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La gestión de la empresa en la palma de la mano

Más allá de un instrumento de ocio, los smartphones se convirtieron en una parte de la oficina. Las herramientas online más recomendadas

La gestión de la empresa en la palma de la mano

Los post-its, las salas de reuniones, los horarios impresos y las facturas apiladas quedaron para la historia. Donde hasta hace poco había una solución analógica para facilitar la organización en una oficina, ahora una herramienta online multiplica las posibilidades de cuadrar horarios, gestionar presupuestos o distribuir tareas.

El mundo empresarial se digitaliza a la misma velocidad que se extienden por la región los smartphones y las apps que solucionan cada faceta de la vida. Según un estudio de E-Marketer, a fines de este año, 71,4% de la población argentina tendrá un teléfono móvil, datos que confirman la creciente expansión de dicha tecnología en el país, que, por ende, caló también en las estructuras de cientos de pymes.

Así, las aplicaciones móviles se han convertido en herramientas indispensables para gestionar equipos, debido a su ínfimo coste y a la agilidad que imprimen a los procesos.

"El gran recurso escaso de las start-up es la gente. Si usás herramientas ineficientes, estás desaprovechando tu recurso principal", dice Patricio Trasverso, fundador y CEO de Clastia, una firma que provee servicios de e-commerce a medianas y grandes compañías. Este empresario, que organiza su sistema de trabajo en torno a documentos en la nube o aplicaciones web de gestión de demanda como Salesforce, calcula que estas reducen un 50% algunos de los costos de las tareas diarias que realiza.

Trasverso formó parte del equipo inicial de MercadoLibre. Mientras estuvo allí, vio cómo sus compañeros se frustraban con herramientas complejas y caras. Desde entonces tiene claro que estas deben ser "súper simples" para que el usuario pueda usarlas sin leer un manual ni hacer capacitaciones. En Clastia, la mayoría de las herramientas colaborativas que se usan son de Google. "Me costó un tiempo, pero creo que ya nadie usa Office. Google es, por lejos, lo mejor que hay en el mercado y es muy ágil", opina sobre esta herramienta que le permite administrar los movimientos en los documentos de la firma desde el celular o el iPad.

Gestionar procesos

Si herramientas como Google Docs o Spreadsheets facilitan el trabajo colaborativo, apps como Trello son el complemento perfecto para coordinar equipos a distancia, hacer un seguimiento del trabajo y evitar confusiones o errores de organización. Se trata de la imitación online del clásico corcho o tablón de anuncios. En su página principal aparece un escritorio sobre el que se pueden crear listas o tickets que agrupan diferentes tareas o avisos. El sistema permite, además, agregar un número indefinido de usuarios a cada tablón para que todos los trabajadores puedan hacer un seguimiento instantáneo de lo que ocurre.

Tomás Spada, uno de los socios de Contagram, una start-up que ofrece servicios de gestión online, coordina a través de Trello a un equipo de seis desarrolladores freelance que escriben código desde Venezuela. "Armamos tickets con las funcionalidades, y podemos ver qué está haciendo cada uno en cada momento y los errores que van ocurriendo -explica-. Podés controlar tu equipo desde la oficina y ver online en qué estado está cada cosa."

Con apps como esta, el salto económico para una start-up puede ser grande. En el caso de Spada, si no tuviera Trello, tendría que contratar a seis trabajadores en relación de dependencia, instalarlos en una oficina y chequear el trabajo in situ. En cambio, gracias a la app, puede contratar a seis freelance sin costo laboral y a un dólar competitivo. "Sin Trello no hay manera de que puedas manejar un equipo de de-sarrolladores. Estaría en el horno", bromea.

Otra de las ventajas de insertar estas aplicaciones en el trabajo es que, aunque son independientes, pueden combinarse. Spada sigue las tareas de Trello e interactúa con ellas con Slack, una herramienta al estilo WhatsApp que conecta al instante links, imágenes, videos, calendarios o tareas. A diferencia de las apps tradicionales de mensajería, es multiplataforma y contiene conversaciones grupales con usuarios ilimitados, llamadas canales.

"Usamos Slack mucho tanto para chatear con los desarrolladores cómo para coordinarnos entre los socios. Hay bastantes canales para diferentes usos. En un único lugar veo lo que hicieron los usuarios, las preguntas que surgieron, las resoluciones… tenemos una máquina bastante eficiente", afirma.

El caos de la contabilidad

Uno de los problemas que afrontan las pymes es la gestión de su contabilidad. Para ellas, Trasverso recomienda Colppy, una start-up que comenzó a funcionar el año pasado, y que ya da servicio a unas 900 firmas de la Argentina y Colombia. La aplicación provee un marketplace online donde se ponen en contacto pymes y contadores, tal y como explica su fundador y CEO, Juan Ignacio Onetto. "Tenemos un mecanismo donde hay un listado de contadores y las pymes eligen al que más les conviene", cuenta. Luego, el contador pide la información contable a la empresa y, una vez que tiene los datos, los carga en el software de Colppy y gestiona desde ahí todos los pagos de impuestos.

Según Onetto, Colppy es un "ahorrador de tiempo", ya que ayuda a sistematizar una gran cantidad de procesos repetitivos con los bancos y la administración fiscal. "Entrar al banco, ver los movimientos, luego entrar a tu sistema contable y ver que la información quedó bien registrada. Eso es un proceso manual que puede durar entre 10 y 20 horas por mes, pero, con Colppy, se puede hacer en 10 minutos", detalla. También aligera el proceso de presentar facturas electrónicas, que -calcula- a una persona normal le lleva entre un minuto, y uno y medio. "En Colppy una factura se hace y se registra en tres segundos", añade.

La tecnología que no llega

A pesar de la fuerte expansión que tienen las apps en el mundo, esta forma de trabajo es aún disruptiva para muchas pymes de la Argentina. Según Spada, "el nivel de atraso que tienen sus dueños es infernal" a la hora de trabajar con tecnología para hacer este tipo de procesos. "Nosotros trabajamos con muchas start-ups y la mayoría de los dueños no usa ni un calendario compartido", explica.

"América latina todavía está muy retrasada en lo que es implementación de todo este tipo de procesos, inclusive el mundo", opina el fundador de Colppy. "En el país más evolucionado en este sentido, que es Estados Unidos, hay 28 millones de pymes y la cantidad que usa estos sistemas no llega ni a la mitad del total", anota, y apunta que, según sus cálculos, de los cerca de u$s 5.000 millones que mueve el mercado de las start-ups en América latina, solo 200 millones se invierten en estos sistemas.

Marcos Mansuneti, CEO de Sueños Digitales y autor del libro Paranoia Digital, cree que este atraso en la Argentina se debe a varias razones, pero sobre todo a que el emprendedor es "muy exitista".
"Vos tenés una empresa y yo te puedo hacer ahorrar mucha plata", cierra, advirtiendo: "Pero tenés que hacer una inversión grande al principio".