos si eso que reclama nuestra atención realmente la merece.
Lo urgente tiene una ventaja enorme sobre lo importante: hace ruido.
Suena el teléfono. Llega un mensaje. Aparece un problema. Alguien necesita una respuesta. Una fecha vence. Un cliente reclama.
Lo importante suele ser bastante más silencioso.
Pensar hacia dónde queremos ir. Prepararnos para algo que todavía no ocurrió. Cuidar una relación. Aprender. Planificar. Tomar una decisión que puede cambiar los próximos años. Construir un negocio que no dependa permanentemente de nuestra presencia.
Nada de eso necesariamente exige una respuesta hoy.
Y justamente por eso es tan fácil postergarlo.
Cuando todo parece urgente
Existe una herramienta muy conocida para ordenar prioridades, muy utilizada en el mundo empresarial y en la gestión del tiempo: la matriz de Eisenhower.
Usarla es muy simple. Frente a cada tarea, podemos hacernos dos preguntas: ¿es importante? ¿Es urgente?
De esa combinación aparecen cuatro posibilidades.
Hay cosas importantes y urgentes que necesitan nuestra atención inmediata. Un cliente que amenaza con cancelar un contrato por un problema que necesita resolverse ese mismo día, o un hijo que se enferma y necesita que lo vayamos a buscar al colegio.
También existen tareas urgentes que no son tan importantes. Un mensaje que alguien espera que respondamos de inmediato, aunque nada cambie si lo hacemos unas horas después; una llamada que podría resolver otra persona o un mail que no requiere una respuesta inmediata. Nos interrumpen, reclaman nuestra atención y muchas veces terminamos ocupándonos de ellos simplemente porque aparecieron primero.
Después están las que no son importantes ni urgentes: entrar a redes sociales y quedar hipnotizados durante mucho tiempo, revisar una y otra vez mensajes que ni siquiera estamos esperando o participar de conversaciones que no aportan nada. Son esas actividades en las que podemos perder varias horas del día casi sin darnos cuenta.
Pero hay un cuarto espacio que considero el más interesante: el de las cosas importantes que aún no son urgentes.
Ahí suelen estar muchas de las decisiones que más pueden transformar nuestra vida.
Lo importante pareciera que puede esperar
Hay cosas que sentimos que pueden esperar: hacer ejercicio, comer bien, revisar nuestras finanzas, hacernos un chequeo médico, pensar la estrategia de una empresa, capacitar a nuestro equipo, buscar nuevos clientes o empezar ese proyecto que venimos imaginando hace años.
Hasta que un día dejan de poder hacerlo.
El chequeo médico que postergamos se convierte en urgente cuando aparece un problema. Las finanzas que no ordenamos durante años se vuelven urgentes cuando falta dinero. Una empresa sin procesos empieza a cometer errores, duplicar tareas y depender de que alguien recuerde cómo se hace cada cosa. Un negocio sin líderes termina concentrando todas las decisiones en una sola persona y se paraliza cuando esa persona no está.
Muchas urgencias de hoy son cosas importantes que, hasta hace poco, veníamos ignorando.
Hay algo cómodo en lo urgente
Lo urgente nos dice exactamente qué hacer.
Hay un problema y lo resolvemos. Hay un mensaje y lo respondemos. Hay una reunión y entramos. Hay una tarea y la terminamos.
Lo importante exige algo bastante más difícil: decidir.
Decidir qué queremos construir, qué merece nuestro tiempo, qué deberíamos dejar de hacer y qué cosas necesitan espacio aunque nadie nos las esté reclamando.
Por eso podemos pasar días enteros siendo extremadamente eficientes y, aun así, sentir que no estamos avanzando.
No necesariamente nos falta productividad.
A veces nos falta prioridad.
No todo merece nuestra atención
Organizar mejor nuestro tiempo no consiste en hacer cada vez más cosas, sino en aprender que no todo lo que llega merece interrumpir lo que estábamos haciendo.
Habrá mensajes que puedan esperar. Reuniones que no necesiten nuestra presencia. Problemas que otra persona pueda resolver. Pedidos a los que podamos decir que no.
Cada vez que elegimos ocuparnos de algo, también estamos dejando otra cosa para después. Si respondemos un mensaje que podía esperar en medio de una conversación importante, o vamos a una reunión innecesaria justo el día en que alguien cercano necesitaba nuestra presencia, estamos definiendo con hechos qué merece nuestro tiempo.
Por eso es importante alinear nuestras intenciones con nuestras decisiones. Podemos decir que valoramos nuestra salud, nuestras relaciones, nuestra familia o nuestros proyectos, pero si en la práctica siempre los postergamos por cosas menos importantes, terminamos construyendo una vida que no refleja lo que decimos que queremos.
La vida no suele desordenarse de un día para el otro. Muchas veces se va llenando de pequeñas urgencias que parecen razonables hasta que miramos hacia atrás y descubrimos cuánto tiempo pasó.
Por eso, además de preguntarnos qué tenemos que resolver hoy, quizás deberíamos incorporar otra pregunta:
¿Qué es importante en mi vida y en mi trabajo que todavía no es urgente, pero de lo que debería empezar a ocuparme ahora?
Lo urgente siempre va a encontrar la manera de hacerse escuchar. Pero lo importante necesita que nosotros decidamos escucharlo.