Cómo digitalizar el área de recursos humanos sin fracasar en el intento

Uno de los principales retos a los que se enfrenta el área de RR.HH es incorporar herramientas para gestionar al capital humano y poder digitalizar los procesos. Para llevar adelante esta transformación con éxito, es necesario elegir la solución que mejor se adapte a las necesidades de la empresa y que brinde seguridad en cada paso.

Al momento de seleccionar un software de gestión de recursos humanos es importante conocer su nivel de integrabilidad. Es conveniente buscar un producto que incorpore todas las soluciones para evitar perder tiempo actualizando la misma información en distintos lados, función que además permite abaratar costos.

Para que el sistema se actualice automáticamente es necesario que se encuentre en la nube. Así, el proceso se podrá realizar desde cualquier lugar donde se disponga de conexión a internet y sin necesidad de intervenciones.

Además, es indispensable conocer los mecanismos de soporte técnico que ofrece ante un inconveniente, si es eficiente al momento de solucionarlo, cuánto tiempo le demandaría y si todo eso se encuentra especificado en el contrato.

Como mencioné al principio, no sólo se trata de encontrar una solución que se adapte a las necesidades de la empresa, sino también que brinde completa seguridad sobre la información que se vuelca y el acceso al mismo. Por eso, conocer si las comunicaciones entre el usuario y el sistema están encriptadas, si la información del cliente está compartida con otros clientes, y si lo está, entender cómo es segmentada, son puntos donde se debe poner total atención.

En caso de una caída masiva de la infraestructura, el software debe tener implementado los procesos de recupero y resguardo de la información. El proveedor tiene como deber informar cuál es el punto de back up y cada cuánto tiempo se realiza ese resguardo, para confiar completamente en que no se perderán datos vitales para la compañía.

Otro punto clave es el conocimiento de la arquitectura del software, cómo está organizado y cómo se comportará en momentos de mucha demanda. Una solución que escala automáticamente puede absorber un incremento en su uso sin afectar su desempeño y puede asegurar una velocidad de procesamiento uniforme.

Por último, se debe estar al tanto del hosting, si la información y el producto están alojados en servidores propios de la empresa o en alguna nube y en ese caso saber el detalle de cuál.

Después de seleccionar el software que mejor se adapte a las necesidades de la empresa comienza el proceso de implementación. En general, esta fase se apalanca en un proceso metodológico que ordena el proyecto a través de la ejecución de fases, empezando por la etapa de pre-venta hasta entregar al cliente el producto funcionando y habilitar el pase al equipo de soporte.

En principio, es necesario hacer un relevamiento para determinar el alcance de lo que se va a implementar, definir cuál es su necesidad en particular sobre el módulo que requiere y qué es lo que necesita.

Luego se construye un plan de trabajo donde se definirán las tareas a cumplir. Para ello, se arma un equipo y se definen hitos entregables y tiempos de ejecución, todo de manera consensuada. Al término del plan de trabajo, la solución ya estará en funcionamiento.

En todo este proceso es clave la participación activa del cliente y respetar en todo momento el alcance acordado. En caso de haber algún cambio imprevisto se debe someter a un proceso de control para evaluar si tiene impacto en los tiempos y costos. Además, el cliente debe realizar las pruebas de validación según los tiempos definidos en el plan de trabajo, etapa que resulta clave para la salida en producción del módulo que se estuviera implementando.

Aunque tener el producto operativo se considera uno de los hitos más importantes, la fase de estabilización también debe ser considerada como tal, ya que es el momento donde pueden aparecer consultas por parte del cliente y hay que estar a disposición para resolverlas rápidamente. Una vez finalizada esta instancia, se dará por completada la implementación y el cliente pasará a ser administrado por el equipo de soporte, otra área del equipo de proyectos.

Lograr transformar la forma de gestionar el mundo de los recursos humanos es un proceso que lleva tiempo y que no debe ser tomado a la ligera. Es de vital importancia analizar minuciosamente cada una de las funciones que ofrece el sistema y trabajar muy de cerca con el cliente para que el resultado final sea el esperado. 

Por Alfredo Terlizzi, CEO de Workia