El sector de compras es un área de riesgo en todo tipo de organizaciones ya que en ella se aprueban transacciones por millones de pesos, en donde suceden fraudes e irregularidades que en ocasiones no son advertidos dentro de sus esquemas de control. Sorprendentemente la mayoría de estos casos comparten patrones e indicadores comunes que si son reconocidos y adecuadamente gestionados podrían ser detectados rápidamente.

Cuando hablamos de fraudes e irregularidades es importante distinguir entre dos grandes tipos. El primero son los hechos de corrupción donde por ejemplo el proveedor devuelve (generalmente en efectivo) al personal de la entidad un porcentaje del valor total de la compra y, el segundo, se da cuando existe alteración o falsedad de documentación o información de respaldo. Realizar esta distinción es necesario ya que los hechos de corrupción son mucho más difíciles de detectar y más costosos que los fraudes originados en falsedad o alteración de documentación (si bien estos últimos se dan con mayor asiduidad).

Hoy, gracias al desarrollo de nuevas técnicas y tecnologías, existen múltiples herramientas y procedimientos de control al alcance de las organizaciones que les pueden permitir mantener estos riesgos en niveles moderados.

Entre las principales herramientas para prevenir y detectar irregularidades se encuentran:

n Canales de denuncia anónimas para que empleados, clientes y proveedores puedan hacer llegar sus inquietudes respecto de posibles conductas fraudulentas. Estos sistemas si son correctamente implementados bajan el costo del fraude en un 50% a 60% por ciento.

n Sistemas de alerta temprana y monitoreo continuo que permitan detectar online situaciones anómalas e informarlas.

n Métodos de validación de proveedores tercerizados, que dan seguridad a la organización de que se está cumpliendo con todos los requisitos legales al momento de operar con la misma, entre otras medidas.

Adicionalmente existen procedimientos que habitualmente se realizan en los departamentos de auditoría interna con el objeto de prevenir y detectar irregularidades, algunos de ellos son:

n Fijar por escrito responsabilidades y funciones de los distintos funcionarios que componen el sector.

n Entregar a los proveedores el código de ética de la compañía y los principios generales para realizar negocios con la empresa (documentar la entrega). De esta forma por ejemplo se evitan malos entendidos por posibles regalos.

n Se debe asignar a los distintos funcionarios la responsabilidad de reconciliar las cuentas de los proveedores y que los mismos dejen asentado en el sistema si a su juicio la cuenta esta reconciliada o no y si existen diferencias. Esto genera mayor compromiso de los funcionarios con la labor realizada.

n Chequear regularmente para todas las compras que los proveedores dados de alta no formen parte de la base datos de facturas apócrifas de la AFIP.

En conclusión, es fundamental que las organizaciones tengan una adecuada estructura de control tanto preventivos como detectivos que le permitan bajar su nivel de riesgo y exposición al fraude y/o error. Existen numerosos sistemas y controles que pueden llevarse a cabo. La oportunidad, naturaleza y alcance de cada uno dependerá de los riesgos involucrados y las políticas de control que la empresa establezca.