Cómo potenciar a una organización a través de una 'mesa de procesos'

Desde aqnitio nos enfocamos en acompañar a las empresas para que puedan lograr una visión sistémica a partir del trabajo en equipo. Para eso, generamos espacios de trabajo reducidos y ágiles, en los que se permita reconocer en cada persona su aporte al conjunto. Así damos lugar a la posibilidad de redefinir equipos capaces de pensar en procesos. Una vez logrado esto, llega el momento de la búsqueda de mejoras y rediseño de los procesos. 

La utilización del tiempo y de otros recursos finitos y escasos es otro punto central a trabajar porque se trata de maximizarlos en pos de la formación de equipos y usinas de análisis dentro de la organización y no solo de propuestas emergentes ante demandas esporádicas de mejora.  

Definir procesos puede volverse una tarea mecánica, aburrida y burocrática, o todo lo contrario: puede también hacer visible lo invisible, identificar los flujos que vinculan a una persona con otra persona, a un equipo con otro equipo y, por lo tanto, define el modo de operar de la organización. El problema más frecuente en las empresas es cómo implementar un nuevo tipo de organización.

Desde nuestra experiencia, el primer desafío es generar una cultura de equipo. Algo de lo que se habla mucho pero se logra poco. Desde el punto de vista de que las metodologías tienden a invertir fines con medios, efectos con causas. La gestión de procesos, por ejemplo, no debe apuntar primero a lograr el mejor proceso sino a poner sobre la mesa la situación actual para formar una visión compartida de un equipo que resulte capaz de mejorar el o los procesos de la organización

Lo procesos son flujos vivos y continuos. analizados y mejorados por los equipos que tienen visiones compartidas. Y en cuanto a las metodologías para impulsar los primeros pasos en la implementación de estos procesos, podríamos sintetizarlas en cinco de ellas: formar equipos interáreas, capacitar sobre una organización basada en procesos, trabajar la visión compartida sobre la temática, identificar procesos claves y mejorarlos.

Los procesos son el sistema de canales por donde los flujos físicos, de información y documentales, se movilizan. Por eso resultan tan importantes todas las visiones y decisiones, porque de ellas derivan el funcionamiento de este sistema integral. Las personas, los equipos, esas unidades vitales de la organización, descansan su quehacer en ese entramado y por lo tanto harán mejor su trabajo y disfrutarán realmente de participar de un organización cuanto más posibilidad de comprenderlo y mejorarlo tengan.

Una delegación efectiva parte también de una organización que se entiende y aprende observando sus procesos. El aprendizaje organizacional es el principal impacto de una organización basada en procesos. Porque los procesos y los equipos son dos caras de una misma moneda llamada organización. Entonces si es necesario crecer, ser rentables, desarrollar organizaciones sostenibles: ¿cómo es posible esto sin una conciencia colectiva basada en equipos que gestionen naturalmente procesos y no tareas aisladas?

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