Intimidad y comodidad. Esos fueron algunos de los argumentos utilizados por Raphael Vasconcellos para convencer a sus jefes que sería más productivo permitirle usar su notebook personal en la oficina. A pesar de haberlo logrado, no pudo evitar que se abriera una discusión por haber aceptado su caso como una excepción en la compañía. Pero hace un año el mismo Vasconcellos encontró una salida al problema.

“Descubrí un programa que duplica todo lo que tengo en el servidor en internet y puedo acceder a lo que preciso desde cualquier lugar y cualquier equipo , explicó el vicepresidente de AgênciaClick, que actualmente trabaja con su smartphone y su iPad personal.

Lejos de ser una excepción, historias como la del ejecutivo son cada vez más comunes en las empresas. Un estudio realizado por Unisys y la consultora IDC muestra que las tecnologías de consumo comienzan a transponer las fronteras empresariales e influir en las formas de gestión de tecnología en esos ambientes.

En Brasil, fueron consultados cien ejecutivos responsables por el sector de tecnología de información (TI) de las empresas y 301 profesionales de diversas áreas de las mismas compañías. Los empleados del segundo grupo no integran los equipos de TI, pero utilizan la información como herramienta diaria en su trabajo.

El trabajo señaló que el 92% de los que participaron usa al menos un dispositivo personal en el trabajo, sea una notebook, un smartphone u otro equipo similar.

“Las empresas no participan de esta elección. Es un proceso que va de abajo para arriba (en la estructura jerárquica), por el cual cada colaborador elige sus propias herramientas , dijo Paulo Roberto Carvalho, director de negocios de Unisys en Brasil y América Latina.

Ese es el caso de Joao Marques, gerente de medios de comunicación de Fiat. Además del smartphone y la notebook cedidos y pagados por la automotriz, el ejecutivo usa su iPad para resolver cuestiones de trabajo cuando no está en la empresa.

A pesar de las restricciones internas, Fiat permite que los empleados utilicen esos equipos cuando están en campo, con la condición de que se justifique desde el punto de vista de los negocios.

Marques señaló que decidió usar su iPod porque necesitaba un dispositivo más portátil que una laptop y que ofreciera una pantalla con más facilidad para leer los contenidos que la de un smartphone. “Hoy tengo un lugar de trabajo donde esté, lo que facilita las cosas , agregó.

La satisfacción a la que alude Marques y la ganancia de productividad fueron señalados como los principales beneficios por el 47% de las empresas brasileñas que participaron del estudio, y que además prevén esas prácticas en sus políticas de recursos humanos. La reducción de costos fue citada por el 34% de las compañías.

Para Adriana Cambiaghi, gerente de Robert Half, consltora de RH, a pesar de que las empresas consideren esas ganancias, obtenerlas efectivamente no será un camino tan fácil porque la utilización de esas herramientas torna más difícil para el usuario separar lo personal de lo profesional.

La consultora señaló que las empresas tienen que encontrar un equilibrio entre las necesidades del negocio y la demanda de los colaboradores, en especial de los profesionales jóvenes que tienen esas tecnologías naturalmente incorporadas en su vida diaria.

Cambiaghi considera que la solución no pasa por prohibirlas. De hecho, las empresas que bloquean el acceso a las redes sociales en las computadoras de la oficina, no pueden evitar que sus empleados tengan acceso a esos sites a través de sus propios equipos, usando la red de la compañía. “Prohibir no es la solución. Las empresas precisan invertir para concientizar y educar a sus profesionales, lo que lleva tiempo , agregó.

Rafael Pacheco, ejecutivo de cuentas del portal R7, asegura que la autogestión y el s entido común son los principales factores que deben guiar a los profesionales en el nuevo escenario.

“Cabe al profesional entender lo que es más importante. Algunas personas todavía no saben relacionarse con el acceso más democrático a la tecnología , afirma Pacheco, quién trabaja con una notebook de la empresa y un smartphone personal.

Mientras buscan el equilibrio sugerido por los expertos, las empresas intentan evitar lo que se considera uno de los puntos críticos de este nuevo escenario: la ampliación de los riesgos de traspaso de los datos empresariales.

El estudio también muestra que muchas firmas simplemente desconocen la intensidad del uso de los equipos particulares en los ambientes de trabajo.

En el caso de las notebooks, mientras los gestores de TI de las compañías dijeron que 16% de su fuerza de trabajo, en promedio, utiliza ese tipo de equipos, entre los empleados el número registrado fue muy superior, 55%. El m ismo escenario se repitió en el caso de las netbooks y tablets (8% y 29%) y en los smartphones (10% y 30%).

Al mismo tiempo, 25% de las compañías clasificaron sus ambientes de trabajo como extremadamente seguros. Pero Carvalho recomienda más atención en ese punto. Según él, las empresas no pueden sentirse seguras si no consiguen ni siquiera identificar lo que está conectado dentro de sus límites.

“Ese es el punto más crítico y no considerarlo muestra claramente que las compañías son poco sensibles a este fenómeno , concluyó el ejecutivo.