Miércoles  22 de Abril de 2015

Reuniones: la imagen reemplaza al PowerPoint

Los tiempos cambian y también lo hacen las técnicas de management. El tradicional programa de presentaciones ya no es moneda corriente en las empresas. Se imponen modernas alternativas, como la facilitación gráfica.

Durante muchos años, fue la estrella del management y el principal socio para plantear las ideas principales en una reunión laboral. Pero, poco a poco, va llegando su ocaso: el PowerPoint está perdiendo su efectividad para generar impacto.
Entonces, la pregunta es: ¿cómo reemplazar esas amigables diapositivas por otras herramientas que dinamicen los encuentros y dejen ideas claras?
"La mejor manera de amenizar las reuniones de trabajo es poner a las personas en acción. No hay mejor aprendizaje que el que se adquiere haciendo", propone Agustina Paz, consultancy director de la consultora PDA International, quien añade: "Hay que eliminar los discursos largos y generar acciones de colaboración en el equipo, porque lo lúdico ayuda a forjar ideas buenas".
Los caminos para llegar a la meta son varios. Pero hay algunas técnicas que parecen haber probado que pueden alcanzar buenos resultados. Una de ellas es la "facilitación gráfica", una herramienta que gigantes como HP, Dell, ESPN, Google, Lego, NASA, Ogilvy, Apple, Nike y Kraft Foods, entre otros, ya están utilizando alrededor del mundo.
Consiste en un instrumento de planificación estratégica con el que se "mapea" o dibuja una conversación en vivo. Ese pasaje de las palabras al dibujo queda en manos de un facilitador, que tiene la tarea de representar lo que sucede en ese encuentro en un mural, con el objetivo de traducir ideas complejas en una imagen que sintetice los puntos más importantes y genere impacto visual. "El facilitador gráfico es quien escucha en nombre del grupo, sin agendas, ni presiones, ni distracciones. El producto final, el mapa o gráfico, como construcción conjunta, facilita la comprensión colectiva", se entusiasma José Luis Anzizar, experto en esta técnica, quien agrega, quien trabaja con papeles de 1,50 x 3,50 metros, que permite que el grupo interactúe con ese mapa.
Los resultados concretos no tardan en llegar. En ese sentido, Gachi Prieto, vicepresidente de la Asociación de Galerías Argentinas de Arte Contemporáneo, recuerda el impacto que generó la facilitación gráfica en su organización cuando había que conformar el equipo directivo. "Gracias a esta herramienta desarrollamos un modelo de negocios, definimos un plan estratégico y diseñamos un código de ética para la asociación. La rapidez y claridad con que las cosas se nos iban revelando era asombrosa", asegura.

La creatividad, una aliada

Los tiempos cambian y también lo hacen las técnicas de management. Lo importante es estar atentos a las características de cada grupo a la hora de pensar en las estrategias para captar su atención. "El problema no es el PowerPoint en sí, sino un expositor que no genera feedback", dice Néstor Gutman, coach y consultor en Performance Improvement. Y cuenta que, incluso, se pueden producir encuentros con bloques encastrables o técnicas de impro-teatro y, al final, para que los participantes recuerden lo trabajado, se les entrega un objeto de anclaje que remita a lo que vieron y que puedan incorporar a su escritorio: una foto, una tarjeta con una frase o un kit de bloques encastrables.
Paz añade que otra técnica en ascenso es Open Space, una metodología ágil de creación colectiva de eventos. Es una dinámica con reglas mínimas para facilitar que los participantes auto-organicen las actividades: ellos mismos proponen los temas, los votan, arman las sesiones, participan y escuchan. "Los beneficios son que se genera un muy buen clima de intercambio y colaboración, facilitando el encuentro entre personas afines, la ampliación de la red de contactos y el enriquecimiento mutuo, además de que se reducen al mínimo el tiempo y los costos de organización", explica.
Pero, otras veces, la solución para lograr que las reuniones laborales sean fructíferas está al alcance de la mano. En ese sentido, Cristina Minolli, doctora en Dirección de Empresas de la Universidad del CEMA, puntualiza: "Utilizar expresiones artísticas, como películas o dibujos animados, y su posterior análisis conjunto, también aporta beneficios a la hora de analizar temas, objetivos o lineamientos con el equipo". Podría destacarse la identificación de los participantes con algunos de los personajes de la película y la despersonalización de los problemas para analizarlos de manera más objetiva.
"Se obtienen muy buenos resultados porque es un lenguaje muy cercano a la gente, sobre todo, si son películas masivas, con las que se está familiarizado", coincide Andrea Linardi, directora de la consultora AL Grupo Humano, quien propone que, si además se puede sumar el humor "el impacto es aún mucho mayor, porque se genera una emoción positiva y se abre una nueva puerta".
Para la especialista, "este tipo de técnicas se hacen necesarias porque, hoy, las personas tienen más necesidad de participar". Sumado a esto, añade, "las generaciones más jóvenes suelen tener su concentración diversificada, por lo que se hace más difícil llamarles la atención y necesitan que la información les llegue más a través de medios visuales que orales, y a través de medios con movilidad antes que estáticos".
En busca de esa dinámica, Dante Ribulotta, coach ontológico y co-fundador de la consultora Liderarte, propone emplear la técnica del reloj de arena, que consiste en sumar un cronómetro a los encuentros, explica. "Es una alternativa efectiva para esos temas que ya se trataron varias veces y a los que no se les encuentra la vuelta de tuerca necesaria. Entonces, se largan premisas y cada integrante del grupo responde con una idea en un tiempo determinado, que puede variar entre los 10 hasta los 60 segundos", grafica. Otra técnica que busca escribirle el obituario al PowerPoint.
Melisa Marturano
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