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Cómo asegurarse el ahorro

Presiones salariales, inflación en alza y un consumo en baja obligarán en 2013 más que nunca a controlar gastos para no afectar los precios. La gran pregunta: ¿cómo ahorrar sin perder rentabilidad? La recomendación de los expertos.

Los especialistas no titubean al asegurar que son tiempos de ahorro para las pymes. “La coyuntura actual complica a las empresas en dos puntos: por la inflación, que reduce la previsibilidad y aumenta la volatilidad macroeconómica y la consecuente puja salarial, que genera el elevado nivel de los precios. A esto, hay que sumarle las restricciones a las importaciones que dificulta el acceso a los insumos. Por ello, las empresas deberían ajustar sus costos para aumentar la competitividad o por lo menos conservarla", explica Roberto Abieri, profesor de la Especialización en Asesoramiento Empresario de la Universidad del Museo Social Argentino (UMSA).
Pero el control de costos no es una tarea arbitraria sino que debe estar planificada para no perder rentabilidad. “El primer paso hacia la efectividad en la reducción de costos es otorgarle el rango de estrategia al proceso”, dice Daniel Scandizzo, profesor del Programa para el Management Development (PMD) de ESADE Business School.
“Para el primer trimestre de 2012, esperábamos crecer un 50%, pero sólo llegamos a un 20%. Cuando vimos que era improbable que el escenario macro cambiara decidimos reformular los planes en curso”, cuenta Blas Briceño, director de Finnegans, una empresa desarrolladora de soluciones tecnológicas. Redujeron un 5% los gastos proyectados, cambiando la publicidad gráfica por la online, dándose de baja en la participación de ferias del sector y terciarizando servicios para convertir los costos fijos en variables. Durante el segundo trimestre, la empresa se reactivó; para éste nuevo año esperan un crecimiento del 60% y reinvertirán el mismo porcentaje. Finnegans no sólo redujo sus costos sino que acrecentó su facturación: en 2011, alcanzaron los $ 12 millones y, en 2012, los $ 15 millones.
“Para identificar los gastos que se pueden reducir sin poner en riesgo la rentabilidad, es necesaria una evaluación sistemática y rigurosa. La estrategia es exitosa cuando el ahorro es mayor a la pérdida de la contribución a la rentabilidad. Pero, previamente, las organizaciones deben tener presente sus factores críticos de éxito. Si afectamos estos últimos estamos poniendo en riesgo el valor de la empresa”, destaca Scandizzo.

Aplicando el ingenio
“El ahorro siempre constituye una virtud en la gestión. No obstante, preferiría inclinarme más hacia un tiempo de innovación. Generalmente, se la asocia con el lanzamiento de nuevos productos o la implementación de nuevos procesos, pero también es posible innovar desde la reducción de costos”, asegura Scandizzo.
La tecnológica Neuralsoft, con la ayuda y creatividad de sus empleados, busca procesos innovadores para la reducción de costos. “La idea es que cada uno de los recursos comprenda su entorno y proponga reducciones de costos de manera sostenible en el tiempo. Una vez que la empresa implementa la propuesta y la misma es satisfactoria, al empleado se lo premia con el equivalente al 10% sobre el ahorro efectivo que logró”, explica Gustavo Viceconti, CEO de la compañía. Desde que comenzaron el programa, la compañía logró un promedio de reducción de costos desde un 15% a un 25%. Muchas se basaron en la implementación de nuevos proveedores y la reutilización de materiales.
Además, cuenta Viceconti, el concepto de ahorro se materializó en 2008 con la inauguración de su fábrica de software de Rosario. Con una inversión de u$s 3 millones construyeron un edificio inteligente: los sectores de alta circulación, como escaleras y pasillos, funcionan con luces LED, los baños tienen sensores de movimiento y las luces de las oficinas están instaladas en balastros electrónicos con tubos fluorescentes, lo que ahorra un 19% de consumo energético.

Lo superfluo es lo primero
Según explica Scandizzo los costos se clasifican en estratégicos, obligatorios y discrecionales o circunstanciales. “Afectar los estratégicos, por ejemplo el servicio de posventa en una empresa focalizada en la calidad y la atención, no tardará en fluir hacia la rentabilidad. Los costos obligatorios, por su lado, son impuestos regulatorios y son limitadas las posibilidades de las empresa en este terreno. En definitiva, la batalla se libra en el campo de los costos discrecionales, es decir aquellos vinculados a los procedimientos operativos, administrativos o comerciales y a la infraestructura”, detalla el especialista.
La Braga, una firma mayorista que, desde 2008, fabrica lencería femenina, recortó sus costos reorganizando la logística. “Con el afán de cumplir con la entrega inmediata, hacíamos envíos diarios, pero entendimos que cumplir con el cliente no significa entregar en 24 horas sino respetar los tiempos de entrega pautados. Ahora, juntamos todos los pedidos de la semana y los viernes se entregan”, cuenta Carolina Peralta, una de las socias fundadoras de la empresa, que, exporta sus productos a Chile, Perú y Europa.

Teletrabajo, una herramienta
Para Abieri, en las pymes, el capital humano es el mayor recurso, por lo que recomienda no recortar gastos en esa área. Algunos empresarios, conscientes de la necesidad de conservar motivados a sus empleados, implementan el teletrabajo como manera de recortar gastos sin llegar a medidas extremas como despedir personal.
En Crystalis Consulting, proveedor de soluciones empresariales integrales en el ámbito de las tecnologías de la información, eligió el teletrabajo ante la presión salarial derivada de la inflación y de la imposibilidad de trasladar costos a las tarifas de sus clientes. De una dotación de 200 empleados, un 10% teletrabaja, fundamentalmente, el área de Desarrollo de Software y de Implementación de Soluciones. Según cuentan desde la empresa, se les brindó las herramientas para que puedan trabajar en la mismas condiciones que en la oficina y por supuesto una línea de teléfono e Internet. “La calidad de nuestro servicio es intocable, por eso, intentamos responder a la presión salarial de la mejor forma posible. Tampoco podemos reducir los costos comerciales y de preventa, porque son esenciales para la sustentabilidad de nuestro negocio”, amplía Damián Szulman, socio director de Crystalis Consulting. La compañía ahorra en aspectos que no impacten en la calidad de trabajo del equipo y el servicio al cliente. La meta: eficientizar costos de transporte, disminuyendo viajes con el uso de herramientas de trabajo remoto y reduciendo costos operativos, con regímenes de flexibilización por teletrabajo. “También decidimos compras con alguna previsión para lograr mejores precios", comenta el ejecutivo de la firma que logró así un 10% de reducción de gastos y proyectaba facturar, en 2012, $ 40 millones, cinco veces más que en 2011.
"Con el avance de la tecnología, cada vez es más fácil la comunicación entre los teletrabajadores y los que están en las oficinas. Asimismo, existe la posibilidad simple, fácil y segura de subcontratar parte de la fuerza laboral para tareas o proyectos puntuales, como desarrollo de sitios web, diseño de logos, marketing digital o traducciones”, recuerda Sebastián Siseles, director para América Latina de Freelancer.com, plataforma online de contratación de trabajadores independientes. Para el ejecutivo, las empresas se benefician de este tipo de prácticas ya que estos colaboradores no ocupan espacio, ni consume energía eléctrica, además reduce el volumen de insumos y limpieza, generando así ahorros concretos.
Un caso es el de Cardinal Systems, una pyme especializada en automatización de procesos y digitalización de información para despapelizar documentos. La firma, que proyecta una facturación de $ 15 millones, implementó el teletrabajo, fundamentalmente para los vendedores y personal técnico. “La idea es aprovechar al máximo las horas de nuestra gente. Por ejemplo, si un empleado tiene que ir al médico por su barrio, en vez de venir a trabajar a la empresa y salir una hora antes para llegar a su cita, le permitimos que se quede trabajando en su casa y ganamos ese tiempo de viaje”, explica Miguel Agustín, gerente Comercial de la firma. En Cardinal Systems, controlan la reducción de costos en tres áreas: mejorando la productividad de la empresa, analizando los gastos periódicamente, para determinar cuáles son productivos, y segmentando las cuentas para ocuparse de las potenciales. “Como somos una empresa que vende proyectos de reducción de costos, lo aplicamos a nuestra propia gestión", destaca Agustín y resalta que, con ello, logran una reducción de entre un 10% y un 15% de costos.
Otra estrategia de ahorro más de sentido común es para Abieri el costo de las cuatro "C": café, copias, cadetería y capacitación, que genera una reducción de los costos bastante visible.