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Cómo mantener un ojo en la oficina (desde la playa)

A los dueños de empresas les resulta difícil desligarse completamente del negocio. Cuáles son las recetas de los número uno para tomarse un respiro sin poner en riesgo el funcionamiento de la compañía. La opinión de los especialistas.

Se viene una de las épocas más esperadas del año: las vacaciones. Pero cuando llegan se entremezcla la sensación de disfrute con la incertidumbre de qué pasará en la oficina mientras nos tomamos esas semanitas para descansar. Es difícil desligarse del todo cuando se es dueño de empresa, entonces surge la duda: ¿Cómo controlar que todo vaya bien en la empresa mientras pisamos la arena y miramos el mar?
Para Alejo Cantón, presidente de Vistage Argentina, los dueños de pymes suelen tener un enorme desafío con sus vacaciones porque les cuesta confiar en que las cosas se harán en tiempo y forma sin ellos. "Esta desconfianza tiene un poco de realismo y más de ilusión", sostiene. Tiene realismo, ya que estas empresas tienen menos recursos para asegurar una primera línea gerencial que sea, a la vez, competente y confiable. Por otro lado, tiene un condimento de ilusión porque el dueño se autopercibe como alguien muy por encima de los demás. "Siente que si se desenchufa en las vacaciones pone en riesgo la empresa", explica.
Afortunadamente para estos líderes, el crecimiento de las redes sociales y las formas interactivas de comunicación y comercialización electrónica, permiten que, si consideran conveniente y necesario controlar las funciones delegadas, puedan hacerlo, asegura Miguel Terlizzi, director General de Hucap. "Medios de comunicación sobran. Está el e-mail, la mensajería IP instantánea, la videoconferencia, entre otros", ejemplifica.
Leonardo Iglesias, business manager de Omega Car Rental, la primera rentadora de autos boutique del país, cuenta desde su experiencia: "Cuando me voy de vacaciones no me desconecto de la empresa. Necesito saber que está todo bien en la oficina para poder disfrutar de mi descanso con tranquilidad". Para mantener la comunicación con sus colaboradores, el manager utiliza, principalmente, la aplicación móvil WhatsApp, aunque también aprovecha el correo electrónico. "Y, si hay necesidad, llamo por teléfono", agrega.
"Las tecnologías vinculadas con la movilidad empresarial pueden ser muy útiles en este contexto en el cual el empresario necesita tener la tranquilidad de saber que puede tomarse un descanso, pero, a su vez, tener los elementos para conectarse si así lo necesita", afirma Christian Acosta, gerente de Ventas de Citrix para el Cono Sur.
"En estos casos, la implementación de soluciones de virtualización y de administración de dispositivos móviles (MDM) y de aplicaciones móviles (MAM), como así también aquellas que permitan el trabajo en la nube o el intercambio seguro de archivos, son ideales", enfatiza. Así, ya sea desde la playa o la montaña, siempre que se tenga conexión a Internet, los dueños de pymes podrán interactuar y hasta trabajar de forma colaborativa con quienes estén en la oficina sin complicaciones y sin que la seguridad de los datos se vea afectada.
El gerente comparte algunos tips que todo emprendedor que quiera vacacionar tranquilo sin perder contacto con la oficina debe tener en cuenta. En primer lugar, contar con un acceso remoto seguro que permita ingresar a todas las carpetas y archivos, como si estuviera en su propio escritorio. Por otro lado, sugiere controlar que este acceso se adapte a los distintos dispositivos y sistemas operativos, para que, en caso de que el dueño de pyme necesite revisar un documento desde el celular pueda hacerlo y, además, no tenga inconvenientes respecto a compatibilidades con las versiones de quienes lo hayan creado.
Otro punto a considerar es garantizar la seguridad de la información si el dispositivo utilizado se pierde, es robado o se daña. "La virtualización es una de las mejores soluciones, ya que permite centralizar los datos y protegerlos con distintos niveles de autenticación", dice Acosta. No hay peligro dado que los datos no se encuentran alojados en el equipo.
El uso de aplicaciones que faciliten el trabajo también puede optimizar la experiencia del empresario pyme. Julián Gurfinkiel, fundador de Turismocity, explica que con sus socios usan la aplicación Asana para llevar un control sobre las tareas y proyectos del equipo durante las vacaciones. "La herramienta permite una organización por espacio de trabajo, proyecto y tareas. Dentro de ésta se pueden incluir notas, comentarios y etiquetas", detalla. Además, para estar conectado por si alguien en la oficina tiene alguna consulta, el emprendedor utiliza WhatsApp. "La uso con cada empleado para mantener una comunicación rápida y directa. Es posible gracias a que el equipo es pequeño y hay comunicación fluida", profundiza.
Gurfinkiel está satisfecho con una reciente experiencia, ya que en noviembre viajó a una conferencia de turismo en Miami junto a sus dos socios y su oficina funcionó como lo hace habitualmente. "Gracias a la confianza que tenemos con nuestro equipo, los buenos resultados y las nuevas tecnologías que nos permitieron estar online a todo momento, el desempeño fue similar a una semana normal", describe.

Otros recaudos

Más allá del uso de la tecnología, los líderes toman otros recaudos para asegurarse de que en Buenos Aires todo siga su curso habitual. Gurfinkiel, por ejemplo, asegura que los directores tratan de turnarse cuando se toman vacaciones de verano para no coincidir los tres al mismo tiempo. Esta forma permite al socio saber que quedan personas autorizadas a tomar decisiones.
Entre estas medidas, que escapan a lo tecnológico, Cantón adhiere, como una solución práctica, dejar instrucciones claras a los reportes directos con objetivos y tareas específicas y medibles para que no haya lugar a dudas y pedirles que envíen por mail un informe diario del progreso de sus tareas, siempre a la misma hora. A su vez, es importante que también estén disponibles para atender el teléfono durante una hora después de haber enviado el mail. "Así, el dueño puede reservarse una hora diaria para controlar la gestión y contar con el resto del día para descansar", afirma.
Iglesias también comenta sobre la importancia de tener a alguien de entera confianza para que lidere en la oficina y contar con empleados bien formados que permitan descansar sin encontrar un caos al retornar. "Mientras vacaciono mantengo una buena vía de comunicación con las principales personas que están a cargo. Estar accesible a tu personal y socios, aunque estés de vacaciones, no es un factor de estrés, todo lo contrario, te da la certeza de que, en tu ausencia, las cosas siguen bien y sin mayores problemas", indica.
En el caso de Anchus, la empresa de ropa y accesorios para bebés y niños, los dueños son marido y mujer. El trabajar juntos y llevar adelante una familia hace que necesiten sus momentos de desconexión y descanso. Sin embargo, ellos saben que, como titulares de la marca, hay decisiones y responsabilidades que dependen solamente de ellos, por ende no pueden estar totalmente desconectados de la empresa. "Intentamos vacacionar en lugares donde podamos conectarnos a Internet y tener a mano dispositivos que agilicen la tarea sin tener que estar presente, y, al menos una vez por día, revisar mails y atender algún llamado urgente", dice Andrea Alsina, fundadora de Anchus.
Según Terlizzi, la clave para poder tener un descanso lo más placentero posible radica en el proceso de delegación. "Pero esto no significa delegar lo que nunca se derivó para irnos de vacaciones sin tener que ‘preocuparnos’, sino que se trata del arte de delegar propiamente dicho con seguimiento, retroalimentación y feedback", explica.
El director General establece que un proceso efectivo de delegación consiste en brindarles responsabilidad y autoridad a los colaboradores para la realización de tareas y/o alcance de objetivos, realizando un seguimiento de los mismos y con constante retroalimentación durante este proceso.
"La delegación es una herramienta fundamental para desarrollar y fomentar colaboradores más productivos, motivados, comprometidos con la organización. El poder llevar a cabo este proceso se conjuga con la utilización de la convergencia para ‘controlar’ aquello que no pueda ser delegado durante el descanso", concluye Terlizzi.

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