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Multitasking versus productividad

Se impone en las empresas el perfil del empleado que realiza varias tareas al mismo tiempo, aunque esto aumente el nivel de error e ineficiencia. Por qué no siempre se pueden hacer múltiples cosas a las vez ni ser más productivos.

Pocas situaciones son más desagradables que retirarse de un mostrador con la sensación de haber terminado un trámite y darse cuenta de que la fecha que alguien colocó en el documento es incorrecta o que el apellido que figura en el ticket está mal, Lo más complejo quizás es acostumbrarse a vivir sabiendo que el otro -al igual que uno- comete pequeños errores, en un estilo de vida que llegó para quedarse y del que muy pocas actividades pueden escapar: el multitasking.
Uno vive rodeado de equipos, pantallas y dispositivos electrónicos que obligaron al cerebro a adaptarse para poder seguir en carrera. Pero esto, que ahora se ve en tablets o smartphones, está desde la aparición de la televisión, que fue el principio de esta evolución. Antes, la información se obtenía de formas "primitivas". Al leer, escuchar la radio o hablar con alguien, la incorporación de información era más lenta y demandaba la utilización de funciones cerebrales diferentes y adecuadas a esas vías de acceso.
"Cuando uno lee el diario, recibe la información dosificada y el cerebro tiene más tiempo para procesar. Al verla por televisión, se activan otras zonas y la velocidad de transmisión de datos es mayor. La percepción de una anécdota con las imágenes en vivo le ahorra al cerebro el esfuerzo de relleno, pero lo activa con más intensidad, generando mayores quantums de ansiedad", explica Matías Bonanni, doctor y director Médico del Instituto de Neurociencias Aplicadas a la Clínica (INAC).
Al utilizar varios dispositivos electrónicos a la vez, se obliga al cerebro a hacer un esfuerzo adaptativo, "que lo interpreta como una situación de distrés y reacciona fisiológicamente", añade Bonanni. Por eso, las generaciones que crecieron mirando televisión no están adaptadas a la cantidad de estímulos y a la velocidad con que se manejan los jóvenes, dice.
Considerando la manera en que se vive y trabaja hoy, no está claro aún si esta adaptación sumó habilidades y mejoró a las personas, o les quitó, por ejemplo, la capacidad de concentración o leer tres páginas seguidas de un libro sin mirar la pantalla del celular.
Para muchos ejecutivos, impulsados, esta capacidad de realizar múltiples tareas al mismo tiempo es vivida como sinónimo de éxito. No es casual. Un estudio reciente de grupo Randstad reveló que siete de cada 10 firmas ven como su principal desafío el aumento de la productividad y el rendimiento de los empleados.
"Responder preguntas de clientes cerrando propuestas y contestar mails mientras hablaba por teléfono fue siempre un valor diferencial en mi carrera. Pero fue sólo el puntapié del síndrome multitarea que asomaba en mi vida. Necesitaba hacer más y sentía que podía lograrlo. Liderar varios proyectos al mismo tiempo con equipos multidisciplinarios y, dentro de cada uno, detectar las necesidades de los individuos; todo era parte de mi adrenalina diaria", relata María Avila, consultora en Change Management.
Pero algo disfuncional emergió en esos años de "supuestos" picos de multitarea y eficiencia, relata la profesional: "Ya no me era posible leer un solo libro o mirar un programa de televisión, y mi capacidad de aprendizaje bajó".
"El multitasking genera la misma ilusión de productividad, cuando en realidad aumenta la cantidad de errores, disminuye la creatividad y la memoria, y hace que tardemos más tiempo en llegar a la concreción de objetivos", afirma Bonanini.

Mantener la atención

La tendencia en las empresas es contratar perfiles multitaskers, pero que, a la hora de tomar decisiones estratégicas, tengan también la capacidad de concentrarse y analizar algo en profundidad, sostiene Carla Rodil, gerente de RR.HH. de Freddo. Es un desafío porque a la misma persona que se le pide que mantenga varios platos en el aire se le exige que "tengan la capacidad de parar la pelota y generarse el tiempo para analizar las diferentes variables que las lleven a tomar la mejor decisión", admite.
El sector de Sistemas es uno en el que tradicionalmente se buscaron perfiles que pudieran focalizarse y concentrarse en un proyecto. Pero eso también está siendo revisado y se arman equipos mixtos. "Todo líder tiene el rol de coordinar e impulsar a que el grupo sea eficaz y avance en un crecimiento colectivo. Si bien puedo considerarme multitasker por asumir diferentes áreas y diseñar un plan, debo focalizarme y concentrarme en proyectos específicos", afirma Gustavo Brey, gerente de Tecnología de Información y Comunicaciones en Pami.
Al pensar en la estructura de una pyme, un buen balance sería contar internamente con multitaskers que se apoyen en especialistas o singletaskers externos que aseguren la calidad de los resultados, aconseja José Luis Aromando, de Together Business & Consulting.
Así como una tarea monótona y repetitiva genera descuidos o distracciones por exceso de confianza, una desafiante y con varios problemas distintos puede terminar en drenaje de energía y malas decisiones. "Quizás Messi pueda patear tiros libres mientras una comparsa le baila al lado, pero el resto de nosotros no podría", señala Ricardo Schefer, economista, a cargo del departamento de Behavioural Economics de la Universidad del CEMA.
Schefer sugiere a los profesionales de selección que revisen la tarea que debe desarrollar alguien con un perfil multitarea. "La neurología y el estudio de imágenes cerebrales en vivo señalan que el cableado del cerebro no está diseñado para el multitasking continuado. Por eso estresa, cansa y genera un drenaje de energía", explica.
Posiciones como las de médicos o gerentes generales suelen estar aisladas de las distracciones detrás de barreras físicas o humanas, como las secretarias. "Las llamadas telefónicas o las interrupciones personales se bloquean para que puedan concentrarse y hacerlo mejor", sostiene .
Silvina Scheiner

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