Si bien los períodos de descanso son muy necesarios, de no ser adecuadamente administrados por las empresas pueden derivar en un aumento considerable del riesgo de sufrir fraudes e irregularidades.
En los meses de vacaciones confluyen una serie de factores que si no son adecuadamente advertidos y gestionados en numerosas situaciones derivan en fraudes e irregularidades.
Entre las principales causas encontramos que las ausencias de personal clave como puede ser: tesorero, encargado de compras, gerente administrativo y/o dueños y directivos genera que dichas funciones sean realizadas por personal con funciones incompatibles desde el punto de vista de control interno.
Un claro ejemplo de esta situación se presenta cuando el tesorero toma vacaciones y sus funciones son cubiertas por un jefe contable, dos funciones que normalmente se controlan mutuamente, ahora están juntas permitiendo realizar una serie de manejos que de cometer irregularidades serían de muy difícil detección para la empresa.
Otro factor que puede favorecer la comisión de fraudes en estos períodos es el exceso de carga de trabajo en determinados funcionarios. Al estar excedidos en su capacidad de gestión los controles muchas veces no se realizan o se realizan con ciertos atrasos.
Entre los sectores más vulnerables encontramos a: tesorería, créditos y cobranzas, proveedores y manejo de bienes de cambio. Las irregularidades son más sencillas de ocultar ya que los controles están debilitados por la ausencia de funcionarios clave o por reemplazos incorrectamente capacitados.
Para mitigar este riesgo es clave dividir adecuadamente las funciones y tareas para impedir que se vulnere el principio de control por oposición de intereses.
Asimismo es fundamental que la auditoría interna o personal afectado a tal fin realice procedimientos de control tendientes a detectar indicadores de irregularidades. La planificación de estas tareas de control es fundamental y el dónde hacer más énfasis dependerá de los sectores más desprotegidos y los circuitos administrativos más riesgosos. En términos generales se recomienda realizar controles que abarquen tesorería, créditos, cobranzas, bienes de cambio y proveedores.
n Los fraudes más comunes y controles a realizar, ¿cómo evitarlos y detectarlos?
A efectos ilustrativos algunos controles a realizar para evitar y detectar irregularidades son pedir a clientes y proveedores detalle analítico de las operaciones realizadas durante el período vacacional y verificar que la totalidad de las operaciones (ventas, cobros y pagos) hayan sido procesadas correctamente por la empresa. De esta forma muchas veces se detectan cobranzas no ingresadas, notas de crédito no registradas y también operaciones ficticias (ejemplo pago de facturas ficticias) con proveedores recurrentes pero falseando documentación de los mismos realizadas con el objeto de desviar fondos. Un ejemplo de esta situación es cuando a un proveedor existente que tiene muchas operaciones como por ejemplo las empresas de venta de combustible se le cargan comprobantes ficticios simulando ser reales y se desvían dichos fondos a terceros (el pago nunca se realiza al proveedor real). También otro problema frecuente se presenta en el caso de pagos a proveedores vía transferencias, en ocasiones y siempre y cuando el sistema lo permita, al momento de realizar las transferencias se cambia el número de cuenta de destino de los fondos y luego de desviar los fondos se vuelve a dar de alta las cuentas autorizadas.
Asimismo otro error muy común es que las cobranzas, antes de ingresar a tesorería, sean controladas físicamente por el sector créditos y cobranzas. Esta situación genera que ante un eventual robo de valores u ocultamiento de cobranzas por parte de este sector, tesorería no podría detectarlo. Siempre se recomienda que la persona que maneja registros no tenga acceso a bienes físicos debido a que podría fácilmente ocultar operaciones. Por esta razón siempre la cobranza debe ingresarse por tesorería sin que el sector créditos tenga acceso físico a la misma.
Tal como se puede observar existen un sinnúmero de situaciones riesgosas que deben ser adecuadamente gestionadas siempre, pero especialmente en los periodos vacacionales donde los controles se reducen y tareas incompatibles desde el punto de vista del control son realizadas por la misma persona.
Es fundamental la toma de conciencia por parte de los directivos de las empresas para prevenir y detectar irregularidades y especialmente en estos períodos se debe reforzar la presencia de la auditoría interna. En este sentido es clave que se realice un análisis de los reemplazos por vacaciones, tareas y funciones y que se disponga de procedimientos de control, recurrentes y sorpresivos.
