En esta noticia
Fotocopiar, escanear o guardar una imagen del DNI de un cliente se ha convertido en una práctica habitual en muchos negocios. Sin embargo, hacerlo no siempre es legal. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) recuerda que las empresas solo pueden solicitar y tratar los datos personales que sean estrictamente necesarios para la finalidad perseguida.
El DNI contiene información especialmente sensible, como la fotografía, la firma, la fecha de nacimiento o el número de identificación. Conservar una copia completa del documento sin una justificación suficiente puede facilitar la suplantación de identidad y vulnerar el principio de minimización de datos previsto en la normativa de protección de datos.
Precisamente por este motivo, la AEPD ya ha impuesto importantes sanciones a empresas que almacenaron copias del DNI cuando existían alternativas menos invasivas para identificar a sus clientes.
Cuándo pueden pedirte el DNI y cuándo no pueden quedarse con una copia
Mostrar el DNI para acreditar la identidad es una práctica habitual en numerosos trámites. Sin embargo, eso no significa que cualquier empresa pueda fotografiarlo, escanearlo o guardar una copia completa.
La normativa europea y española obliga a aplicar el principio de minimización de datos, lo que implica que solo pueden recogerse los datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para cada gestión. En muchos casos basta con comprobar visualmente el documento o anotar únicamente la información imprescindible.
Por ello, conservar una copia íntegra del DNI solo está justificado cuando exista una obligación legal o una base jurídica suficiente que lo permita. En los demás supuestos, esa práctica puede dar lugar a actuaciones sancionadoras por parte de la AEPD.
Las empresas que ya han sido multadas por hacer un uso indebido del DNI
La AEPD ya ha dictado varias resoluciones sancionadoras por tratamientos excesivos de datos personales relacionados con el DNI.
El primer caso afecta a Orange, sancionada con 100.000 euros después de que un repartidor fotografiara el DNI por ambas caras de un cliente durante la entrega de un paquete. La Agencia concluyó que se había almacenado más información de la necesaria para esa finalidad.
También impuso una sanción de 30.000 euros a una cadena hotelera que escaneaba de forma sistemática el DNI completo de los huéspedes durante el registro de entrada. En otra resolución, una clínica dental fue multada con 30.000 euros tras exigir la fotocopia del DNI a un paciente para devolverle el importe de un tratamiento, pese a que existían medios menos invasivos para comprobar su identidad.
Qué datos del DNI conviene proteger
El DNI incorpora información personal que conviene facilitar únicamente cuando resulte imprescindible.
Entre los datos más sensibles figuran:
- Fotografía.
- Firma.
- Número del DNI.
- Fecha de nacimiento.
- Fecha de expedición y caducidad.
- Código CAN.
- Nombres de los progenitores.
Cuanta más información personal circule sin necesidad, mayor será el riesgo de usos indebidos o de una posible suplantación de identidad.
¿Sirve una foto del DNI o del carnet de conducir para identificarte?
Muchas personas creen que una fotografía guardada en el teléfono móvil puede sustituir al documento físico. Sin embargo, una imagen almacenada en la galería no tiene la consideración de documento oficial y no incorpora las medidas de seguridad necesarias para acreditar su autenticidad.
En el caso del permiso de conducir y de la documentación del vehículo, la forma legal de llevarlos en formato digital es utilizar la aplicación oficial miDGT, que genera un código verificable por los agentes.
Para acreditar la identidad digitalmente, la herramienta oficial es MiDNI, desarrollada por la Policía Nacional. Se trata del único soporte digital oficial previsto para identificarse mediante esta aplicación.
¿Por qué no todas las copias del DNI están prohibidas?
La normativa no prohíbe de forma absoluta realizar una copia del DNI. Lo que exige es que el tratamiento de los datos personales esté justificado y sea proporcionado a la finalidad perseguida.
Por ello, pueden existir supuestos en los que una empresa esté obligada por ley o disponga de una base jurídica suficiente para solicitar o conservar una copia del documento. Fuera de esos casos, la AEPD recuerda que debe aplicarse el principio de minimización de datos y utilizar alternativas menos invasivas cuando sea posible.
Antes de entregar una fotocopia, permitir que escaneen el DNI o aceptar que le hagan una fotografía, conviene conocer para qué se solicita, qué datos son realmente necesarios y cuál será el tratamiento que recibirá esa información personal.
