Intentando despejarme solo un poco de la cuarentena que nos tiene a todos atentos, en un reciente podcast sobre tendencias de digitalizaciónn leí un artículo publicado en la revista Business Week edición enero de 1975 que hablaba sobre The Office of The Future, el cual llamó poderosamente mi atención por la evolución que auguraba respecto a la forma de trabajar en un futuro (proyectado entonces para 1990), hablando de automatización, procesos libres de papel e incluso hacían alusión a errores que presentaban la entonces emergente tecnología de reconocimiento óptico de caracteres. Ha pasado mucho tiempo desde que se dieran esos pronósticos y sin embargo aquí estamos, 45 años después, sin un solo día de nuestro trabajo o vida personal, en el que no interactuemos de alguna forma con papel.

¿Deberíamos considerar entonces esto una utopía tecnológica? ¿Qué hemos hecho durante todo este tiempo? Es sorprendente cuan poco hemos avanzado desde entonces en términos de aplicación, aún a pesar de los grandes avances que se han hecho en tecnología de procesamiento de información. Y aunque en la última década, las organizaciones han incorporado de manera paulatina tecnologías para la automatización de procesos, al menos en varios países de Sur América, aún no han alcanzado la madurez en sus procesos documentales.

En muchos casos, las empresas están atrapadas en un flujo de trabajo circular donde los documentos en papel se escanean y distribuyen, solo para volverse a imprimir. Así lo confirma una encuesta realizada por IDC el año pasado.

La preponderancia del papel dentro de los procesos empresariales heredados, son un desafío importante para las organizaciones que buscan impulsar la transformación digital, sin contar algunos otros factores de conveniencia, donde encontramos justificaciones como "Es más fácil de leer", "Necesitamos archivarlo" o el más peligroso de todos... "Siempre lo hemos hecho de esta forma".

Otros obstáculos, con un poco más de fundamento, apuntan al tema de la seguridad y confianza en los documentos digitales, aun cuando la tecnología avanzó para asegurar la confidencialidad, el control de acceso y múltiples métodos de resguardo para garantizar la preservación de los documentos digitales, y por otro lado... la brecha legal que rodea al concepto, ya que aun hoy en dia es poco clara la validación legal de los documentos electrónicos, y también es ambigua la legislación respecto a la destrucción de documentos físicos originales.

Sin embargo, hoy existen tecnologías que permiten a las empresas ir más allá de reproducir digitalmente lo que tienen en papel permitiendo sumar inteligencia a la captura a través de funciones como OCR, ¿¿de qué estoy hablando?? Del reconocimiento óptico de caracteres que interpreta las imágenes digitalizadas y las convierte en datos digitales automáticamente o equipos de digitalización autónomos (que no necesitan de una PC para su operación) y que permiten que la documentación ingrese directamente en los procesos de negocio de la empresa.

Ahora la complicamos un poco más… ¿Qué es Internet de las cosas?

Sería algo así como todos los dispositivos que están conectados y comparten datos a través de Internet, desde Smartphones, Smart Tv y hasta dispositivos domésticos como Amazon Alexa y herramientas como el GPS.

En términos de digitalización, IoT está haciendo contribuciones significativas a flujos de trabajo de papel mejorados a través de impresoras conectadas o soluciones de escaneo inteligentes conectadas y sumadas a cualquier software de escaneo de documentos. Estas herramientas funcionan con el componente IoT para integrar, dar seguimiento y administrar todos los datos en tiempo real, automatizar procesos, administrar recursos y alertar cuando algo no funciona del todo bien.

Desde el plano de la conveniencia, este tipo de soluciones ahorra tiempo, dinero y stress a las empresas al reducir la carga de tareas que normalmente se realizarían de forma manual, método tedioso y repetitivo.

Por ejemplo, en un entorno hospitalario, el uso de software de registro médico electrónico (EMR) hace que los datos de los pacientes sean inmediatamente accesibles para los involucrados en todos los niveles, desde el paciente hasta el personal administrativo, el médico y el farmacéutico. Esto elimina la necesidad de crear y luego entregar copias en papel de los registros, lo que ocuparía mucho más tiempo y recursos.

Otro… en bancos, aseguradoras y organismos gubernamentales, la utilización de equipos de digitalización + software reduce enormemente el tiempo en muchos procesos, optimiza los flujos de trabajo y simplifica los tiempos de respuesta usando procesos automáticos que eliminan la interacción humana, condición inevitable hoy en dia para sobresalir en el mercado y lograr la fidelidad de clientes.

Los dispositivos conectados con componentes de IoT también pueden mantener la seguridad y la protección sobre los datos confidenciales al requerir inicios de sesión seguros, manteniendo controles y restricciones de acceso, proporcionando información sobre los patrones de uso de la actividad general, esta capa adicional de seguridad es extremadamente útil en industrias confidenciales como bufetes de abogados y centros de atención médica.

Los escáneres dedicados son dispositivos que se presentan como elementos que dejan de ser solo un periférico más en la oficina, ellos son el punto de partida en la digitalización, la captura y el análisis de datos para seguir con el envío de la información a un servidor, correo electrónico, o una carpeta en red que dispare los flujos de trabajo correspondientes.

Aunque la realidad es que el papel sigue siendo un statu quo en muchos procesos empresariales como la incorporación de clientes y empleados, informes de gastos, operaciones de ventas, órdenes de compra, y en ciertas industrias como la salud, los seguros, la banca y el sector público, la tendencia a nivel mundial para los próximos años indica que el uso de documentos en formato físico irá disminuyendo y los procesos se realizarán digitalmente.

Una vez que lleguemos a ese punto, entonces las empresas irán adoptando la automatización de procesos (RPA) e Inteligencia Artificial (AI) a su gestión de Procesos de Negocio, aunque creo que para ello van a faltar aun algunos años.