Muy lentamente, la facturación electrónica trata de ganar espacio en las transacciones comerciales. Por ahora, desde el día de su reglamentación -el 16 de enero pasado- unas 300 empresas decidieron adoptar esta metodología y ya se emitieron, según la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP), medio millón de comprobantes electrónicos.

Los motivos de la demora de una adopción masiva del nuevo sistema -que apunta a eliminar la necesidad de almacenar grandes cantidades de papel y reducir el costo del proceso de facturación- se deben, en parte, al análisis que las empresas están efectuando sobre la normativa y el estudio sobre el sistema informático que se deberá aplicar.

El circuito de intercambio de facturas, además, no tiene un estándar definido. Para el abogado Antonio Millé, del estudio Millé y Asociados, "la normativa, que permite emitir facturas en formato digital está bien, aunque, como todo, es perfectible".

La modalidad de factura digital es optativa, y no se ha hecho -hasta ahora- demasiada promoción. En Chile este esquema ya se implementó. Para Daniel Tahan, gerente Regional de Tecnología del proveedor de gestión de documentos Consist, "en Chile este proceso fue bastante más claro, pero además tuvo mucha más promoción. Allí, las empresas se están incorporando al sistema en forma paulatina, pero firme".

El frigorífico Swift está evaluando la implementación de la factura electrónica. Alejandro Fried, gerente de Relaciones Institucionales de la empresa, explica: "El primer día de abril hicimos nuestra primera compra con este esquema, con el sistema de Levicom. En este tiempo de prueba notamos que nos brinda una mayor agilidad y transparencia en todas las transacciones comerciales y nos permite ahorrar papel".

"Sin embargo -agrega el ejecutivo- no todas las empresas con las que tenemos contacto aceptan que emitamos facturas de esta manera, pero apuntamos a que el mercado evolucione a eso. Por otro lado, esto nos daría un fuerte impulso en nuestra relación con los supermercados, que buscan agilizar las transacciones y ya utilizan este sistema".

Pase de factura

El procedimiento de factura electrónica -vigente mediante la resolución 1956 de la AFIP- funciona de la siguiente manera: se debe contar con una aplicación especial que se encarga de enviar la información sobre cada transacción comercial a la AFIP, que la recibe y emite un Código de Autorización Electrónica (CAE). El primer CAE se autorizó el primero de abril, y -según Marcelo Costa, subdirector General de Fiscalización de la AFIP-, "a la fecha se han autorizado 500.000 comprobantes electrónicos". El funcionario aclaró también que "durante el segundo mes de implementado, la cantidad de comprobantes autorizados se duplicó".

Sin embargo, el formato de archivo para realizar el proceso -tanto el de la generación de la solicitud como el de respuesta de la AFIP-, tiene particularidades que todavía no ofrecen un patrón común. El que se emite a la AFIP tiene que ser de tipo plano, pero "para la puesta a disposición entre partes no se establece ningún formato en particular", indica Costa.

Esto no deja de generar cierta incertidumbre, porque aparecen algunas incompatibilidades, por ejemplo, a la hora de efectuar un timbrado único.

GS1 Argentina (Asociación de Codificación de Productos Comerciales) propone el formato EDIFACT para redes privadas y el XML para intercambios sobre Internet. De acuerdo a un comunicado de GS1, "estos estándares son los de mayor difusión hoy en día en el mundo y muchas empresas los están usando aquí a nivel local e internacional, no sólo para la factura electrónica sino también para otros documentos electrónicos como órdenes de compra y reportes de inventario".

El temor de esta asociación es que la AFIP termine adoptando algún formato propietario, como sucedió en Chile y México, lo que trajo aparejado problemas en los intercambios internacionales de documentos. Es que a la hora de intercambiar facturas entre empresas de distintos países, tienen que modificar la forma en que reciben o emiten los datos por no estar alineados con normas internacionales.

¿Cómo se usa?

Las empresas que quieran generar este tipo de facturas deben estar inscriptas en la Resolución General 1361, que regula los duplicados electrónicos y que indica que los duplicados de las facturas deben guardarse en un CD. La Resolución General 1956, del 13 de marzo de este año, agrega, en el artículo 12, que se deberá solicitar "por Internet" a la AFIP la autorización de emisión de los comprobantes electrónicos.

Para adecuar las aplicaciones informáticas a la nueva tecnología, la inversión es mínima, puesto que los sistemas de facturación electrónica se integran a los sistemas de facturación que ya tienen las empresas. El único gasto sería si se terceriza el servicio completo en una empresa proveedora, que se paga mensualmente.

Hugo MacGaul, director gene-ral del proveedor de intercambio de documentos Levicom, argumenta que "con este sistema se logra un ahorro que ronda entre el 70 y el 80% de los costos, teniendo en cuenta los formularios que se deben comprar, la impresión, el pago de las guías de despacho, los sobres y varios detalles más que hacen a la facturación tradicional".

Con un ejemplo propio, el directivo explica: "A nosotros cada factura nos cuesta $ 3,80. Multiplicándolo, son $ 4.560 por mes, con lo que ahorramos unos $ 55.000 al año".

A nivel seguridad tampoco habría demasiados problemas. Cada proceso está avalado por un sello digital, que hace que las facturas estén encriptadas y no puedan ser modificadas. Según la empresa que efectúe la tarea, el proceso puede ser chequeado, mediante un usuario y una clave, a través de páginas web destinadas a tal fin.

Las grandes primero

Desde su puesta en marcha, el sistema está dirigido a las compañías de mayor tamaño. Hasta ahora, ni en la AFIP ni en las empresas que brindan los servicios de facturación electrónica se detectaron inconvenientes. Aunque el dato no indica demasiado, porque todavía está en una fase embrionaria. "Estamos en la primera etapa del régimen, orientada más a empresas de servicios y con grandes cantidades de comprobantes a emitir. Se prevé ampliar, en sucesivas etapas, las clases de comprobantes y operaciones comprendidas, para posibilitar el ingreso de mayor cantidad de contribuyentes", indica Marcelo Costa, de la AFIP.

Los datos no sólo le darán un mayor control a la AFIP, sino también a las empresas sobre sus transacciones. Por ejemplo, este sistema permite efectuar un control de stock más exacto. Además, el emisor también tiene la posibilidad de ver cuáles facturas digitales se emitieron, cuáles fueron leídas y cuáles no.

Las empresas que deseen adherirse al servicio de facturación digital tienen, desde el mismo día en que se puso en práctica el servicio, un registro fiscal. La solicitud se efectúa mediante la transferencia electrónica de datos, ingresando con clave fiscal desde la página web de AFIP (www.afip.gov.ar). No es obligación que las empresas que se adhieran emitan facturas con este formato para todas sus transacciones: el sistema mixto puede y podrá funcionar hasta que se decida la aplicación para la totalidad de los comprobantes emitidos o, si así lo consideran, su descarte.