Los beneficios de las cross meetings

Las reuniones entre áreas son clave en las empresas, ya que permiten el trabajo en equipo y favorecen la sinergia.

Las cross meetings, o reuniones entre áreas, "son una herramienta para que los empleados se conozcan, pero tienen mayor utilidad si tienen un propósito concreto asociado", explica Javier Carrara, director de RR.HH. de Accenture para Sudamérica. "Es importante que se comparta algún proyecto en común o se plantee un objetivo concreto, como el rediseño de un proceso, el armado de un taller o compartir un espacio de aprendizaje. El resultado es más positivo cuando surge algo diferente o innovador. Los puntos de vista y experiencias de quienes participan dan como resultado procesos creativos que ayudan a mejorar lo que existe, y a generar una dinámica muy positiva donde se valora la participación y las nuevas ideas", añade.

Mercedes Castelli, directora de Grupo Dietrich, explica: "En organizaciones tan grandes, a veces, el conocernos e interactuar se hace difícil. En nuestras encuestas de clima se destaca que tenemos que profundizar la colaboración entre las áreas".

A veces, las distancias físicas las hacen parecer desafiantes. "Echamos mano a herramientas tecnológicas que nos permiten estar conectados entre nuestras sucursales del país. También creamos comités para discutir y sugerir planes de acción para distintas problemáticas y nos aseguramos que todos conozcan las inquietudes de cada área, pudiendo colaborar con ellas. La creatividad debe ser una condición para participar", explica Castelli.

Brenda Baran, directora Asociada de Glue Executive Search, destaca que "realizar un encuentro cross de forma mensual resulta efectivo para comprender los objetivos a corto plazo y los resultados del mes anterior. A veces, hay situaciones que ameritan una reunión semanal". En cuanto a la duración, la experta calcula que un máximo de 2 horas es el tiempo ideal, para que el empleado no pierda su atención. "Si debe durar más, es fundamental un break", advierte.

Juan Manuel Cueto, director Asociado de Wall Chase, asegura que "es muy común escuchar que hay falta de comunicación e interacción entre los empleados de una empresa. Esto sucede sin importar su tamaño y lo primero que se debe hacer es desarrollar un programa de inducción muy fuerte, donde se presente a todos los colaboradores con los cuales la persona va a interactuar, indicar el funcionamiento de la empresa, sus procesos, procedimientos y presentar un organigrama".

Algunas organizaciones tienen un espacio donde los empleados comparten un desayuno con el número uno para realizarle preguntas sobre la compañía y sus proyectos. "Muchas firmas tienen programa de mentoring individual con directores, lo que asegura un buen vínculo y conocimiento con sus jefes. Además, pueden aprovechar los eventos para fomentar la interacción entre las personas y las áreas, como los talleres, capacitaciones, reuniones o fiestas de fin de año", detalla Cueto.

La efectividad, clave

Carrara detalla: "Es importante que haya algún marco metodológico. Es bueno que las reglas sean conocidas desde el primer momento, que todos sientan que pueden aportar y dar su opinión en pos del logro del objetivo. Es positivo que haya un facilitador que marque las consignas y los tiempos, permita la participación activa, la escucha y ayude a implementar la metodología".

Agustina Pintos, VP de RR.HH. en Navent, destaca que realizan reuniones cross formales e informales. "Las formales pueden ser distintos proyectos, donde tenemos representantes de cada una de las áreas. Cuanto más tiempo llevan trabajando estas personas, más se conocen y comparten, y más natural y dinámico se vuelve el trabajo. Se identifican puntos fuertes de cada uno y hace que los resultados se logren mejor y más rápido. Además, ayuda a entender las funciones, preocupaciones de cada área, los proyectos en los que trabajan", dice.

Por su parte, Mariano Santamarina, gerente de RR.HH. de Sinteplast, asegura que se dieron cuenta que generarían mayor impacto invitando al gerente General, por la avidez de recibir información de primera mano. "Este tipo de espacios son muy positivos porque permiten generar intercambios de ideas, conocer la problemática de otros sectores y entender que todos somos miembros importantes de un mismo equipo. Si a eso le sumamos que pueden conversar con el CEO, conocer su mirada, preguntarle acerca del negocio, la ecuación es altamente positiva. Salen colaboradores motivados, comprometidos y enfocados para trabajar en conjunto", concluye.

 

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