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Aumento del riesgo de fraude en vacaciones

Las vacaciones son un periodo donde los riesgos de comisión de fraudes e irregularidades aumentan considerablemente. Advertir los mismos es importante para minimizar eventuales situaciones donde la empresa se vea expuesta a la pérdida de recursos producto de la falta de control que genera la ausencia de personal. Por esta razón es importante analizar desde el punto de vista de control cómo se llevan a cabo los procesos vacacionales, los reemplazos de personal, las funciones y como queda conformada la estructura de control interno de la entidad.
El principal factor de riesgo lo configura la ausencia de personal clave como puede ser: tesorero, encargado de compras y pagos, gerente administrativo, responsable de stock y/o dueños y directivos. Esto genera que dichas funciones sean ejecutadas por personal cuyas tareas y responsabilidades habituales son incompatibles con las labores transitoriamente asignadas. Asimismo otro factor que favorece la comisión de fraudes en estos períodos es el exceso de carga de trabajo en determinados funcionarios, al estar ‘tapados de trabajo’ los controles no se realizan o se realizan con cierta laxitud.
Habitualmente los fraudes en estos periodos tienen más que ver con robos de activos y pago de gastos ficticios que con actos de corrupción (pago de sobornos o comisiones indebidas). Esto se debe a que la ausencia de personal por vacaciones y el hecho de que una misma persona realice múltiples tareas facilita la comisión de fraudes que tienen que ver con apropiarse de bienes de la empresa producto de la falta de control. En cambio los actos de corrupción normalmente involucran cifras mayores e implican a funcionarios clave que tienen el poder para cerrar o acordar contratos que normalmente se definen en presencia de los mismos.
Para mitigar todos estos riesgos es clave que el departamento de Auditoría Interna o el Controller autorice los reemplazos en periodos vacacionales y que garantice asignar adecuadamente las funciones y tareas para impedir que se vulnere el principio de control por oposición de intereses.
Asimismo es fundamental que la Auditoría Interna o personal afectado a tal fin realice procedimientos de control tendientes a detectar indicadores de irregularidades. La planificación de estas tareas de control es fundamental y dónde hay que hacer más énfasis dependerá de los sectores más desprotegidos y los circuitos administrativos más riesgosos. En términos generales se recomienda realizar controles que abarquen tesorería, créditos, cobranzas y bienes de cambio.
En síntesis, existen un sinnúmero de situaciones riesgosas que deben ser adecuadamente gestionadas siempre, pero especialmente en los periodos vacacionales donde los controles se reducen y tareas incompatibles desde el punto de vista del control son realizadas por un mismo funcionario.

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