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La economía colaborativa llega a las pymes

El máximo beneficio para las empresas lo obtienen al compartir sus activos más valiosos: la información. Con la tecnología, es posible hacer un cambio radical en el modo de relacionarse y trabajar.

La economía colaborativa llega a las pymes

El mundo es muy distinto al de hace una década. Gracias a varias innovaciones, hoy podemos compartir el asiento libre de nuestro auto en un viaje hacia el centro o una habitación en nuestro hogar con alguien que está de visita en la ciudad o juntarnos con otras personas para brindarle un préstamo a alguien que lo necesita. Estas son algunas de las cosas que se pueden hacer en lo que se llamó "la economía del compartir".
Esta nueva economía del compartir no se limita al mundo de los consumidores, sino que se extiende al mundo de las empresas. El máximo beneficio lo obtienen al compartir sus activos más valiosos: la información. Hace unos años, las empresas operaban de forma jerárquica entre ellas; se limitaban a una relación cliente-proveedor. Una relación estrictamente contractual, en la cual no había otra preocupación más que cumplir con el pedido, en las condiciones pactadas y punto. No había indagación, ni intención de entender qué motivaba ese pedido. Un mundo en el que la confianza estaba reducida a su mínima expresión.
Este panorama está cambiando: las empresas se dan cuenta de que, de la mano de la tecnología, es posible hacer un cambio radical en la manera de relacionarse y trabajar. En un mundo digital, ya no hay más jerarquías y todas las empresas están en un mismo nivel, horizontal, compartiendo y colaborando en el mismo mercado. Hoy, las compañías están integrando sus procesos de negocios para lograr más eficiencia, más velocidad y así, aumentar el bottom line. Cada día más empresas comienzan a ser parte de esta economía del compartir, llevando a la práctica el trabajo colaborativo del que se empezó a hablar en Japón hace más de 50 años.

Por dónde comenzar

El primer paso es utilizar una plataforma de intercambio de documentos electrónicos, en donde la información que contienen los documentos viaja con precisión, velocidad, integridad y confidencialidad. Estas plataformas son servicios que están disponibles en la nube y permiten a una empresa integrarse con sus partners de negocios (proveedores, clientes) en una misma red horizontal. A partir de ella, las empresas pueden enviar o recibir documentos críticos para su negocio de un modo simple y rápido. Un aspecto a tener en cuenta es que el único requisito para comenzar a utilizar estas plataformas es contar con un simple acceso web.

Cuáles son los beneficios

Por el lado de la integración, al automatizar el envío e ingreso de documentos se puede, por ejemplo, aumentar la cantidad de pedidos de materia prima que se realizan a los proveedores. En vez de realizar un pedido mensual o semanal, se puede comenzar a hacer varios pedidos diarios para reducir los stocks al mínimo y así inmovilizar menos capital de trabajo.
Otro ejemplo puede ser intercambiar información de stocks y ventas diarias para que el proveedor tenga visibilidad y poder implementar así prácticas de Vendor Managed Inventory (VMI). Por el lado de la eficiencia, al eliminar el tiempo que los analistas dedican al "retipeo" de documentos, al sistema corporativo (que genera errores, demoras, imprecisiones) se dispone de más tiempo hacer tareas de mayor valor agregado para el negocio (análisis de precios, costos, fill rate, stocks.)
El camino hacia esta nueva forma de hacer negocios es largo. Muchas empresas dan los primeros pasos, tal vez de una manera desordenada, haciéndolo a pura fuerza de voluntad, por ejemplo, "compartiendo excels por mail". Estas iniciativas deben ser valoradas en el marco de un muy buen primer paso dentro de este camino que tiene varias etapas. Es probable que en este primer paso -incompleto- no se alcancen los resultados esperados en términos de eficiencia, rentabilidad o mejora de gestión. Un mail puede ser leído por una tercera parte, no hay confirmación de que haya llegado, depende de una persona que envíe y otra reciba. Sin embargo, la Dirección debe continuar dando apoyo a estas iniciativas, para que no queden en ese primer paso, sino que continúen su rumbo hacia la eficiencia y la mejora de los procesos.