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El reto de administrar la flota

La gestión eficiente de los vehículos destinados a la logística de los negocios puede dar alivio en días en los que el alza de costos amenaza a las pequeñas y medianas firmas. Cuándo conviene tercerizar.

En un año que se presenta bastante complicado para las pequeñas y medianas empresas - en el que vieron incrementar sus costos de producción por efecto de la inflación como así también de las fuertes subas en las tarifas de luz, gas y agua-, gestionar de manera eficiente los diversos recursos que poseen se volvió, más que nunca, una cuestión sumamente necesaria.

En este sentido, uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan las pymes radica en cómo administrar sus costos no productivos, por ejemplo, su flota de vehículos. ¿Conviene tener autos propios o alquilados? ¿Es mejor tercerizar la logística? ¿Cada cuánto renovar la flota? ¿Cómo ahorrar? Son sólo algunos de los interrogantes a los que dar respuesta para desarrollar las mejores estrategias a la hora de emplear de manera efectiva estos activos.

"No hay una receta única", asegura Rodolfo Selva, consultor y profesor de la Asociación Argentina de Logística Empresaria (ARLOG), respecto a qué tácticas llevar a adelante para gestionar los vehículos con los que cuenta una empresa. "Todo depende del tipo de producto, de servicio y del cliente al que vayas a atender", sostiene el especialista.
Así, la mayoría de las compañías administran su flota teniendo en cuenta cómo influyen estos factores en su negocio.

"En nuestro mercado es muy importante el concepto de servicio al cliente, es parte de la cara de la compañía", explica Daniel Granato, Gerente de Supply Chain de Vitalcan, empresa dedicada a la producción de alimento balanceado para perros y gatos. "Tener un chofer propio te da un recall de lo que necesita el cliente: información que te ayuda a mejorar el servicio", dice Daniel Rodríguez, Gerente de Logística de la misma compañía.
Vitalcan cuenta con una flota propia constituida por un total de ocho vehículos, entre camionetas utilitarias y chasis que utilizan para distribuir sus productos a sus clientes de Capital Federal y Gran Buenos Aires. "Nuestro presupuesto de mantenimiento varía ente $ 240.000 a $ 300.000 anuales", detalla Rodríguez.

Sin embargo, la organización optó por tercerizar el servicio al momento de enviar mercadería al interior, más por una cuestión logística que económica. "En términos de costos, la flota propia -manejada eficientemente- está entre un 30 y 40% por debajo de una tercerizada", especifica Granato. Y agrega que con las empresas que contratan están teniendo "negociaciones constantes debido a la modificación en los valores del combustible".

En este sentido, Selva afirma que poseer rodados y choferes le demanda a una pyme una gran cantidad de controles de todo tipo, por ejemplo, contar con un departamento de liquidación de haberes y de viajes, además de una política de registro de las unidades para medir los rendimientos de las mismas. "Hoy, en líneas generales las pymes no logran hacer esto porque la persona que opera el tráfico está con muchas tareas y sólo observa la operación diaria", asegura el consultor.

Hausbrot, cadena de panaderías que elaboran sus productos con harinas integrales, cuenta con cuatro camionetas para hacerle llegar diariamente los panificados a las 32 sucursales que tiene en la Ciudad de Buenos Aires y el Conurbano. Dos de estos vehículos pertenecen a la empresa y el resto son fletes contratados a particulares. "Aproximadamente, los tercerizados atienden cinco sucursales cada uno y los propios diez", explica Mario Schneider, presidente de la compañía.

Por una cuestión de costos, Schneider está evaluando la posibilidad de tercerizar todo el sistema de transporte de mercaderías, es decir, tanto el picking como la distribución. A partir de cifras aproximadas, el empresario calcula que el gasto mensual de la operatoria que está estudiado subcontratar "es de alrededor de medio millón de pesos", de los cuales "entre el 40% y 50% debe irse en los camiones, ya sean propios o de terceros". "Al subirnos a una red de distribución ya armada, existe la posibilidad de optimizar los costos y la eficiencia", estima Schneider.

Según Selva, el beneficio más directo que obtiene una empresa cuando deja de poseer vehículos y comienza a subcontratar el servicio logístico es pasar de tener costos fijos a otros más variables, ya que en una flota tercerizada estos varían en función del precio del flete que, a su vez, se componen por la oferta y la demanda. "Cuando hay mucho volumen y no se consiguen camiones, los precios suben; en cambio, cuando hay demanda decreciente estos bajan", explica.

Otra empresa que decidió tercerizar su distribución al interior del país es Megaflex, compañía dedicada a la elaboración y exportación de impermeabilizantes para la construcción. "No es una cuestión de que sea más barato, sino que está dado por una imposibilidad de trabajar semejante distribución física a nivel nacional con camiones propios", fundamenta Walter Sipag, Gerente General de Megaflex. "En larga distancia es recomendable el modelo de tercerización porque la modalidad te permite contratar sólo el viaje de ida y la vuelta la genera el operador -afirma Selva. Por el contrario, la flota propia tiene el costo de ir y volver".

Mantenimiento

Otro punto muy importante al tener en cuenta cuando se tiene una flota es la renovación de la misma, ya que las pymes que no preven la amortización de los activos cuando calculan los costos de distribución se van descapitalizando. Asimismo, "hay que hacer los mantenimientos correspondientes en los tiempos adecuados porque muchas veces no se invierte dinero en las unidades y después pasan dos o tres años y los costos son tan grandes que ya se empieza a complicar", sostiene Selva.

En Megaflex, que este año presentó un nuevo concepto en instalación de membranas multifunción que implicó una inversión de $ 30 millones, dijeron que realizan el recambio de sus vehículos cada tres años. "Además, hacemos el mantenimiento indicado por la terminal fabricante del vehículo y lo realizamos a través de la automotriz a la que le compramos la unidad", asegura Sipag.

La flota de la organización consta de seis vehículos -tres furgonetas y tres autos propiamente dichos, utilizados por los técnicos y agentes comerciales- que le demandan mensualmente una inversión de $ 12.000.

"Si el costo de mantenimiento anual es bajo, se conserva la unidad, pero si ésta cumple cinco años y el costo es alto, se cambia", explica Rodríguez. El encargado de la logística de Vitalcan comenta que, este año, "por la coyuntura económica" no planean adquirir nuevas unidades, decisión que se sostiene también porque en años anteriores se incrementó al doble la capacidad de distribución de la compañía con la compra de unidades 0km. "Entre 2014 y 2015 duplicamos la cantidad de vehículos, pero este año decidimos que no era el momento", dice Granato.

Las pymes aseguraron que la fuerte suba de precios de principio de año impactó en los gastos logísticos en general -combustible, salarios, repuestos- y que la Federación Argentina de entidades Empresarias del Autotransporte de Carga (FADEEAC), cámara que administra los costos, ya lleva un 30% de aumento en lo que va del año. "El año pasado fue de un 30% de tasa anual -afirma Rodríguez-.

Se espera un año con un porcentaje mayor". A pesar de ser un año de mucha incertidumbre, en Vitalcan estiman una facturación de $ 500 millones, en lo que significa un crecimiento del 10% respecto a 2015.

Para Selva, algo que las pymes no deben dejar de tener en cuenta cuando se tiene una flota propia es la administración del personal, que suele estar afiliado a sindicatos fuertes. "Al tener choferes propios hay que tener un buen seniority de liderazgo para manejarlos", sostiene. "Nosotros contamos con todo un esquema de beneficios en base al cuidado de la unidad para que, de esta forma, ellos estén motivados siempre a mejorar", dice Rodríguez y explica que por lo general un mismo chofer se encarga siempre del mismo vehículo para lograr "un cariño por la unidad".

Opciones de compra

A la hora de adquirir vehículos, según Selva, es importante tener en cuenta qué uso se le va a dar, el producto que se va a transportar y el lugar donde se va a realizar la distribución. "Para larga distancia es necesario contar con unidades con una potencia que permita viajar tranquilo, pero si la distribución se realiza, por ejemplo, en Microcentro conviene pensar en vehículos chicos", explica el especialista de ARLOG.

La mayoría de las automotrices cuentan con planes corporativos destinados a las empresas que buscan constituir y/o renovar su flota, las cuales deben cumplir una serie de condiciones para calificar en estos programas. "Para facturar a la categoría flotistas, nuestro requisito es que la empresa cuente con tres o más unidades a nombre de la empresa -detalla Gastón Eisenstein, Gerente de Ventas Corporativas de Volkswagen-.

Si no las posee, con una compra inicial de un mínimo de tres autos, automáticamente, califica". Desde la automotriz explicaron que, una vez dentro de ésta categoría, la empresa está habilitada a comprar de a una unidad por vez y con una reducción del 8% en el precio. Mientras más autos compre, mayor el descuento.

Las automotrices sostienen que, por la coyuntura económica del país, desde iniciado el 2016 las empresas prefirieron ser más cautelosas con sus adquisiciones hasta que la situación se estabilice y se defina el camino por el que continuará la economía durante este año. "Muchas compañías que estimábamos podían llegar a comprar prefirieron esperar a que todo se volviera a acomodar, pero ahora empezaron a tener la necesidad de recambio y nuevamente se está activando", asegura Ignacio Limpenny, gerente de Marketing y Ventas de Toyota.

Otro fenómeno que experimentaron algunas empresas del rubro automotriz a comienzos de este año fue la mayor demanda por parte del público general respecto al 2015, lo que hizo que el stock de vehículos disponible se desplazara a este rubro en detrimento del corporativo. "Eso no indica que dejamos de atender a nuestros clientes pero, como sabíamos que iban a demorar un poco sus compras, decidimos transferir parte de esas ventas a la división convencional -explica Limpenny-.

Ahora, esperamos que esto se revierta a mitad de año". Muchas automotrices ofrecen paquetes en los que se incluyen planes especiales de financiación y aspectos de post-venta: repuestos, servicios de mantenimiento, transformación, etc. En algunos casos, también se cuenta con servicios de administración de flotas que abarcan todo lo que hace al cuidado de las unidades. Citroën es una de las compañías que dispone de este tipo de beneficios para sus clientes, a partir del trabajo conjunto con empresas que se dedican a la gestión de flotas corporativas. "Normalmente, se hace a partir de un abono mensual, no se le incluye directamente en el precio de la operación", detalla Osvaldo Marchesín, Director de Ventas de la casa francesa.

Autocare Technology es una de esas empresas dedicadas a la gestión de vehículos corporativos. Con diez años de experiencia en el mercado, administra un promedio de 3.000 autos al año tanto de grandes compañías como de pymes. "Asesoramos al cliente en el periodo de compra del vehículo: qué comprar, de qué manera y demás -cuenta Emiliano Bello, CEO de la compañía-.

Pero el 90% de nuestra actividad es ocuparnos del mantenimiento de ese vehículo en todo el territorio nacional". La empresa desarrolla un sistema de gestión online -a partir de estadísticas en base a los datos de cada vehículo- para que el cliente cuente, en tiempo real, con la información necesaria para una eficiente gestión de su flota. "Damos trazabilidad y visibilidad del gasto de manera de poder calcular a futuro, informamos si se está por encima o por debajo de la media del gasto de otras empresas con la misma funcionalidad y el mismo tipo de autos", explica Bello.

El CEO de Autocare detalla que, con un costo mensual de $ 300 por auto, se encargan de mantener informados a las compañías respecto a cuándo hacerles el service a las unidades, de la actualización de los documentos inherentes al conductor y al vehículo y, si llegase a ver, del pago de las infracciones. "Le sacamos todos los problemas de encima", concluye Bello.

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