Así como las crisis generan oportunidades, también desnudan realidades que muchas veces el empresario no sabe o no quiere detenerse a observar. Las pequeñas y medianas empresas gozaron, desde la devaluación, de un crecimiento significativo que al igual que las grandes compañías se interrumpió casi intempestivamente con la escalada de la inflación, la caída en el tipo de cambio real y la retracción del consumo, combo que les asestó un duro golpe. Pero existe un indicador que, aún en tiempos de bonanza, ha sido negativo, transformándose en un problema estructural donde la mayoría de las pymes están involucradas. Se trata del porcentaje eficiente del uso de la capacidad instalada, término que hoy adquiere mayor protagonismo por la caída que manifiesta ante la crisis y el notorio descenso de la demanda.

El ingeniero Guillermo Briasco, con una gran experiencia en servicios de consultoría de procesos de manufactura y servicios para diferentes industrias, arrojó una bomba que luego diversos empresarios y economistas que conviven con estadísticas del mundo pyme no dudaron en coincidir y ampliar: la ineficiencia en el uso de la capacidad instalada provoca altos costos y pérdidas en las empresas. “A modo de ejemplo, en un turno de ocho horas, la mayoría de las pymes sólo emplea tres horas de manera eficiente en producción neta, un 40% aproximadamente, y el 60% restante se malgasta , afirma el experto al trazar como escenario disparador de esta problemática el experto.

La solución creada por el consultor tiene como misión medir la eficiencia de un proceso productivo a través del porcentaje de utilización de la capacidad instalada, es decir, cuánto del tiempo de funcionamiento de una máquina o un proceso, es producción real neta. Y los resultados aplicados a numerosas compañías de distintos sectores productivos coinciden en el diagnóstico.

Esta realidad no surgió recientemente a partir de la crisis local e internacional. Los procesos productivos ineficientes germinaron en los últimos años, cuando la demanda superaba a la oferta y la pyme, endulzada con esa realidad, privilegiaba cumplir con las cuotas de producción para abastecer la creciente demanda, sin detenerse a analizar cómo se alcanzaba esa producción. “En base a la estadística detectada, se puede asegurar que las pymes, mayormente industriales, han descuidado su área de gestión de producción, y un bajo porcentaje certifica la calidad de procesos o productos, a pesar de que poseen una maquinaria en su mayoría moderna , indica Briasco.

Esta realidad se podía esconder debajo de la alfombra cuando la facturación crecía en forma ininterrumpida. Pero, como es sabido, el 2009 no muestra esa película, y en un contexto de crisis económica y fuerte competencia externa, la eficiencia de producción adquiere una importancia vital en pos de aumentar y flexibilizar la productividad, lo que trae aparejado una reducción en los costos.

La hora del gerente de Producción

Briasco agrega que “el pequeño y mediano empresario deja descansar su producción en la maquinaria moderna, pero no observa las serias deficiencia en cuanto a la organización de la producción. Hoy, para sobrevivir, tiene que saber medir el tiempo que necesita una máquina para su puesta a punto, conocer el ciclo de fabricación de una pieza, como el stock mínimo necesario para la circulación del momento. Aunque parezca sorpresivo, las pymes no lo tienen desarrollado. Le otorgan más importancia a los sectores de administración y ventas que a la parte comercial del negocio . El consultor advierte que, al visitar las empresas, en muchos casos se encuentra con un gerente general, comercial, pero no con uno de producción, que tiene la obligación de buscar la manera de hacer más eficiente los procesos.

Francisco Dos Reis, presidente de la Asociación de la Pequeña y Mediana Empresa (Apyme), comparte esta radiografía, y la acompaña con números que vienen golpeando al sector en los últimos meses. “La actividad general en las pymes cayó un 15% promedio antes de la crisis, y ya arrastraban un 20% de capacidad ociosa, con lo cual ahora ese número se ubica entre 35 y 40%. Dicho a la inversa, el uso de la capacidad total oscila el 65%, pero la eficiente es bastante menor , grafica el dirigente.

Según Dos Reis, los empresarios no tienen el hábito de medir la capacidad, y tampoco lo hicieron cuando realizaron fuertes inversiones en los últimos años. De esta manera, se desconocían sus resultados. El empresario vincula este manejo a otro problema estructural: el dueño de la pyme se sigue manejando de manera más espasmódica, pero no lo hace por gusto, sino obligado por la necesidad de atender las emergencias que nacen a diario dentro de la compañía. “Pero, sin dudas, el empresario debe empezar a conocer cómo optimizar todos sus costos, desde el consumo de energía a la producción de una serie de productos. Las pymes también necesitan disponer fácilmente de consultores que no les cobren el diagnóstico inicial. Por eso, estamos armando en Apyme un espacio donde el ejecutivo podrá realizar la primera consulta y empezar a conocer cómo se encuentra el proceso productivo de su firma , adelanta el dirigente.

Ignacio Bruera, economista de la Fundación Observatorio Pyme, entidad del riñón del Grupo Techint, adhiere al diagnóstico. Según lo que estudia todos los trimestres, en períodos de expansión las pymes se concentran en utilizar lo máximo posible esa capacidad y realizan inversiones para ampliarla. Eso fue evidente entre 2003 y 2007. “Pero en lo que respecta al uso eficiente de la planta, las más pequeñas no incursionan en técnicas de medición. Las medianas están más obligadas a hacerlo. Si la empresa cuenta con una facturación elevada y creciente (en períodos recesivos en lugar de hacer más eficientes los procesos, lo que buscan es no perder clientes) la visión estratégica de los empresarios se debe centrar en los dos puntos, manteniendo la oferta y los procesos, pensando también en el después del temblor , puntualiza Bruera.

El experto agrega que aquellas firmas que tengan más espalda financiera ya pueden empezar a pensar en la postcrisis. “Sin duda falta medición, y los límites de crecimiento nacen en muchas ocasiones por ello. Es por eso que las pymes necesitan conocer las técnicas de costeo y medir su capacidad teórica, y saber que pueden producir más , enfatiza el economista, quien aconseja que es un buen momento para parar la pelota y analizar el horizonte. “El casi nulo financiamiento, que es clave para esto, seguirá siendo muy escaso y eso complica pensar a largo plazo. De hecho, los distintos sectores industriales hoy manejan mucho el corto plazo porque no producen en forma continua. También se debe tener en cuenta que el 80% de las pymes industriales no le provee directamente al público, sino que le vende a otras empresas, integrando una cadena de valor más amplia. Ahí debe centrarse el análisis , indica Bruera.

Qué dispara la medición y cómo ejecutarla

De 2003 a 2007, período de continuo crecimiento y expansión internacional para la mayoría de las pymes, las compañías que se veían obligadas a implementar mediciones lo hacía, en mayor medida, porque recibían más pedidos que los que podían abastecer. Ese exceso de demanda era el disparador. Pero también cómo repercutía la inversión en nueva maquinaria y por qué en los casos en los que la firma facturaba más, la rentabilidad no acompañaba esa curva. Pero todo ha cambiado.

Lo que prima actualmente a la hora de gestionar el análisis se vincula al constante aumento de los precios de las materias primas para la producción, lo que estimula una desesperada búsqueda de empezar a detectar por dónde recortar costos. Se deben analizar hoy todos los procesos con mucha más obsesión

Tiempos muertos

Por la caída de la demanda, la detención de la máquina genera tiempos muertos hasta el nuevo arranque. Esta situación es la que domina las pérdidas de producción, según el análisis de Dos Reis, quien sostiene que hay una gran crisis de incertidumbre, y después de ese parate no se suele retomar el proceso productivo con la misma velocidad. “Eso hace muy difícil mantener el equilibrio. Esto pasa muy seguido. También sucede en épocas de crecimiento, cuando no se planifican bien las vacaciones, porque las empresas ya no bajan la persiana por unos días, como sucedía años anteriores , asegura.

Programación de la producción

De acuerdo al análisis de Briasco, los problemas más importantes están asociados a la programación de la producción (no tener estándares, no saber cuánto hace cada máquina, las piezas/hora). “Esa ausencia hace que no conozcas tus procesos. A veces recorres una planta y ves máquinas paradas, porque están esperando que le traigan la materia prima o que termine otro proceso. Ahí ya perdiste una o dos horas. Eso es mala planificación de la fabricación, no se tiene la misma velocidad y no se puede trabajar en línea , sostiene.

En la actualidad, el consumidor exige una mayor diversificación y que la oferta se concrete en plazos más cortos. Los niveles de ineficiencia pueden provocar que una silla, que se puede entregar en una semana, tarde dos meses. Según el análisis del ingeniero, estos plazos no se relacionan con las crisis, sino con las ineficiencias del sistema productivo. “Y hacer eficiente un sistema no es echar gente. El 99% no involucra al personal, sino a las máquinas. Muchas veces, el consumidor marca el terreno de que no está conforme con lo que recibe y eso dispara el alerta en el empresario para empezar a medir su eficiencia productiva , agrega el experto.

Ajustes

Las puestas a punto o ajustes (tiempos empleados en preparar la máquina para cambiar de producto o de formato) es otro de los grandes problemas, por la falta de optimización. “Cuando se cambia de formato, cuando se pasa de un producto de primera calidad a otro de segunda, muy común por estos tiempos, ese proceso obliga a cambiar el herramental del producto. Las pymes no le dan demasiada importancia y no miden el tiempo de las puestas a punto para saber cuánto dura la operación. Lo que se detectó en el comportamiento de las empresas es que empiezan a producir el producto B cuando terminan el A; pero no miden cuánto tiempo circuló en el medio, lo que representa una pérdida que puede llegar al 20% del proceso , enfatiza Briasco.

Técnicas de eficiencia

El economista jefe del Observatorio Pyme suma más consejos para paliar este déficit de eficiencia productiva que padecen las empresas. “Resulta vital contar con procesos de centralización, incorporando técnicas de just in time (identificar y eliminar aquellas acciones que no añadan valor), y de aplicar el balanced scorecard, sistema que permite calibrar las expectativas de proveedores internos y externos, las perspectivas de crecimiento futuro, basado en la innovación; pensar en la satisfacción del cliente y una estabilidad financiera. En resumen, cuidar el corto y largo plazo. Estas situaciones las pymes las empiezan a pensar cuando la tasa de crecimiento no se detiene. “Aunque en períodos de crisis, erróneamente se suelen centrar en lograr más eficacia que eficiencia , puntualiza Bruera, quien subraya que, tarde o temprano, las compañías medianas, en mayor medida, tendrán que adaptarse a estas técnicas, y más si proveen a grandes firmas o exportan gran parte de su producción, ya que no pueden darse el lujo de no saber manejar los stocks u ofrecer una partida con piezas defectuosas.

De todas formas, Bruera destaca que no son pocas las empresas que empezaron a focalizar su atención en mejorar sus procesos productivos, conscientes de que una vez sorteada la crisis, se posicionarán de mejor manera en el nuevo ciclo económico. Su afirmación va de la mano de estadísticas del Observatorio. Las mismas han detectado en los últimos dos años una mayor demanda de jefes de planta y supervisores por parte del mercado, justamente para atender el proceso productivo. “Es una buena señal de que están empezando a medir su producción. Queda mucho por hacer, pero es un comienzo auspicioso , concluye.