Lo que escribimos en el trabajo influye fuertemente en
cómo nos perciben. Sin embargo, mucha gente no dedica suficiente tiempo a pulir su prosa.
¿Qué importancia tiene la comunicación escrita? “La mayoría de las personas pasan mucho tiempo de su jornada laboral escribiendo documentos o, si ocupan cargos más jerárquicos, leyéndolos , comentó Neil Taylor, director creativo de The Writer, consultora de lenguaje comercial. “La propuesta que uno está redactando quizás esté compitiendo con otras seis que son esencialmente iguales; o puede ocurrir que uno escriba un documento para el directorio sólo tres veces al año. Pero la manera en que uno se expresa en el papel hace una inmensa diferencia .
Nuestra producción escrita ayudar a darle forma a nuestra reputación, señaló Robert Myatt, director de Kaisen, una firma de psicología laboral. “En una era en que los e-mails son “con copia a cientos de personas, surge una verdadera oportunidad para destacarse .
Taylor agregó que gran parte de lo que se escribe tiene como objetivo vender. “Uno vende una idea, servicios o hasta la propia personalidad .
¿Cuáles son los problemas más comunes y cómo los resuelvo? “La gente adoptó el hábito de la velocidad, aseguró Stephen Lloyd, asesora en escritura comercial. “Siempre digo: uno debería pensar, escribir y revisar; pero a menudo la gente sólo escribe, Según Lloyd, eso sucede particularmente con los e-mails. “Como frecuentemente se usan para la comunicación informal, la gente los trata informalmente. Pero un mensaje electrónico puede ser un documento corporativo muy importante. Tomarse un poquito más de tiempo para escribir, en general, equivale a ganar tiempo en el futuro .
Taylor aseguró que el deseo de sonar profesional y serio también puede conducir a una mala redacción. “Las personas se olvidan de que son personas. Producen textos complejos y densos porque sienten que es eso lo que se espera de ellos. Y no es así. La buena escritura es corta, agradable y va directo al grano.
Si bien siempre el objetivo debería ser escribir en forma concisa y clara, por supuesto que eso varía según las industrias. “En el campo de la venta minorista, probablemente uno quiera ser breve y expresivo, y hasta se pueden usar muchas abreviaturas, cualquier texto demasiado largo puede ser considerado excesivo, explicó Myatt. “Sin embargo, en un estudio jurídico, los profesionales se enorgullecen de la calidad de sus comunicaciones escritas .
¿Y la jerga?
“La jerga no ayuda a nadie, usar jerga implica poner una barrera y, en general, suena a que uno está ocultando su falta de capacidad para comunicarse claramente, aseguró Lloyd.
No hay nada malo en usar el lenguaje de la compañía, pero debería emplearse para aclarar y no para confundir. Tal como dice Warren Buffet en el prefacio del libro A Plain English Handbook: How to Create Clear SEC Disclosure Documents, “Si escribe en forma sencilla tal como indica este manual, usted se sorprenderá cuánto más inteligente lo consideran sus lectores .
También ofrece un consejo: “Cuando escribo el informe anual de Berkshire Hathaway, simulo estar hablando con mis hermanas . . . Ellas comprenden cuando uso un lenguaje claro, porque la jerga las puede confundir.
¿Hay cosas sobre las que nunca debería escribir? Internet está repleto de ejemplos de eso, pero una buena regla es nunca escribir en un momento de enojo. “No envíe mensajes electrónicos si está enfadado; redáctelos pero no los envíe , recomendó Myatt.