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El uso de la CUIT de una sociedad por parte de terceros que compran sin autorización se está volviendo un problema para empresas y contadores. Las compras quedan informadas a nombre de la empresa en los registros de ARCA, aunque no haya participado de ellas, y si el proveedor figura entre los contribuyentes no confiables del organismo, el Fisco puede cuestionar el crédito fiscal y el gasto que se computaron. Entonces la sociedad debe explicar operaciones que nunca hizo.
Cuando un proveedor informa una factura con la CUIT de un cliente, la operación queda registrada a nombre del cliente en la sección “Mis Comprobantes”, en Recibidos, del portal con clave fiscal.
ARCA mantiene además una base pública de contribuyentes no confiables, conocida como Base APOC, que permite verificar si un proveedor figura como sospechoso, y usa una herramienta llamada POTAPOC, sigla de Potenciales Usinas de Facturas Apócrifas, que analiza grandes volúmenes de datos para detectar posibles emisores de facturas falsas. Del lado del comprador, la Ley 11.683 obliga a constatar que las facturas recibidas estén autorizadas por el organismo.
El tema viene a la luz luego de que el contador Mariano Ghirardotti, socio de Ghirardotti & Ghirardotti, describiera en un tuit cómo suelen darse fiscalizaciones por compras que la una empresa jamás registró y realizadas por gente que utilizó el cuit de la sociedad para sus compras particulares.
Según explicó en una entrevista con El Cronista, el robo o uso indebido de la CUIT es un delito que “esta pasando mucho” y se está generalizando. Su hipótesis es que el aumento de estos casos puede suceder porque la “economía informal no quiere quedar registrada en sus compras y por eso recurre a CUIT de terceros”.
Dos problemas distintos
Según Ghirardotti, hoy conviven dos situaciones: por un lado está la compra a un proveedor apócrifo, es decir, uno que emite facturas sin operaciones reales detrás. Una factura apócrifa documenta operaciones inexistentes o infladas y permite generar créditos fiscales ficticios.
Por otro, están las compras hechas por terceros mediante sustitución de identidad, que usan sin autorización la CUIT de una persona o sociedad para adjudicarle consumos que no hizo. Así, en el segundo caso, la empresa no compró facturas para pagar menos impuestos, sino que son otros los que compraron y el Fisco se las adjudica.
Según detalló Ghirardotti, el riesgo no es sólo impositivo, también, y dependiendo del tipo de producto o servicio adquirido, si hubiera algo ilegal, como componentes de explosivos u otras sustancias prohibidas, el contribuyente podría quedar vinculado directamente a ese acto ilícito.
Cómo evitar que hagan compras con tu CUIT
Según detalló a este medio, lo primero que se debe hacer es “controlar periódicamente las facturas emitidas a la CUIT de la empresa a través de los servicios de ARCA, para detectar operaciones que nunca se hicieron o proveedores desconocidos”
Los segundo es “aplicar una política de Conozca a su proveedor”. Esto “implica verificar su situación tributaria, consultar la base de contribuyentes no confiables, comprobar la validez de las facturas y asegurarse de que los pagos se hagan a cuentas bancarias del proveedor y no a cuentas de terceros”. También recomendó registrar siempre quién es la persona humana de contacto en cada proveedor.
Para el especialista, lo más importante es poder demostrar que las operaciones realmente existieron. Para esto hay que conservar ante ARCA remitos, órdenes de compra, contratos, comprobantes de pago y cualquier documentación que acredite la entrega de la mercadería o la prestación del servicio. Además, subrayó como “muy importante” haber realizado las “retenciones de Ganancias y de otros impuestos que correspondan”.
Sin embargo, aclaró que las empresas, “no pueden convertirse en fiscalizadoras de sus proveedores” ni deberían responder automáticamente por los incumplimientos tributarios de tercero, por lo que concluyó que, en definitiva, la mejor prevención es controlar quién nos factura, conocer a quién le compramos y conservar pruebas de que las operaciones efectivamente se realizaron.
Qué sanciones puede haber si no se controlan las facturas
Según Ghirardotti, las consecuencias incluyen la “impugnación del IVA crédito fiscal, la impugnación del gasto en Ganancias, la divergencia significativa en el régimen simplificado de Ganancias, intereses, multas y, eventualmente, el impuesto a las salidas no documentadas”. En casos importantes, también puede haber una denuncia penal tributaria.
En detalle, aclaró que “la impugnación del IVA implica la pérdida del 21% de la compra, la de Ganancias muchas veces equivale al 35%, y el impuesto a las salidas no documentadas suma otro 35%”. Si la empresa es detectada, se puede “terminar pagando bastante mas que el monto total de la factura de la compra”, alertó
Qué debe hacer la empresa si encuentra facturas a su nombre que nunca hizo
El primer paso es desconocer la operación apenas se detecta, reclamar su corrección y dejar constancia. Algunos abogados, agregó Ghirardotti, aconsejan además “hacer la denuncia en la fiscalía cuando hay sustitución de identidad”.
Así, subrayó que ARCA puede llegar por fiscalizaciones (que son el procedimiento formal) y las inducciones, (que son básicamente un canal de información del organismo hacia el contribuyente).
Le informa que posee datos sobre comprobantes no confiables computados y lo invita a rectificar sus declaraciones juradas. Por lo tanto, recomienda “no aceptar automáticamente el ajuste ni rectificar sin analizar antes el caso”.
Según aclaró, “la inclusión de un proveedor en la base de no confiables no implica, por sí sola, que todas las operaciones con él sean falsas”, ya que el organismo, “debe evaluar las circunstancias concretas y la documentación respaldatoria”.
Ante una fiscalización, “no alcanza con presentar facturas y comprobantes de pago”, sino que hay que acompañar con “acompañar órdenes de compra, remitos, contratos, constancias de recepción de mercadería, documentación de transporte, correos electrónicos y cualquier otro elemento que acredite la efectiva realización de las operaciones, ademas de identificar al contacto en cada uno de los proveedores, y demostrar cual es el sistema de control interno para evitar estas cuestiones”, detalló el tributarista.
“También es conveniente demostrar que los pagos fueron realizados al proveedor y explicar qué destino tuvieron los bienes adquiridos o cómo se utilizaron los servicios contratados”, destacó.
La defensa, según Ghirardotti, debe concentrarse en probar “la realidad económica de las operaciones” y no solo la validez formal de las facturas. En ese sentido señaló que la mejor prevención es “controlar quién nos factura, conocer a quién le compramos y conservar pruebas de que las operaciones efectivamente se realizaron”.
Cómo funciona el esquema por dentro
Cuando una erogación carece de documentación y no se prueba por otros medios que sirvió para obtener o mantener ganancias gravadas, la ley no admite su deducción y suma una alícuota del 35% que se considera definitiva. Desde la reforma de la Ley 27.430, para ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2018, la documentación apócrifa también genera salidas no documentadas. La norma figuraba antes como artículo 37 y hoy aparece citada como artículo 40 del texto ordenado. Este es el mecanismo que explica el “otro 35%” que describió Ghirardotti, porque se suma a la pérdida del gasto y del crédito fiscal.