La correcta determinación del Costo Laboral es una herramienta necesaria para la Toma de Decisiones, el Control de Gestión o los Sistemas de Presupuestos. También es utilizado para alimentar un Tablero de Comando de Recursos Humanos. En general se realiza el cálculo del costo laboral en forma mensual para que las organizaciones tengan la información necesaria para controla la evolución periódica de cada concepto de costos. Las grandes empresas con gestión permanente realizan informes mensuales que consisten en balances y estados relacionados y mucha información por sector, actual y proyectada, pero las pequeñas y medianas empresas hoy en día también necesitan de información para la toma de decisiones para mejorar su desempeño y para anticipar problemas económicos o financieros. En las empresas de servicios el costo laboral suele la porción más importante del costo de servicios prestados y en las empresas de producción la mano de obra tiene una importante incidencia en el producto fabricado, tanto en su costo como para la correcta fijación del precio de venta en función a los márgenes de utilidad deseados.

El Costo Laboral se compone de conceptos que surgen de la legislación vigente y de las características propias de la actividad y la empresa. La legislación vigente se conforma partiendo de la Constitución Nacional y siguiendo con las Leyes, los Estatutos Profesionales, Decretos y Resoluciones, Convenios Colectivos de Trabajos y otras normativas de menor jerarquía, en tanto que, según la actividad o la empresa, se incorporan conceptos por usos y costumbres y otras veces por negociaciones individuales o colectivas entre trabajadores y el empleador. Hay varios conceptos que podemos destacar dentro del esquema de costos laborales. Existen conceptos laborales que se desprenden de la ley y existen conceptos relacionados con costos laborales periféricos. Adicionalmente podemos detectar conceptos de ciclo mensual, conceptos de semestral, conceptos de ciclo anual, conceptos de ocurrencia contingente y conceptos indirectos relacionados con en área de recursos humanos.

Conceptos legales

Sueldo Básico mensual, Conceptos variables (Comisiones, Horas Extras, Gratificaciones, Participación sobre las Utilidades, Bonos de rendimiento, etc.), Adicionales No Remunerativos (por convenios colectivos), Sueldo Anual Complementario, Vacaciones Gozadas, Contribuciones y otras obligaciones a cargo de la empresa. Cada uno de los conceptos de remuneración variable enunciados depende de la estrategia tomada por la empresa para el armado de la estructura de remuneraciones de mayor rendimiento.

Conceptos periféricos:

Costos de Selección, Costos de Capacitación, Material y ropa de trabajo, Costos del rea de Recursos Humanos, Honorarios por liquidación y asesoramiento laboral. Otros costos.

A continuación desarrollaremos el esquema de liquidación de sueldos para entender cada concepto de costos. Para una mayor comprensión se desarrolla el costo laboral partiendo del esquema básico de aportes y contribuciones y luego se irán agregando los demás conceptos a partir de avanzar con el grado de complejidad del análisis. Usaremos un sueldo bruto de $1.000 para facilitar la comprensión de los cálculos relacionados.

Esquema de la ley

El esquema básico de liquidación parte la determinación de un sueldo bruto que sufre de retención de aportes y adicionalmente el empleador está obligado a depositar contribuciones. En este caso el costo laboral mensual solo tomando en cuenta esta información es de $1.230.

El cálculo se elabora de acuerdo a lo indicado en el Cuadro II.

El área del empleado esta representada por el Sueldo Bruto ya que en sueldo bruto contiene al sueldo neto y los aportes del empleado. Para los cálculos realizados hemos partido de utilizar para aportes el 17% y para contribuciones el 23%. Como se nota en el ejemplo las contribuciones son adicionales que abona el empleador y por lo tanto incrementan en costo laboral mientras que los aportes como son restados del sueldo bruto no inciden en dicho costo laboral. Debemos aclarar que las contribuciones del 23% son los porcentajes normales existiendo un mayor porcentaje para determinadas empresas grandes del 27% según lo norma el Decreto 814/2001 P.E.N. y modificatorias. También las contribuciones tienen una disminución transitoria por 24 meses como promoción de nuevos empleos siempre que incrementen la nomina de la empresa en base a noviembre de 2008. Esta disminución de las contribuciones es del 50% por los primeros 12 meses y del 25% para los siguientes 12 meses.

Esquema General de Liquidación de Sueldos

Adicionalmente al esquema de ley existen otros conceptos que impactan en el costo laboral.

En el área del empleado esta la posibilidad de retener una cuota para el sindicato. Este concepto es optativo a opción del empleado y no configura costo adicional ya que lo sufre el empleado mediante un menor sueldo neto.

En el área de la empresa existen dos costos adicionales:

El Seguro de Vida obligatorio que es un monto fijo de $1.85 por empleado no importa las características del mismo.

El seguro de accidentes y enfermedades laborales A.R.T. donde su importe depende de la A.R.T. contratada y de la actividad de la empresa. Para nuestro ejemplo el sindicato asciende al 2% y la A.R.T. nos cotiza un Fijo de $2 y un variable del 1%.

El esquema general quedaría como se describe en el Cuadro III y que para este ejemplo el costo laboral asciende a $1.243.85.- El cálculo del costo se elabora como está desarrollado en el Cuadro IV y que es analizado desde un punto de vista económico pero también se lo puede componer desde un punto de vista financiero como se describe en el Cuadro V.

El costo laboral económico se utiliza desde el punto de vista de los resultados en cambio el financiero es usado para la confección de flujos de fondos proyectados y simplemente para planificar el pago de las obligaciones próximas. Dentro del cálculo del costo financiero deberíamos tener en cuenta algunos conceptos que la técnica de liquidación de sueldos nos obliga como ser el tope del Mo.Pre. que hoy asciende e $9.351,30 y la posibilidad de retención del impuesto a las ganancias para sueldos elevados que surge de la Ley de Impuesto a las Ganancias y de la R.G. 2437/08 - AFIP. Ambos conceptos no afectan en costo económico

También debemos tener en cuenta que los Convenios Colectivos pueden obligar a abonar adicionales que incidan en el costo. Entre los ejemplos más comunes podemos mencionar el adicional por Presentismo, Puntualidad, Antigüedad, Adicional por Título Profesional, etc.

Dentro de la secuencia normal de liquidación nos encontramos que existen dos conceptos que se deben devengar mensualmente pero se abonan en forma especial. Dentro de estos conceptos podemos mencionar al S.A.C. Sueldo Anual Complementario y a la licencia por Vacaciones donde en el caso del S.A.C. consiste en un sueldo adicional por año y se debe abonar en junio y diciembre. En cambio las vacaciones consisten en una licencia anual paga que se liquida en el momento de su goce. Tanto el S.A.C. como las vacaciones son conceptos remunerativos que conllevan cálculos de Aportes y Contribuciones. Ambos conceptos se deberían devengar mensualmente para poder incorporar equitativamente el costo a cada mes.

Para el correcto cálculo de los conceptos debemos mencionar que el S.A.C. se calcula sobre la mayor remuneración de cada semestre no se puede conocer su importe hasta terminado el semestre para lo cual se propone un sistema de estimación y provisión de dichos importes que pueden variar a lo largo del semestre conforme a posibles cambios en el sueldo del empleado.

Las vacaciones si el sueldo tiene solamente conceptos fijos se calcula sobre el sueldo del mes pero tratándose de remuneraciones variables se calculan sobre un promedio conforme lo normado en el artículo 155 inciso c. En ambos casos del S.A.C. y las Vacaciones por las características de su cálculo no se conoce en importe exacto hasta el momento de su liquidación por lo tanto para realizar el cálculo mensual de estos componentes del costo laboral se deben realizar estimaciones creando provisiones mensuales o según el grado de análisis utilizar cálculos estándares en función a estadísticas o en base a estimaciones de futuras evoluciones de las remuneraciones.

Ver ejemplo en Cuadro VI

Mientras que el cálculo del costo laboral económico se elabora en el Cuadro VII.

Otros conceptos para tener en cuenta

Costos de Desvinculación: Cuando se producen despidos sin causa la empresa debe soportar el costo de las indemnizaciones normales compuestas por Preaviso, Integración Mes de Despido y Antigüedad. En determinados casos puede que la empresa no tenga que abonar Preaviso ni Integración Mes de Despido. Es recomendable determinar, en base a cálculos estadísticos, una estimación del cargo a resultados por conceptos indemnizatorios y cargarlos como previsión en cada mes. Este dato se podría ir ajustando en base a los sucesos reales que vayan apareciendo. Se debería tomar un promedio de las indemnizaciones de los últimos 3 años pero confrontar estos datos con las estimaciones económicas y financieras de la dirección de la empresa para saber si esperan un año más prospero o si estimas realizar iguales, mayores o menores despidos.

l Costos de Selección: Con la rotación de personal tanto por renuncias como por despidos se produce la necesidad de nuevas incorporaciones. Los costos de selección deben formar parte de los costos relacionados con el área laboral. Parte de la gestión de recursos humanos apunta a minimizar la rotación de personal entre otras cosas por el costo de selección que aumenta proporcionalmente al número de incorporaciones. La alta rotación de trabajadores incrementa el costo de este concepto.

l Capacitación: Este concepto depende de las características de cada actividad, empresa o sector. Es utilizado como unos de los indicadores de crecimiento de las organizaciones. La cantidad de horas de capacitación por mes o por año es un indicador de desarrollo relacionado con conceptos de calidad y mejora continua. La alta rotación de trabajadores incrementa el costo de este concepto.

l Material y ropa de trabajo: Dependiendo de las características propias de cada tarea es necesario el costo relacionado con el material y la ropa de trabajo. La alta rotación de trabajadores incrementa el costo de este concepto.

l Costos del rea de Recursos Humanos: El área de Recursos Humanos utiliza recursos financieros de la empresa que se destinan a la gestión del personal. Estos conceptos deben tomarse en cuenta al momento de analizar los costos laborales en su conjunto. Su inclusión es necesaria si se utilizan herramientas de análisis de costos diferenciales comparando los costos de la empresa con los costos de contratación de personal externo para determinadas tareas.

l Honorarios por liquidación y asesoramiento laboral: En las empresas donde se terciarizan los servicios de liquidación de sueldos o se cuenta con un estudio externo para asesoramiento en el área laboral se debe asumir el costo de los honorarios como parte del sistema de gestión de recursos humanos. Este dato usualmente no es tomado en cuenta al momento de decidir por contratar un empleado o contratar un servicio externo para la realización de una tarea como seguridad, limpieza, etc.

l Otros costos: Cabe destacar que los litigios laborales conllevan elevados costos por juicios o asesoramiento de abogados. Puede ser que los litigios sean originados por errores de la empresa o por una conducta maliciosa del empleado. En ambos casos se recomienda realizar una correcta y prolija liquidación de sueldos poniendo mucha atención en temas formales. Los litigios provocan clima laboral adverso que origina costos ocultos basados en posibles bajas de productividad que desembocan en atrasos, errores, accidentes, alta rotación, etc. El área de Administración de Recursos Humanos tiene como uno de los objetivos importantes velar por la disminución tanto como sea posible de los litigios identificando los problemas que los originan y convirtiendo a esos problemas en evitables. También debemos tomar en cuenta las sanciones que castigan al empleador por una incorrecta registración del trabajador o por no cumplir con los depósitos de cargas sociales o de determinadas formalidades. Por último mencionar la necesidad de contar con un programa de computación como sistema de liquidación de sueldos con sus correspondientes actualizaciones o mantenimiento y un sistema de actualización de las novedades en legislación laboral y previsional. Todo este sistema de información hace más compleja la dinámica de liquidación y asesoramiento para estos temas específicos lo que incrementa el costo de un empleado o asesor externo que se ocupe de estas tareas. De esta manera una buena gestión de recursos humanos se traduce en reducción de costos laborales directos e indirectos. Siempre se pueden encontrar costos adicionales relacionados con los empleados que varían según la realidad de cada organización.

Sistemas de costos

Las empresas con actividades productivas deben incorporar los costos de la mano de obra directa a los productos fabricados. Dichos costos se incorporan tanto a los productos terminados como a los productos en proceso. Es importante determinar que procedimiento se utilizará para la imputación de eso conceptos a cada producto. Para dichas empresas los costos laborales indirectos se apropiarán como gastos de administración o comercialización.

En las empresas comerciales o de servicios los conceptos laborales son directamente gastos de administración o comercialización. En todos los casos es importante determinar el plan de cuentas relacionadas para la correcta imputación de los costos o gastos relacionados diferenciados de aquellos conceptos que se activan en los bienes de la organización. En muchas oportunidades los empresarios deben decidir de la mano del profesional que los asesora que métodos de estimaciones o de determinación de inductores de costos se utilizaran para la correcta separación, imputación y análisis de los costos laborales relacionados con la actividad.

Control de Gestión

Las empresas de envergadura suelen utilizar sistemas de gestión para evaluar el rendimiento de sus recursos. Una de las herramientas de gestión utilizadas para el área laboral es el Tablero de Comando de Recursos Humanos. Dicha herramienta propone elegir indicadores del área de Recursos Humanos para analizarlos periódicamente y evaluar el cumplimiento de los objetivos de cada sector y su relación con la estrategia general de la organización.

Dicho Tablero de Comando necesita contar con información correcta y en tiempo para que se pueda ser utilizado para gestionar correctamente la empresa. Los principales indicadores suelen relacionar el costo laboral con el nivel de ventas o con la cantidad de clientes o con las utilidades de la empresa total o por áreas o líneas de productos. Asimismo es un dato económico muy importante relacionar el nivel de empleo ya sea por cantidad de empleados como por costos laborales con el nivel de inversión de la empresa. Otro indicador de relevancia es la relación de costos laborales fijos con variables o la relación entre los costos laborales directos con los indirectos. Desde el punto de vista de las contingencias se relacionan los montos indemnizatorios con los costos laborales teniendo en cuenta la rotación de empelados y las causas de las desvinculaciones donde las indemnizaciones suelen tener una alta incidencia y seria importante determinar si la desvinculación fue causada por la baja performance del empleado, por la mala capacitación o por fallas en la selección ya sea por errores en la determinación del perfil requerido o por la selección mal realizada. Dentro del sistema presupuestario de la empresa la correcta determinación de los costos laborales es uno de los conceptos más complejos y afectan al costo del producto (bienes o servicios), a los gastos de la actividad y a las deudas y proyecciones financieras de la empresa.

Asesoramiento

A los fines de una correcta decisión para la incorporación de un empleado es necesario contar con la mayor precisión acerca del costo laboral. Asimismo debemos conocer las características de la actividad y del mercado en el cual la empresa se desempeña. Otro dato de gran importancia es la determinación de la modalidad de contratación del empleado ya que en función a las características de la actividad que realizará puede ser que tenga opciones al momento de elegir una modalidad de contratación y pueden existir ventajas y desventajas tanto económicas como operativas entre las opciones. Por otro lado en ocasiones se analiza la alternativa entre contratar a un empleado o contratar un servicio externo para la realización de la tarea. Para esta decisión debemos contar con números completos acerca de los costos de las dos opciones teniendo en cuenta las barreras de entrada y salida en cada caso. En pocas ocasiones se toma en cuenta los conceptos indirectos relacionados con la administración del personal y con las tareas de incorporación o desvinculación como con las posibles indemnizaciones contingentes.

Los profesionales en ciencias económicas tienen los conocimientos para desarrollar sistemas de información gerencial para un correcto asesoramiento y gestión de empresas. La permanente actividad de capacitación y actualización es fundamental en esta aérea tan importante. La gestión de toma de decisiones de una empresa la puede llevar a lograr los objetivos esperados. Desde la Secretaria de Graduados de la Facultado de Ciencias Económicas se desarrollan actividades de capacitación y actualización permanentes donde su Secretario el Dr. Catalino Nuñez recomienda a todos los profesionales en ciencias económicas que participen de las actividades para mejorar sus conocimientos y mantenerse permanentemente actualizados en los temas técnicos de la profesión, por lo que este tema tan significativo y sensible en las empresas formará parte de estas actividades.

Conclusión

El derecho laboral acompañado de la técnica de liquidación de sueldos son herramientas fundamentales para gestionar los costos laborales de toda empresa que tiene trabajadores. Una correcta aplicación y conocimientos sirven para minimizar costos y errores. Por otro lado la gestión de la información es útil para la toma de decisiones fundamentales del negocio.

Toda empresa debe conocer y gestionar sus costos con el objetivo de maximizar ingresos y minimizar gastos en base a su estrategia y estructura. La información precisa y en tiempo ayuda a tomar decisiones correctas.

El Dr. Alvaro Iriarte es Contador público de la UBA, Profesor adjunta de la citada Universidad y titular el Estudio Contable Iriarte & Asociados, siendo su email:

info@alvaroiriarte.com.ar