Compuesta de cuatro facultades, 44 carreras y una escuela de negocios que albergan a más de 20.000 alumnos, la Universidad Argentina de la Empresa (UADE) creó un área de Control de Gestión para los 250 indicadores que surgen de su estructura organizacional. Los responsables de desarrollar y poner en marcha este proceso se apoyaron en herramientas informáticas y en un plan de gestión que involucró a todas las áreas académicas y administrativas.
Tras el ordenamiento de los indicadores como primera medida, y el examen de herramientas de business intelligence (BI) world class —se analizaron Oracle, Microstrategy y QlikView— decidieron dar el paso y escogieron finalmente el software de QlikView: “Veníamos trabajando con Microstrategy, una aplicación muy buena y consolidada pero que requería mucho mantenimiento y gente dedicada. Costó dar el paso, porque la herramienta anterior era buena. Pero, cuando analizamos la nueva, vimos que iba a resultar más fácil para los usuarios , cuenta Patricia Hall, jefa de Sistemas y Métodos de la UADE, sobre el proceso de selección. Otro factor que sumó ventajas en la decisión fue la variable tiempo. Para el líder del proyecto, Julio Valverde, “los tiempos de desarrollo e implementación, multiplicados por el tiempo del manejo del usuario, nos daban una diferencia significativa .
Según Damián Chacón, Partner manager de Microstrategy, “no se puso en duda nuestro software ni nuestra calidad; cuando las necesidades de análisis de información aumenten en funcionalidad y escalabilidad estarán dadas las condiciones para analizar juntos el alcance de Microstrategy en UADE . Consultados por Information Technology, en Oracle no formularon declaraciones.
Modelo inusual
El primero en percibir los cambios fue Walter Maldonado, analista Senior de Control de Gestión de UADE, y una pieza clave en el rompecabezas de la estructura. Para Maldonado, que se encarga de armar los indicadores de los distintos sectores de la entidad, el nuevo software “hace más accesible la información y no es necesario tener demasiado conocimiento de sistemas para hacer cualquier variación o planteo, como ocurría con la herramienta anterior. Ahora tenemos más independencia .
El proyecto de reordenamiento y gestión de indicadores —alojados en las 80 planillas de cálculo que daban más que dolores de cabeza— debió encajar en un esquema basado en la disponibilidad de información online, dinámica y flexible. Al comenzar la implementación, “nos encontramos con un modelo de datos inusual , observa Juan Pablo Baldoni, gerente de Consultoría de Infogestión, que llevó adelante la ejecución del proyecto que demandó $ 200.000. “Gran parte de aquellos indicadores requirieron la transformación de variables flujo en variables stock, como por ejemplo las inscripciones en cantidad de alumnos por mes y por año, transformando los datos en fotografías del cuadro de situación para cada período considerado , describe. Según Baldoni, este modelo se explica en la necesidad de UADE de replicar de modo exacto la historia de ciertos reportes que se venían usando e incluirlos en QlikView con esos criterios.
“Se superó la dificultad normalizando las fuentes de datos y generando un circuito adecuado para la carga de los mismos , añade el consultor. “Antes nos manejábamos con Excel y no sabíamos de dónde salían los datos. Hoy lo podemos ver y llegamos hasta la persona que origina el dato , completa Hall. Como cualquier empresa, la arquitectura administrativa de la UADE debió transitar una transformación en su accionar administrativo orientado a la sistematización prevista por el plan de gestión empresarial. Una meta de la segunda etapa del proyecto —prevista para los próximos meses— es trasladar los beneficios de BI al área académica para focalizarse en indicadores que hacen a la enseñanza: cuántos docentes usan los foros y con qué frecuencia, cuántos alumnos emplean “role playing , cómo y de qué manera se usan los PPTs y cuándo actualizan la bibliografía.
Puente de comunicación
Claro que no será lo mismo aplicar los criterios especificados en carreras como Derecho e Informática, que tienen diferentes períodos de actualización bibliográfica. Precisamente, la particularidad de cada área hace a la complejidad de la administración de los indicadores. En ese sentido, desde el rector hasta el alumnado —a través de evaluaciones de calidad— deberán aportar lo suyo. Para esa tarea fue designado Gabriel Cardozo como puente de comunicación entre el líder del proyecto y la dirección de la empresa. Desde su área (en aquel momento Auditoría y control de Gestión) se encargó de relevar los indicadores académicos y de su cuantificación. “Se armaron los indicadores base y con el perfil de cada usuario y de cada área establecimos las métricas necesarias. Fuimos armando un plan por carrera y por departamento, porque creo que es la única manera de trabajar y convencer de que la tecnología los va a ayudar. No hay que imponer nada. Es mejor trabajar con ese concepto y que no sientan que los están controlando , acota Cardozo, hoy director de Operaciones y Servicios.
Desde el comienzo del proyecto estaba claro que “el destinatario final siempre es el alumno , dice Cardozo. “Saber que los estudiantes que salen del secundario eligen cierta universidad o cierta carrera o por qué razón lo hacen, nos ayuda a saber en qué parte de la torta general estamos participando. Y si sabemos de dónde vienen los alumnos, podemos enfocar mejor la publicidad , agrega. Hall, por su parte, considera que con la nueva herramienta se hará realidad el deseo que tenían al empezar la iniciativa. “Pretendemos hacer mucho más que sondeos. Queremos obtener tendencias y analizar en un futuro acciones de mercado, como cualquier empresa.