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Out of office: tiempo de delegar

Llega la época de vacaciones y la hora de cortar un año de mucha exigencia para los dueños de las pequeñas y medianas firmas. Cómo hacen los número uno para dejar todo listo puertas adentro y poder tomarse unas semanas sin vivir hiperconectados.

Out of office: tiempo de delegar

Con el avance de la tecnología el mundo está hiperconectado y el poder de desconectarse depende del usuario. Las consecuencias de no hacerlo se leen en cualquier manual de management: no se corta la rutina, continúa el estrés y las vacaciones setornan en una extensión de la semana laboral. Hoy, los ejecutivos están atados a su voluntad aunque, por más de que se requiera un gran esfuerzo, algunos logran escaparle al wifi y pasar las vacaciones en "modo avión".

La metáfora del hombre de las cavernas, utilizada en charlas de coaching, alude al punto. Los cavernícolas salían a cazar y exponían, cada día, sus vidas, alcanzando un pico de tensión extrema. Ante esta situación, la única forma de cuidar la salud mental era el regreso a la cueva y la abstracción del momento de presión. Así, los cazadores no sufrían de estrés porque la tensión no se volvía constante, sino que había cortes de relajo y esparcimiento.

"Escuché la anécdota y me marcó", dice Mauro Arcucci, CEO de Barbuss Global, pyme que ofrece servicios a aseguradoras. La empresa tiene oficinas en Europa, Asia y varios puntos de América, y Arcucci es responsable de la dirección global. "Apliqué una cultura de trabajo en equipo. Tenemos objetivos que dividimos en grupos de trabajo: no queremos crear superhéroes estresados que no puedan descansar porque todas las decisiones pasan por ellos". Arcucci revela implementó estrategias para delegar y distribuir las presiones. "Somos seis socios divididos por región y especialidad, y cada uno tiene un ejecutivo un eslabón abajo que está al tanto y maneja la mayoría de los asuntos", dice. La clave para generar esta dinámica, Arcucci la resume en esta frase: "Gente capacitada a la que le pago muy bien: sacrifico rentabilidad, pero los resultados son positivos".

Según el director, tras formar un equipo sólido, el segundo paso es "vender" esa cultura a los clientes y acostumbrar al "ejecutivo suplente" a manejar los temas calientes. "A veces crea más dificultades que se vaya de vacaciones el que está debajo de uno en la línea de reporte, que se vaya un socio", afirma Arcucci. Asimismo, asegura que, salvo por un eventual follow up de los mails, en sus vacaciones logra desconectarse.

Dentro de este esquema, donde los segundos asumen parte de las presiones de los primeros, es clave que ambos ejecutivos descansen. Los empleados tienen dos semanas de vacaciones en verano y una en invierno.
En otras firmas la estrategia para tomarse un tiempo de descanso pasa por la organización y rotación de las semanas de vacaciones entre los socios. Es el caso de Holistic Mobility Services, una pyme que ofrece soluciones de mudanzas y traslados para familias y empresas en el mundo. "Los directivos se turnan en las ausencias, y esto da la posibilidad de que quede una autoridad en la empresa con capacidad de decidir cuando surgen los temas más complejos", destaca Diego Enriquez, uno de los socios directores. Para coordinar las suplencias, Holistic Mobility Services emplea a una persona que se encarga de planificar los horarios y las tareas a resolver cuando se producen ausencias de los directivos. "El objetivo es que el cliente no sienta los viajes del equipo, y el que hace la suplencia tenga todos los detalles de los asuntos para que no le genere estrés", concluye Enriquez.

Una receta por puesto

En la cocina de un restaurante cada puesto requiere de una especialidad. Desde el encargado de los "fuegos" hasta el especialista en salsas y el repostero, los trabajos están estructurados. El chef actúa como director de orquesta: compone los menús y da forma a los platos. Con esta dinámica, Gama Gourmet, que ofrece viandas y servicios de restauración, sobrevive cuando los número uno de la organización están de viaje. "Si bien hay decisiones que nos competen solo a los socios, en las tareas diarias todos saben qué deben hacer", dice Nicolás Peria, socio Gerente de la empresa.

Dentro del rubro gastronómico, una de las tareas más críticas para el funcionamiento del emprendimiento son las compras de las materias primas. No es sencillo: requiere de contactos, poder de negociación para pelear precios y el conocimiento absoluto de las recetas y de cómo prepararlas. De esta parte del negocio se encarga Peria, quien admite que a partir de la inclusión de su actual mano derecha puede irse de vacaciones tranquilo. "Nadie es imprescindible, remata el directivo.

Por otra parte, la empresa de branding Aldente utiliza la misma división de trabajo: los socios no llevan la computadora consigo cuando se toman un respiro. "Somos una agencia de comunicación creativa con un staff profesionalizado", asegura Alejandro Raizman, socio Director de Aldente. El emprendedor aclara que las vacaciones no causan problemas y que la agencia puede trabajar y crecer de manera autónoma sin depender de los gerentes. "Los temas que no puedan desarrollarse sin nosotros se cuentan con la palma de la mano: contestar mails personales, brindar algunas directivas estratégicas y coordinar procesos vinculados estrictamente al manejo del negocio, pero nada demasiado grave", enumera Raizman.

No obstante, uno de las barreras a saltar para poder descansar en vacaciones son las demandas de sus clientes. La agencia trabaja de forma directa con grandes firmas y Raizman destaca que muchos clientes prefieren hablar con los directores, sin mediaciones.

Un sector atareado

Las pymes productivas manejan otras exigencias. La razón: en gran parte de las empresas la cadena de producción se mantiene andando las 24 horas. Detrás de esta maquinaria debe haber un responsable permanentemente. En la pequeña industria, suele ser el dueño. Armarse un lugar para detener el ritmo y escapar de la rutina laboral es un desafío que no muchos pueden sortear.

Daniel Dimare, socio Director de Juguetes Dimare (a cargo de la marca Rasti), cuenta que hace tres años que los cincos socios, y familiares, de la fábrica empezaron a capacitar a asistentes para que tomen el timón en la ausencia de los dueños. Dimare sabe que delegar a alguien que se encuentra por fuera del circuito de hermanos es una tarea que debe practicarse durante un buen tiempo. "Los trabajos los vamos haciendo en equipo y el cliente conoce a los asistentes", dice el emprendedor.

"Ir pasando a los colaboradores varios asuntos para cuando llega la hora de tomarse las vacaciones, es un modo de irse sin culpa y sin miedo", reconoce Dimare. Pero, admite que en la planificación buscan que al menos dos de los socios se queden en la firma. En el rubro de los juguetes, el directivo dice que en verano el sector tiene poca actividad y esto ayuda a que los partners puedan tomarse un tiempo de descanso. Aunque, acepta que, sea en la playa o la montaña, comete el pecado de chequear mails.

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