Las tareas rutinarias y su impacto sobre la productividad

Destinar recursos y dinero en labores básicas redunda en pérdidas millonarias para las pequeñas y medianas empresas, de acuerdo a un estudio privado.

Las tareas rutinarias y su impacto sobre la productividad

La falta de productividad, como resultado de la burocracia administrativa diaria, trámites y labores rutinarios, les costó unos 20.400 millones de euros a las pymes de 11 mercados (Reino Unido, Sudáfrica, Francia, Irlanda, Australia, Brasil, Canadá, Singapur, España, Estados Unidos y Alemania) en el último año, de acuerdo a un estudio realizado por Sage, compañía dedicada a los sistemas de contabilidad. El informe abrió, así, la Caja de Pandora y la pregunta acerca de cómo aumentar la productividad quedó latente.

En este sentido, Luis Garay, gerente de Bayton, sostiene que si una pyme no invierte en estrategia de procesos basados en tecnología queda afuera del mercado. El especialista sugiere la idea de trabajar con un consultor experto en la optimización de procesos para cada segmento de la compañía. "Este realizará un análisis de esfuerzo en los sectores que necesiten impulso tecnológico. Lo siguiente es analizar las finanzas de la empresa para determinar el volumen de inversión", dice.

Desde Randstad Argentina explican que hay muchas empresas que recurren a la tercerización como forma de optimizar procesos y adquirir tecnología. Germán Ruiz, director de Outsourcing, considera que, ya sea que se deleguen tareas productivas, de operaciones, comerciales o administrativas, la idea es lograr un doble impacto al optimizar procesos, ganar eficiencia y convertir costos fijos en variables.

"En la gestión de RR.HH. la tecnología tiene mucho que aportar, en los procesos de reclutamiento y selección, en la gestión de nóminas, evaluación de desempeño y payroll. Por caso, los servicios de Recruitment Process Outsourcing son una alternativa para compañías con necesidades de reclutamiento de perfiles operativos", profundiza Ruiz.

Roberto Manguel, Managing Director de Experis Argentina, remarca que existen tecnologías para maximizar los procesos. "Desde herramientas o sistemas de propósitos definidos, como un sistema CRM para gestión de ventas o postventa, hasta sistemas BPMs para definición de procesos horizontales".

El rol de la digitalización

En la actualidad, los procesos sin el acompañamiento tecnológico se han transformado en procedimientos muy costosos. Así lo entiende Garay, quien comprende que es necesario evaluar nuevas alternativas que sustituyan los procesos obsoletos con tecnología bien aplicada.

"De aquí es de donde surge el concepto de 'despapelización o automatización de los procesos'. Su reemplazo por el soporte digital para la gestión de documentación, procesos y recursos, requiere el uso de tecnología de información como la transacción de documentos electrónicos, software de gestión financiera, logística, comercial y de recursos humanos. Además, cuestiones como la firma digital y otras herramientas en materia de desarrollos informáticos pertinentes", profundiza Garay.

Por su parte, Manguel revela que desde Experis consideran que la tecnología por sí sola no va a resolver el problema. Desde la compañía enfatizan que se necesita poner foco en los procesos, trabajarlos, pulirlos y, recién ahí, digitalizarlos. "Cada uno de estos pasos, revisados de forma sucesiva, va a contribuir a que la empresa sea más eficiente y tenga menor pérdida de tiempo y recursos dedicados a tareas administrativas", completa Manguel.

Las pymes argentinas

Ruiz agrega que se está lejos del ideal en cuanto a la incorporación de tecnología debido al impacto de la devaluación y la inestabilidad económica. Un estudio reciente desarrollado por Randstad determinó que, tanto en las grandes compañías como en las pymes, el 83% considera necesario capacitar al personal en el uso de las nuevas tecnologías.

El estudio es complementario a la visión de Garay, quien afirmó que la incorporación de tecnología que mejore los procesos internos quedó en la cola de espera para muchas pymes. Sin embargo, Manguel se muestra optimista de cara al futuro y expresa: "A las empresas jóvenes o dirigidas por nativos digitales les resulta muy natural incorporar nuevas tecnologías".

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