5 consejos para organizar la fiesta de fin de año en la empresa

Cada vez es más común que las pequeñas empresas hagan eventos para despedir el ciclo. Cuáles son las últimas tendencias y los secretos de los especialistas para hacer rendir el presupuesto.

Los consejos de los especialistas.

Los consejos de los especialistas.

Con cada cada diciembre, la fiesta de fin de año de las empresas comenzó a ganar terreno en las agendas de las pymes. Si bien el presupuesto es determinante para el despliegue y la envergadura del evento, son cada vez más las que se animan a festejar y lo hacen con opciones típicas de los festejos de grandes empresas.

Yanela Biancardi, especialista en organizar eventos empresariales en la firma que lleva su nombre, sintetiza las tendencias: "Todas las empresas quieren celebrar. Tanto multinacionales como pymes. Está más de moda la fiesta corta (de pocas horas), generalmente, los jueves o viernes de noviembre o diciembre, y el formato de cóctel. En lugar de contratar muchos shows se elige uno, pero muy bueno. Hay sorteos y premiaciones según la empresa. La barra libre y un buen DJ son infaltables. El dress code es informal. Y las cabinas de fotos con carteles divertidos son un elegido que converge con las palabras del presidente de la empresa sobre los logros de la firma”.

Respecto al presupuesto, Juan Pablo Manzuoli, director de la licenciatura en Marketing y del Posgrado en Marketing en la Universidad Católica Argentina (UCA), afirma: “Las reuniones de las pymes acompañan lo que sucede a nivel país. Si va bien, se tira la casa por la ventana. Ahora, si fue un año flojo, se hace algo sencillo. En los últimos años, con los altibajos de la economía, las empresas buscan realizar algo austero”.

Victoria Calabró, workplace specialist en Eventbrite Argentina, empresa estadounidense dedicada a la solución integral para eventos, observa que "la fiesta de fin de año se ha impuesto como el evento que no puede faltar en ninguna empresa. La inversión se incrementa, o no, a medida del crecimiento de la misma pyme, donde cada año, cada evento va superando al anterior".

En la filial argentina de la empresa española Seidor, dedicada a la consultoría de software y servicios informáticos, este año tuvieron una revisión presupuestaria y redefinieron el monto que iba a estar destinado al evento. A diferencia del año anterior, cuando festejaron con un gran desarrollo e inversión por el 20° aniversario de la empresa, este tendrá una celebración más sobria.

Soledad Oriozabala, gerente de Capital Humano de Seidor, comenta cómo será: "En esta oportunidad, después de un evento integral con muchos agregados en 2016, optamos hacer algo más austero. Destinamos alrededor de $ 1.900 por empleado para disfrutar de una noche, con un buen catering y un DJ que nos haga bailar a todos". Agrega: “Aún haciéndolo sencillo, nos dedicamos a que cada detalle, con mucha calidad. Esto va desde la comunicación, la previa, la ambientación de lugar, la comida, la música y después, mostrar las fotos más divertidas. Que se transforme en otro recuerdo más de un lindo momento vivido", cierra la ejecutiva.

El que busca, encuentra

Para Agustina Chavero, gerente de Congresos, Convenciones & Eventos de La Rural, "son cada vez más solicitados los eventos innovadores, con incorporación de tecnología y entretenimiento". "Hay una gran búsqueda del impacto visual y, a su vez, los participantes quieren sentirse parte, involucrarse y no ser meros espectadores de lo que está sucediendo. Y como parte de la idiosincrasia de las pymes, buscan un servicio de calidad a costos accesibles", detalla.

En cuanto a costos, las cifras van según la envergadura y la cantidad de personas. "Una fiesta promedio con lo básico, como puede ser catering, barra, DJ y salón fuera de la oficina tiene un costo aproximado de $ 1.000 y $ 1.200 por persona", cuenta Calabró. Mientras, para Vanesa Rivera, directora General de la agencia Ver y Comunicar, “una pyme puede gastar entre $300.000 y un máximo de $ 800.000".

Hoy las pymes ganan terreno a la hora de elegir lugares cada vez más modernos y con un gran despliegue de atractivos. Por ello, la modalidad de "llave en mano" es cada vez más elegida. Calabró cuenta el secreto para una fiesta exitosa: “Se puede organizar un buen evento adaptándose a la economía que tenga la organización en su momento, buscando promociones con la mayor cantidad de ítems posibles, por ejemplo, eventos que se organizan para distintas pequeñas empresas que incluyen todo por el costo de una tarjeta por persona. Quita la exclusividad de hacerlo interno únicamente, pero admite la participación a un gran evento y compartir el espacio con otras empresas".

Al predio de eventos La Rural le pasó que, por la alta demanda de las pymes, adaptaron un servicio, con todo incluido, para ellas. Se llama Celebration Fest! y es una fiesta compartida que se contrata mediante la compra de lugares. En este sentido, cada empresa tiene la posibilidad de elegir una opción acorde a su presupuesto. El costo varía de acuerdo a la ubicación dentro del salón y la escala va de $ 1.300 a $ 1.900.

Una firma que eligió esta opción es Bulló Abogados, estudio jurídico con unos 200 empleados entre sus oficinas en Puerto Madero y Microcentro (CABA). Durante los últimos años, han alternado entre festejos en un salón de Puerto Madero, un brindis en la oficina, festejos individuales por equipos de trabajo y, en 2015, optaron por el de "fiesta compartida". Este año vuelven a replicarlo.

Según Natalia Rodríguez, responsable de RR.HH., "trabajan entre 6 y 12 meses de anticipación, para analizar presupuesto y estrategias a tomar". "Volvimos a apostar al formato de fiesta compartida, porque ayuda a poder hacer más accesible este tipo de eventos, logrando que podamos acceder a una fiesta importante con un presupuesto no tan alto y por el perfil de nuestra gente (joven) tuvimos excelentes repercusiones", dice.

Opciones para todos

No solo hay opciones nocturnas. Los hoteles de 4 y 5 estrellas ofrecen paquetes armados con un pequeño brindis, con copa de vino y espumante, una mesa dulce y un souvenir. "Desde la empresa, no tienen que ocuparse de nada. Esto es tenido en cuenta, ya que al ser pymes, muchas veces el área de RR.HH. tiene a su vez otras actividades que realizar. Por eso, muchas empresas están buscando este tipo de paquete", cuenta Rivera.

También, un gran elegido por estas fechas son los encuentros "al aire libre", donde "se confluye una comida de campo –con platos típicos como asado y pastelitos– y un encuentro motivacional, con actividades deportivas", detalla Manzuoli.

Desde Tienda Nube, dedicada a soluciones de tecnológica en e-commerce, adoptan esta modalidad. Augusto Otero, Head of Finance, Legal and Accounting de Tienda Nube, explica que "las últimas fiestas fueron un día de quinta en las que se realizaron actividades de integración del equipo y se brindó tiempo libre para relajarse, como fútbol, ping pong, metegol y pileta, entre otros". "La idea es que sea un día relajado para todos, darle un cierre al año que termina y comenzar el que viene de la mejor manera; pero sin perder de vista lo beneficiosos que son estos eventos en cuanto a la integración del equipo", comenta.

Para llevarlo a cabo, Otero señala que, en su caso, tratan de ajustar el lugar del evento a su presupuesto –este año rondará los $1.500 por empleado– y luego planifican ellos mismos. Arrancan dos meses antes pensando ideas, pero 45 días previos cierran la contratación y ejecución de las actividades. "Nos da un sentido mayor de pertenencia y de predisposición a realizar y organizar actividades por y para nosotros mismos. Aun con una fiesta austera, lo que importa es lograr un gran sentido de pertenencia", dice.

Otra empresa que adoptó distintos formatos es la consultora de tecnología global DataArt. En 2015, hizo un asado en una quinta, con juegos deportivos. Al año siguiente, festejó en un boliche de Puerto Madero, con cena y pista de baile. Marcos Mauro, director de la filial argentina, explica que este año hicieron una encuesta y el equipo de trabajo votó por el evento nocturno. "Desde octubre, venimos evaluando opciones de bares que nos ofrecieran un menú completo y bebidas libres con el fin de abarcar todos los gustos. Será una fiesta ‘Black & White’ y, como seguimos sumando sorpresas, todavía no tenemos un número de inversión totalmente definido", cuenta.

Siga el baile, siga el baile

La fiesta en las empresas también tiene su etapa de planificación y la de disfrute. Para no llegar con la lengua afuera hasta el último minuto los especialistas concuerdan que lo mejor es armarlo y pensarlo con tiempo. Aunque el escenario de lo ideal no siempre se cumple. Hay empresas que lo elaboran con 6 meses de anticipación pensando en cada detalle, en cada actividad que involucre a los empleados, entre otros.

Por lo general, las que destinan mayor tiempo –y no siempre el mayor presupuesto por empleado– son las medianas empresas. Éstas cuentan con departamentos específicos de RR. HH., quienes son los responsables de la proyección presupuestaria y la organización del evento.

En cambio, las empresas más pequeñas e incluso las familiares, al tener un vínculo más cercano con el empleado y prioridades en el día a día de la operatoria, lo planean con dos o tres meses de anticipación. 

Cuando el año se desarrolla con una economía difícil y complicada, muchas empresas evalúan invertir o no, y muchas veces analizan dónde hacerlo para este tipo de encuentros lúdicos. Y son las que salen con un mes o tres semanas antes a resolver el evento. Lo malo de esta situación, explican los expertos, es que quedan presos de querer exprimir los gastos al máximo y por el contrario, al estar cada vez más cerca de la fecha se encarecen los costos y la disponibilidad de los lugares para alquilar.

Para evitar esta situación, recomiendan que si hay un presupuesto ajustado, siempre hay que buscar con tiempo para poder reservarse un buen lugar a buen costo. Biancardi, aconseja "arrancar después de las vacaciones de invierno".

En cuanto a los servicios, lo principal es elegir una excelente opción de catering, comida y bebida. Acorde a la temática de la fiesta o cultura de la empresa. En el caso de contar con un espacio físico en la empresa donde poder reunir a todos, se puede optar por contratar un Dj que musicalice el encuentro y agregarle algunos detalles de cotillón luminoso para hacerlo más divertido. Incluso, contratar una barra de tragos.

La fórmula del éxito

"Lo importante de invertir en organizar una buena fiesta es el objetivo final que se obtiene de agasajar y reunir a los empleados de la empresa en un espacio social, relajado y divertido. Es darle reconocimiento a su año de trabajo y dedicación a la empresa por medio de un encuentro que fomenta la unión del grupo", destaca Calabró.

Por su parte, Natalia Rodríguez resalta: "Creo que es importante que la fiesta sea acorde al perfil y cultura de la empresa y alineada al momento coyuntural que esté viviendo, principalmente para que sea coherente con las acciones que se vienen realizando durante el año".

La experta en organización de eventos de La Rural, concluye que "una rica comida, unos buenos tragos y un gran DJ hacen de cualquier reunión, una noche inolvidable".

Comentarios0
No hay comentarios. Se el primero en comentar