Cómo calcular lo que le cuesta un empleado a una empresa con los tres modelos que aplican los grandes del mercado

En los pasillos de las empresas circula un término tan simple como revelador: costo silla. Es la manera coloquial de describir todo lo que implica tener a una persona ocupando un puesto: desde el salario que recibe cada mes hasta el café que toma, las medialunas, la electricidad que consume, la licencia del software que usa y la porción de alquiler de oficina que ocupa.

Este concepto no es nuevo. Desde principios del siglo XX, las áreas de administración y finanzas han buscado maneras de calcular el verdadero costo de cada trabajador. El objetivo: conocer con precisión cuánto invierte la empresa en su capital humano y, a partir de allí, tomar mejores decisiones de contratación, asignación de recursos y fijación de precios.

Si bien los encargados de recursos humanos muchas veces se resisten a hacer estos cálculos -más allá de los sueldos- y se lo adjudican a finanzas, hasta lo más "blando" de la relación laboral es necesario que se mida, para tener el panorama completo.

Por ejemplo, en empresas multinacionales, este cálculo se ha sofisticado tanto que se utilizan modelos que integran decenas de variables: tiempo de capacitación, costos de rotación, ausentismo, mantenimiento de equipos, telefonía, conectividad, incluso elementos culturales como desayunos o refrigerios. En pymes y emprendimientos, aunque con menos datos, el desafío es el mismo: saber si el valor que genera un puesto compensa la inversión que requiere. Si no lo están haciendo, posiblemente se asombren cuando ven sus cuentas a final de mes.

Fue en una conversación de coaching que tuve con un CEO argentino cuando nació el índice medialuna: así surgió esta forma simbólica, inspirada en el famoso Índice Big Mac, para explicar de manera simple -y con un toque de humor- cuántas "medialunas" cuesta un empleado al año, y si las vale.

La perspectiva del empleado y de una empresa

En la mente de la mayoría de los trabajadores, la cuenta es rápida: "Yo le cuesto a mi empresa lo que me deposita en la cuenta cada mes". A veces, suman algún beneficio extra -un seguro médico, un bono, un día libre-, pero rara vez imaginan la magnitud de lo que hay detrás: impuestos, seguridad social, licencias de software, energía, mantenimiento, infraestructura, formación, amenities y más.

Para el área financiera, ese salario es apenas la primera línea de un cálculo más amplio. Aquí entran en juego modelos probados y utilizados por empresas de todo el mundo para estimar el costo real de un trabajador. Lo que recomiendo es que no se puede ver a una persona fríamente, como un número; ni tampoco sólo por sus competencias técnicas o blandas. Por eso es que se necesita de la interacción de recursos humanos con finanzas y administración, y cualquier otra área necesaria, para trabajar la trama compleja detrás de los costos empresariales. Porque todo influye.

Finanzas y Recursos Humanos: ¿rivales?

En muchas compañías, las áreas de finanzas y recursos humanos se cruzan solo en el pasillo, aunque rara vez en la estrategia. Sin embargo, cuando el valor de un empleado se mide únicamente desde la contabilidad o exclusivamente desde la gestión de personas, se pierde la mitad del cuadro.

Hoy, el reto para los responsables del personal es traducir la complejidad humana en métricas que resistan el escrutinio financiero; y el desafío para finanzas es interpretar esos números a la luz de variables que no caben en una celda de Excel: espíritu del equipo, resiliencia, liderazgo, compromiso de la persona, entre otros. Por eso, la intersección de ambas disciplinas no es un lujo organizacional: es la única vía para comprender el costo -y el retorno- de un empleado con la misma precisión con la que se evalúa una inversión de capital.

Aquí van tres ideas para mejorar este vínculo:

1. Sentarse a conversar abiertamente sobre las diferencias. De ser necesario pueden buscar un coach o mentor que los ayude a dialogar.
2. Tener apertura mental para aprender: finanzas y recursos humanos se pueden enriquecer mutuamente.
3. Lograr acuerdos satisfactorios: para esto, cada sector necesita refinar sus habilidades de negociación.

Revisando los tres cálculos más utilizados

Ni tan blando como aborda las cosas recursos humanos, ni tan duro como suelen hacerlo los financieros. Los modelos, si bien son de este último tipo, necesitan incorporar las variables blandas, y viceversa, para mejorar la experiencia del empleado.

1. Modelo de costo total por posesión (Total Cost of Employment)

Quién lo usa: corporaciones globales como IBM, Procter & Gamble y grandes consultoras.

En qué consiste: suma todos los costos asociados a un empleado:

• Salario bruto.
• Cargas sociales, impuestos, seguros.
• Beneficios (transporte, comida, salud).
• Herramientas (computadora, teléfono, software).
• Espacio de oficina y servicios (luz, agua, internet).
• Administración de personal (recursos humanos, nómina).

Veamos este ejemplo: Una multinacional tecnológica contrata a un ingeniero con salario bruto anual de u$s 50.000. Al sumarle impuestos, seguro médico, capacitación, licencias de software, espacio de oficina, "medialunas" y otros, el costo total llega a u$s 75.000, variable según el país donde se encuentre.

Este es un modelo sugerido para empresas medianas y grandes que necesitan una visión detallada y estratégica del costo por puesto, y recomiendo que se trabaje integradamente entre recursos humanos y finanzas.

2. Modelo de costeo por unidad de tiempo

Quién lo usa: firmas de consultoría como Deloitte o McKinsey, despachos legales y empresas de servicios profesionales.

En qué consiste: se calcula el costo total anual de un empleado y se divide entre las horas productivas que efectivamente genera para clientes o proyectos, es decir, el resultado neto que produce para la empresa.

Ejemplo:

• Costo total anual de un consultor: $ 1,2 millones de MXN (pesos mexicanos)
• Horas efectivas facturables en el año: 1500.
• Costo por hora: $ 800 MXN.

Si un proyecto paga $ 1200 por hora, la rentabilidad es clara; en cambio, si paga $ 850 por hora, apenas se cubre el costo.

Este es un cálculo recomendado para pymes de servicios, profesionales independientes y empresas que facturan por hora o proyecto. Hay que resaltar la importancia de evaluar no sólo el costo del empleado, sino la rentabilidad de esa persona según el rol que cumple en la empresa; porque cualquier compañía que no es rentable, está destinada a cerrar sus operaciones.

3. Modelo de costeo ampliado o "Capa de cebolla"

Quién lo usa: empresas multinacionales de manufactura, retail y logística, como Unilever o General Electric.

En qué consiste: calcular el costo en capas sucesivas:

• Capa 1: salario y cargas sociales.
• Capa 2: beneficios adicionales (bonos, seguros, alimentación).
• Capa 3: costos de productividad (inducción, formación, curva de aprendizaje).
• Capa 4: costos intangibles (rotación, pérdida de aprendizajes, clima laboral).

Ejemplo: imagina que una planta industrial contrata a un supervisor, de urgencia, por una renuncia, y sin demasiado trámite, lo incorporan. Tras sumar cada capa, descubre que su costo real es un 60 % mayor al salario bruto inicial.

Recomendado para: empresas con alta rotación o procesos complejos, donde el costo de reemplazo es significativo.

Cómo calcular el Índice Medialuna

Para concluir, todo lo que vimos, que parecen cifras frías, son la base de rentabilidad, que, en definitiva, es lo que permite que la empresa siga funcionando. Muchas veces existe la creencia de que si aumentan las ventas, la rentabilidad mejora. No siempre es así, porque se dan casos en que, si no se estudian bien la inversión que implica ese aumento comercial, pueden salir hechos, o, peor aún, perdiendo dinero.

Volviendo al índice medialuna, aquí tienes un ejemplo de cómo aplicarlo:

1. Determinar el costo total anual usando uno de los modelos anteriores.
2. Asignar un valor promedio a una medialuna (o equivalente cultural en cada empresa).
3. Dividir el costo total por el valor unitario.

Ejemplo práctico:

• Costo total anual: $ 600.000.
• Medialuna promedio: $ 20.
• Índice medialuna = 600.000 ÷ 20 = 30.000 medialunas al año.

Este número convierte una cifra fría en una imagen concreta que cualquier persona entiende. Es una percepción fácil de decodificar; y en los negocios, importan tanto como los números.

Para el empleado, su valor suele medirse en un salario; para la empresa, en una hoja de Excel llena de columnas. El índice medialuna es un recordatorio de que, detrás de cada puesto, hay una inversión constante y multifacética que no se ve... pero se paga.