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Bajar costos para enfrentar días de crisis

Cuando el consumo y la actividad económica no acompañan a las empresas, es ideal recurrir a algunos recursos para equilibrar los números. Cuáles son las actividades clave para lograrlo.

Bajar costos para enfrentar días de crisis

En situaciones de crisis, en donde las empresas buscan reducir costos, es clave evaluar las mejores prácticas en la materia, que van a ayudar al negocio a encontrar mejores modos de trabajo para optimizar los procesos y alcanzar objetivos.
Decisiones como el recorte de gastos mediante reestructuraciones, reemplazo de proveedores o recorte de compras pueden atentar contra el proceso de calidad y la competitividad del negocio, mientras que en los mercados actuales clientes y consumidores buscan y exigen una mejor calidad a un menor precio.
La búsqueda de mejores formas de trabajo implica contar con procesos eficientes para optimizar el tiempo insumido por parte del personal, el aprovechamiento de recursos en la cadena de valor, evitar la repetición de tareas y mantener un seguimiento sobre las mismas.
El mejor modo de reducir los costos es mediante la detección, prevención y reducción sistemática del uso excesivo de recursos. Se entiende por recurso al personal que realiza más de una tarea que no agrega valor, procesos que son lentos o que se repiten y generan demoras en el resultado o producto final.
Para desarrollar procesos eficientes, es necesario analizarlos con el fin de identificar:
- Quiénes son los clientes internos y externos.
- Quiénes son proveedores internos y externos.
- Cuáles son los subprocesos de cada proceso y los responsables de cada uno.
- Que métodos se van a utilizar para llevar a que el proceso resulte adecuado y pueda mejorarse ante nuevos requisitos del negocio.
Prevención. El conocimiento de los procesos y la identificación de factores que intervienen nos llevan a la elaboración de controles que podrán ser la herramienta que permita llevar un seguimiento y medición de los procesos.
Reducción. La eliminación y modificación de "desperdicios" o actividades que no agregan valor al proceso, a fin de evitar fallas de productos, incurrir en costos por compras de baja calidad o asignadas a un determinado proveedor que las gestiona.

Otras formas

Si de encontrar un modo eficaz de reducir costos se trata, la mejor forma de lograrlo es implementando la gestión de costos. Implica supervisar los procesos de desarrollo, producción y venta de productos o servicios para asegurar un resultado óptimo. Para ello, deben ejecutarse simultáneamente siete actividades, de las cuales el mejoramiento de la calidad ocupa el lugar más importante y las otras seis deben ser consideradas parte de la calidad del proceso. Las actividades son:
- Mejoramiento de la calidad: es esencial para dar inicio a la reducción de costos. Da como resultado una menor cantidad de errores, de productos defectuosos y de repetición del trabajo, acortando el tiempo total del ciclo, reduciendo el consumo de recursos y disminuyendo los costos de las operaciones.
- Mejoramiento de la productividad: reducción de procesos ineficientes, incrementando el volumen de producto con igual cantidad de insumos. Fijar objetivos, medirlos y determinar planes de acción.
- Reducción de inventarios: eliminación de bienes en desuso, de baja rotación, obsoletos, en mal estado y en el aprovechamiento de espacios en el inventario, reduciendo espacios mal utilizados.
- Reducción del tiempo ocioso de las máquinas y equipos: aprovechamiento de uso de las máquinas, análisis de planes de mantenimiento preventivo sobre equipos defectuosos o antiguos, sistematizar los procesos productivos para que sean más confiables, controlables y eficientes.
- Reducción del tiempo del ciclo: sacar procesos sin valor agregado o duplicidad de tareas. El tiempo total del ciclo comienza con el pago de insumos y termina con el pago de los clientes por la venta de los productos. El tiempo de espera es la rotación del dinero y eso genera un costo que será importante optimizar.
La planificación y acciones disponibles para bajar costos y optimizar formas de trabajo son amplias. Cuando el consumo no acompaña, es ideal echar mano de algunos de esos recursos para equilibrar los números.

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