Miércoles  22 de Noviembre de 2017

Una comunicación más colaborativa

Las plataformas digitales se convirtieron en un recurso cada vez más utilizado para comunicación interna. Casos de empresas que las incorporaron y los principales resultados. Cómo lo social se integra al día a día laboral.

Una comunicación más colaborativa
Cada vez es más frecuente que las herramientas digitales se incorporan espontáneamente en el trabajo. El equipo de marketing tiene un grupo cerrado en Facebook para comunicarse. El team de ventas tiene su grupo de WhatsApp. Y así en todas las áreas de la empresa.

Para Paula Molinari, directora de Whalecom, las personas están ávidas por estar interconectadas. Así, las "viejas" intranets parecen quedar relegadas en manos de las apps más dinámicas. "Es el nuevo modelo de la colaboración. Los contenidos los ponen las personas", explica. Frente a esto aparecieron soluciones en el mercado, como Oracle o Yammer (de Microsoft) y Workplace (de Facebook).

"Se rompen las castas. Se acorta el camino y permite a todos interactuar con todos, además de poner en juego el conocimiento corporativo on time", añade Molinari. Para Guido Marucci Blas, director de Innovación en Wolox, todas las herramientas tienen pros y contras y lo importante es cómo utilizarlas para asegurar la productividad del trabajo en equipo. "Cada organización necesita encontrar el mix que mejor se ajuste a su cultura y establecer normas de uso para encontrar un balance", enfatiza.

En el caso de intive-FDV, la implementación de Slack (en junio de 2015) generó más de 1,2 millón de mensajes entre 110 usuarios activos (de los cuales un 9% fueron enviados a través de canales públicos, un 19% por canales privados y un 72% son mensajes directos). En estos espacios formales se incorporan cada vez más temáticas y grupos vinculados a la vida personal, hobbies o social. "La comunicación interna se transforma como lo hacen sus canales y eso se da con la misma velocidad con la que surgen nuevas herramientas", explica Andrés Vior, CEO de la firma. De hecho, los canales de Slack suman 124 y los hay de todo tipo: historia de la música, género, músicos, vinos, alimentación sana y hasta grupos de fútbol.

"Hay una etapa en la que es furor y, luego, el entusiasmo va cayendo. Hay que trabajar para mantener activo el canal", describe Julia Fernández Jeansalle, responsable de Comunicación Interna en Kimberly-Clark para la región Austral, donde la incorporación de Yammer es parte de la estrategia global. "Se da el tema colaborativo: se hacen consultas sobre temas y ya apareció el término ‘yammerear’", asegura.

Un trabajo conjunto

En el caso de Banco Galicia, el proyecto para implementar Workplace empezó en diciembre y se concretó en marzo. La entidad tenía una multiplicidad de canales de comunicación. "Nos generaban costos en tiempo y de mantenimiento, y perdía impacto la comunicación", explica Antonella Scola, jefa de Comunicación Corporativa. El objetivo era llegar al primer mes con un nivel de adopción de 90% y lo superó el primer día. "Hoy, ronda el 97% y el nivel de engagement y uso semanal es de 88%. Solo el 25% lo utiliza mobile", añade. Para poner en números, la entidad ahorró $ 900.000 por el rediseño de canales y $ 600.000 en producción de contenido audiovisual. Además, el tiempo operativo del equipo de comunicación cayó 71%. Para Scola, la adopción de los empleados y la regulación del sector financiero fue uno de los mayores desafíos. Sin embargo, al tercer mes, había superado su alcance comunicacional y hasta surgieron proyectos que se gestaron a través de la app.

Uno de los mayores desafíos de estas apps es cómo brindar la información ordenada y que sea útil para cada empleado. En Aivo implementaron Slack como un tablero más de trabajo para estar alineados e informados. "Aporta a la identidad y a la pertenencia. Estas herramientas ayudan a crear y fortalecer vínculos", explica Yamile Sánchez, Content Marketing manager de la firma. "Nos permiten mostrarnos como somos, compartir otras cualidades de las personas y sumarlas a la actividad laboral", añade.

Por su parte, Cecilia D'Amato, gerenta de Comunicaciones y Marketing de Baufest, cuenta que la compañía incorporó Yammer, para comunicaciones masivas y está en vías de implementarlo para todas. "En las nuevas generaciones se está aggiornando la forma de comunicar y ayuda a tener una escritura menos estructurada e información al instante", explica. Hoy, Yammer se utiliza como medio para knowledge transfer, eventos, colaboración y hacer búsquedas de conversaciones. El tema que se plantea es cómo se manejan las comunicaciones más sensibles, como temas financieros o sueldos: "Todavía no sabemos si las vamos a migrar. Hay cosas que no se pueden comunicar tan abiertamente".

Precisamente por este factor, en Wolox, las herramientas colaborativas de comunicación son variadas y cada una cumple un rol. El mail para anuncios de mayor importancia; Slack para abrir diálogo. Marucci Blas admite: "Somos más de 150 personas y la comunicación se torna algo volátil. Para anuncios importantes, no suele ser el canal más apropiado". Para trabajar en proyectos la firma implementó Basecamp, que por su formato parecido a un foro permite ordenar la comunicación.

La conectividad 24x7, un must en los millenials, hace que no haya límites tan estrictos entre lo personal y lo laboral. "Este escenario tiene muchas ventajas: nos permite mayor flexibilidad laboral, trabajar desde casa, hacer trámites, ir al médico, llevar chicos al colegio y que no decaiga la performance", explica Rubén Belluomo, gerente Comercial de Infor para el Cono Sur, donde utilizan Infor Ming.le, una plataforma de colaboración social en donde se hacen grupos por departamentos y por temas. Así, cada vez más la comunicación se torna colaborativa.

Pro y contra

A favor

- Simplifica la comunicación

- Es más directo y transparente

- Genera cercanía y rapidez de respuesta

- Eficiencia en la llegada de mensajes

- Genera networking

- Aporta sentido de pertenencia.

Para prestar atención

- La información puede desordenarse

- La utilización de canales ayuda a que la información llegue a su destinatario

- Se genera un flujo constante de información que puede desbordar su uso planificado

- Ansiedad por responder todo, estar en todo y que atente contra la productividad

Fuente: a partir de entrevistas.

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