Una tarea clave en las empresas que producen y comercializan es controlar los items que almacenan para, entre otras cosas, evitar posibles pérdidas o desabastecimiento. De lo contrario, una mala gestión del stock puede generar faltante de mercaderías en la góndola. Según la organización GS1 —que difunde el uso de estándares de códigos de barra y realiza mediciones anuales desde 2001— durante 2008 el faltante de mercadería en góndola en la Argentina fue del 13,6 por ciento, mientras que en 2007 el faltante llegó al 8 por ciento. Se trata de uno de los factores que demuestran la importancia de contar con sistemas de control y administración eficientes, tanto para la producción como para el almacenamiento de mercaderías. Las alternativas para hacerlo son variadas, así como las tecnologías en juego. En esta nota, cómo resolvieron esta problemática Unilever, Carrefour, Prüne y Sinteplast.

Cada cosa con su nombre

“El vino comienza en el viñedo , suelen decir los bodegueros preocupados por obtener vinos de buena calidad y cuyas características, aseguran, se generan en el modo mismo en que la uva es cultivada y en las peculiaridades del suelo que la alimentan. Esta idea no es propia del sector vitivinícola. Se extiende a productos de todo tipo que son cuidados a lo largo del proceso de elaboración, en el cual se identifica a cada una de las materias primas hasta denominar con un código específico al producto final, sin dejar de indicar en qué sector del depósito será ubicado para esperar su destino hacia la góndola.

De manera simplificada, a este proceso se lo denomina trazabilidad y es uno de los eslabones para evitar pérdidas y proveer mejor servicio a los clientes. En efecto, los sistemas que la administran permiten realizar un minucioso seguimiento de los productos, algo primordial no sólo durante la etapa de fabricación sino también en las de almacenamiento y distribución, ya que los datos resultantes se combinan con los denominados sistemas de WMS (Warehouse Management System), dedicados a controlar y administrar los productos en stock y seguirlos desde su ubicación en depósito o centro de distribución hasta que llegan al cliente final.

En la industria del retail, como en el caso de los supermercados, los sistemas de trazabilidad y WMS pueden parecer difíciles de diferenciar. Como sea, los productos son identificados desde que ingresan al depósito de la compañía y registrados en el camino que realizan hasta que llegan a la góndola. Una vez allí, también pueden ser controlados para evitar el desabastecimiento.

Carrefour es un ejemplo de lo antedicho. Esta empresa de origen francés —que tiene más de 20.000 empleados y en 2008 facturó $ 8.200 millones— lleva adelante un proceso para controlar y administrar la recepción de productos de casi 1.000 proveedores que llegan a sus cuatro centros de distribución (a los que se suman los frigoríficos donde almacenan la carne) y su envío desde el depósito central hasta las 174 tiendas que tiene en la Argentina. Para ejecutar esta tarea, la compañía usa un desarrollo propio denominado Genesix (programado en 4GL y que corre en plataforma Unix), que a diario y de manera automática calcula las necesidades de las diversas sucursales, de acuerdo con parámetros —como días de stock y reaprovisionamiento—, y las comunica al centro de distribución correspondiente vía EDI (Intercambio Electrónico Documental) a través de la Web. Por mes, la compañía procesa 506.000 órdenes de proveedores.  “El sistema Genesix se relaciona con los WMS, donde trabajamos con las aplicaciones InfoLog y SLL (Sistemas Local Logístico, adaptado por la consultora Atos Origin), que administran la gestión de recepción, planificación, producción y despacho del centro de distribución. A Genesix se le envían las necesidades a través de interfaces, que son procesadas por los WMS, y luego se generan las órdenes para preparar la mercadería. Una vez que esto se hace, un mensaje vuelve a Genesix para  indicar que una determinada mercadería ya fue remitida al local. Cuando se confirma la recepción en el local, que maneja Genesix, se da por cerrada la operación , relata Hernán Zavaley, director de Supply Chain de Carrefour, que tiene a su cargo también las áreas de Operaciones, Transporte, Aprovisionamiento y Comercio Exterior.

Una vez determinada la mercadería a enviar, a través de cuatro empresas de transporte contratadas para tal fin, se distribuyen los pedidos. Para ello, afirma Zavaley, “tenemos un sistema de transporte que hace el seguimiento de las cargas, que administra las gestiones de viajes y de pagos o liquidaciones . Paralelamente, a través de la solución de localización y rastreo Ituran, preservan la seguridad de los objetos transportados.

Los primeros y los últimos

Otra empresa que controla su mercadería desde los orígenes es la firma de consumo masivo Unilever, que sigue los estándares propuestos por GS1 (al igual que Carrefour) y se apoya tecnológicamente en las soluciones de SAP y el software de logística Sislog. A nivel local, la empresa —que emplea a 3.600 personas— cuenta con cinco plantas de producción; dos de ellas tienen depósitos pequeños que se administran con el WMS de SAP —en su versión 4.6 C— y un centro de distribución central, denominado internamente PLN, por Parque Logístico Norte, de 40.000 metros cuadrados, en el cual emplean Sislog.

“Para dar una idea de la diferencia de tamaño, los depósitos que usan SAP cuentan con capacidad para alrededor de 2.000 y 5.000 pallets, mientras que el PLN puede contener aproximadamente 53.000 de ellos , detalla Mario Pizarro, gerente de Sistemas de Supply Change de Unilever para Cono Sur. El ejecutivo explica que esa diferencia es el principal factor que determina la convivencia de los dos sistemas, ya que Sislog brinda una funcionalidad esencial que la versión de SAP de la empresa no ofrece —otras versiones más actuales sí la incluyen—. Esta funcionalidad consiste en indicar la posición dentro del almacén en la que se encuentra cada pallet, lo que simplifica la búsqueda de los materiales durante la preparación de los pedidos.

“En el centro de distribución se descargan unos 200 camiones por día —que transportan alrededor de 28 pallets cada uno, con un promedio de 70 cajas por pallet— y se carga una cantidad similar para despachar a clientes. Hay un flujo continuo de la mercadería hacia adentro y hacia afuera. Cuando un autoelevador toma un pallet y lo va a depositar en una posición dentro del depósito, el sistema automáticamente señala cuál es el pallet más cercano que tiene que retirar para despachar. Entonces, el viaje de ese autoelevador va con mercadería de ida y de vuelta , relata Pizarro. Y asegura que, de no ser así, se generaría una pérdida del 30 por ciento en la eficiencia del movimiento de materiales, lo que equivaldría —según los cálculos de la empresa— a “casi un millón de dólares anuales .

Del hogar a la elegancia

Prüne es una empresa que desarrolla productos y accesorios de cuero. Con una fabricación anual que ronda el millón y medio de artículos, cuenta con una red propia de 62 tiendas en todo el país —a la que se suman locales en Bolivia, Uruguay, Paraguay y Perú—, que mantiene abastecidas mediante el sistema de gestión Presea ERP, del proveedor Neuralsoft, una herramienta que corre sobre Windows Server y permite manejar diferentes tipos de depósitos virtuales asociados a depósitos físicos.

“Inclusive, permite tener un depósito físico fraccionado en varios virtuales y ver dentro de un mismo almacén diferentes estadios de las mercaderías en producción o a despachar , afirma Sergio Corrizo, responsable de Sistemas de Información y Tecnología de Prüne, que cuenta con 500 empleados. Otras 200 personas dependen de su negocio en forma externa (a través de franquicias) y utilizan el mismo sistema.

Esta empresa produce el 50 por ciento de los productos que vende, mientras que terceriza el resto en talleres y fábricas. Prüne almacena su producción en un centro de distribución dividido en seis depósitos diferentes, cada uno de los cuales comprende de tres a cuatro depósitos lógicos, todos administrados con Presea, al igual que los depósitos propios de cada local. “Tenemos un equipo de análisis que define qué es lo que se quiere vender local por local, en una región o en ciertas tiendas —relata Corrizo—. Entonces, establece rangos mínimos y máximos de mercadería y el local se abastece para vender. Cuando llega a un mínimo, no tiene que efectuar ningún pedido, ya que la operación de volver a abastecer la hace directamente el sistema. El local sólo debe velar para que lo que indique el sistema que está en stock esté efectivamente allí; el resto es transparente y automático: si se acaba la mercadería, el local la recibe automáticamente, al día siguiente.

De este modo, el sistema Presea les permitió, desde su implementación en 2006, triplicar la cantidad de locales administrados sin tener que incrementar los recursos humanos. Además, “logramos alcanzar una eficiencia de abastecimiento de 99,5 por ciento (antes era del 80 por ciento, aproximadamente) , destaca el ejecutivo. Y aclara que, generalmente, ese 5 por ciento no es mercadería perdida sino rechazada por no pasar el control de calidad.

Al igual que Unilever, Prüne también codifica las materias primas apenas ingresan a la planta de producción. En este caso, lo hace con códigos de barra propios que se adaptan a las características de fabricación y llegada al mercado. “Además, controlamos los insumos y materias primas que mandamos a los talleres y fábricas, así como también lo que nos deberían devolver ellos , garantiza Corrizo.

A color

Otra empresa que emplea un sistema de administración de stock es la fabricante de pinturas Sinteplast. Durante 2007 y 2008, esta compañía —fundada en 1958— invirtió $ 26 millones para integrar sus plantas de producción con la operación de logística y la administración, en un predio de 11 hectáreas, ubicado en Ezeiza, provincia de Buenos Aires. De ese monto, la compañía asignó $ 800.000 en tecnología.

De los espacios construidos en el predio, el de mayor tamaño es el edificado para almacenar los productos terminados, que ocupa 18.000 metros cuadrados. El depósito es administrado por un software WMS denominado de Cygnus, de Mobile System. “Fue lo primero que se instaló , recuerda Cristina López Mazzuchi, gerente de Sistemas de Sinteplast. Según la ejecutiva, así pudieron disminuir los niveles de ajuste de stock y optimizar el espacio. “Antes, los operarios que retiraban mercadería iban con un listado y sacaban los productos. Hoy, con este sistema, van con una handheld haciendo un recorrido inteligente a medida que el sistema les va asignando puntos determinados de picking , detalla.

De esta forma, el sistema les permite evitar errores en la selección, carga y preparación de las entregas a los clientes, lo que redujo significativamente el margen de error a un 0,5 por ciento. Además, el nuevo depósito amplió la capacidad de acopio de la empresa en un 135 por ciento: hoy puede almacenar 4 millones de litros (antes, sólo 1,7 millones) y 6.000 pallets (antes 2.500). Además, cuenta con 19 bocas que le permiten despachar hasta  200.000 litros de pintura por día. “Pero, más allá de los números, lo importante es que mejora los tiempos de armado de camión y de guardado , sintetiza López Mazzuchi. La ejecutiva explica que el sistema actual se maneja con un “ordenamiento caótico de depósito —a medida que se va liberando espacio el sistema va determinando dónde ubicar la mercadería, aleatoriamente, siempre siguiendo determinados parámetros iniciales— que es lo más eficiente. “Lo más complicado en estos sistemas es la primera configuración; en la que se determinan niveles porque, por ejemplo, las latas de 20 litros van en el más bajo y más arriba van las de 10 litros, por un tema de peso; eso es lo que lleva más tiempo, porque en función de una configuración correcta se obtendrán mejores resultados.

En un rubro y en otro, los principales factores que parecen determinar el éxito de una eficiente gestión del depósito son: identificar a cada producto cuando ingresa y contar con sistemas que permitan determinar su ubicación, así como definir los recorridos de quienes se encargan de ubicar las mercaderías y armar los pedidos. -